时间管理体系的两个层面

　　时间管理体系的两个层面

　　■ 时间安排：每项工作活动发生的时间和所需要的时间。

　　■ 信息管理：与每项工作活动相关的信息从何处查找或归档于何处。

　　时间管理体系是帮助你规划、记忆活动和时间安排及有关信息的一套固定系统，应包括：

　　时间安排工具：日历，每日时间表，每日活动表，甘特图（项目管理工具）等。

　　信息管理工具：电脑硬盘档案，软盘、光盘档案，纸文件档案，电话、会见记录单等。

　　时间管理的具体方法

　　一、每年制定目标。

　　工具：人生之轮

　　二、每周制定计划。

　　工具：周计划

　　三、未来活动安排。

　　工具：日历（大概估计日期，填写在估计日期的月份）

　　四、约见、会议安排。

　　工具：日历

　　五、每天的安排。　

　　工具：“每日安排表”（见附录一）。这一工具的特点：a) 可以用A4纸自己拷贝；b) 自己填写日期，灵活、经济；c) 管理时间的维度全面周到，且一目了然。

　　■ 在每日下班前计划第二天的工作

　　■ 首先将日历中的约见、会议填入时间表 (参考附录2)

　　■ 将活动按优先性分成A、B、C、D类

　　A类：紧急且重要

　　B类：重要但不紧急

　　C类：紧急但不重要

　　D类：不重要也不紧急

　　■ 估计每类活动应花的时间(参考附录3)：

　　工作不是干了算，而是应该算了干！

　　对事讲效率，对人讲效果：谈事可以将时间卡得死一点，当涉及情感，人员发展等问题时，留的时间余地就要大一些。

　　■ 将活动穿插到约会的间隙内(附录2)　　　　　　　　　

　　■ 第二天上班后根据临时变动可对活动优先性做适当调整

　　■ 每天的工作安排应该：首先处理A、B类，然后是C类，努力完成D类，避免拖延

　　六、别人的承诺。

　　工具：每日安排表中“别人的承诺”部分。

　　譬如，当有人向你承诺某日作为上交任务的期限时，你就可以直接填写一张该日期的每日安排表，并将责任人和要交付的任务记录在“应交付的工作”一栏中。到了该日期，这一记录就会给你提醒，从而省去你用脑子记忆的负担。

　　七、对别人的承诺。

　　工具：可能运用到以上所有工具。

　　因为你给别人的承诺，如项目管理，可能会包括约见，活动，未来活动和别人的承诺。

　　八、每个月，至少每季度要做反思回顾。

　　工具：成绩总结表。

　　九、集中统筹，将以上所有工具集中在一册中，形成自己的人生。

　　运用时间管理工具的好处

　　■ 工具帮你记忆，从而减轻心理、思想和头脑负担。好记性不如烂笔头！

　　■ 帮你轻松有序地完成任务，实现人生的各项目标。