跨越协同沟通难关

进入2007年，中外运空运发展股份有限公司（简称外运发展）工程部IT技术总监沈晔的名片地址栏有了变化，原来的Email地址栏换成了MSN帐号，“我们从去年12月开始使用MSN作为内部办公的沟通工具，台湾发生地震导致国际电缆出现故障时，公司外部的MSN忽上忽下、经常中断，但公司内部的MSN沟通没有受到影响，因为我们的服务器就在北京。而且，这只是我们公司协同沟通方案的一部分。”

1月25日沈晔在北京接受记者采访时表示，“我们公司的章冬总经理一直强调要把信息系统作为外运发展战略部署和投资的重要方向，而我们工程部总经理章熙也认为，一个好的物流企业应该在业务信息化、协同沟通和智能化方面全面发展。在我看来，解决好不同的岗位，不同的分公司，不同的语言，不同利益人的信息共享以及业务协同的问题是最难的。今年我们IT部门的一件重要事情就是要把协同沟通方案尽快融入到公司大的系统架构中。

物流信息化需三大能力

“外运发展每天出口的业务1000多笔，进口1000多笔，国内有20000多笔，每日空中飞行的货物超过1000多吨。我们的很多客户都是全球500强的大企业，诺基亚每年在我们仓库里存放的手机就超过50万台，货款总额超过了10亿元。”沈晔表示，这些业务都平稳运行在公司几年前搭建的信息系统上。”

外运发展从2001年底开始就和惠普公司合作搭建了一个集中的系统，其中客户管理、财务管理、价格管理、海关关务主要的核心业务系统都在2003年上线，全国30多家分公司都通过DDN专线连到北京总部。投入近亿元的整个项目于2006年5月顺利完成，其中软件和咨询服务的费用就达6000多万元。

通过前几年的信息化建设，沈晔认为，在推进物流信息化建设方面应该重视三大能力：一是最基本的业务信息化，就是要把业务的数据通过电子的方式表达出来，并可以查询到。比如可以通过网上获取货物的状态信息。二是协同和沟通能力。外运发展有很多分公司和网点，公司需要在制度和流程下可控地完成各种协同和沟通。与此同时，公司有很多外部的合作伙伴、客户供应商还有政府机构，相关的信息系统需要能和他们的系统连接、整合。三是代表公司管理水平的智能化能力。如果货物没有按时到达目的地，公司应该有人知情并可以通过信息系统指导各方解决问题。此外，公司最高层领导需要对一些关键业务指标进行分析，为公司做一些大型的项目投资提供依据。

协同是目前最大挑战

沈晔介绍说，“我们在发展过程中收并了不少网点，因为这种方式的扩张成本最低，但这样也会带来资源整合的问题，特别是信息系统整合难。”沈晔表示：“我们企业内部可以控制得非常好，但是我们还需要合作伙伴在使用我们的信息系统时不会降低服务质量。举一个例子，有一套货物要从石家庄运到越南的河内，通常的流程会是：我们先要将货物从石家庄运到昆明，因为昆明是出口到越南最好的一个口岸。但石家庄没有直飞昆明的飞机，所以我们要把货物从石家庄先运到北京，再到昆明的国际部门，然后再报关、出口。初步的算了一下，这样一笔到越南河内的简单业务，就需要通过我们国内6个分支机构，超过20个部门来完成。因为在分公司内部又会涉及客服、运输、运力调度、报关、仓库监管和货物离港等不同岗位的人员。这么多的部门，如果其中一个环节出了问题，就代表着这笔业务的失败，客户可能就会投诉。只有当每个分支机构的每个部门都做成功了，这笔物流业务才叫成功，所以信息的协同和沟通对我们非常重要。”

他还介绍到，“我们这个行业不光只关心企业内部，我们运的货物可能要去保险，也可能要交给机场的地面服务，涉及到的外面的合作伙伴非常多。还举一个货物运输的例子，我们要把货物从北京运到纽约，一共有25家国际航空公司可以提供运力，但运价差别很大，最高的一公斤43块钱，最便宜的一公斤只需要19块钱。这就需要我们的信息系统能把这种价格的差异体现出来，并为客户选择成本最低、服务最好的航空公司。”

沈晔认为，“协同是全方位的，不仅有内部的协同、产业链的协同，还有网络的协同。国内各地的信息化水平并不一致，我们一些非常偏远地区的很多合作伙伴当地没有网络，只有一台电脑。还有很多的合作伙伴信息化水平非常高，像摩托罗拉这样的客户，完全可以通过他们的ERP系统直接对接，所以不同伙伴的协同差异化非常大。如何通过一种协同平台，使不同水平的合作伙伴都能够建立协同沟通的系统，是我们面临的最大挑战。”

适应网络时代沟通环境

“信息系统能够固化一些业务流程，使企业的管理更加规范，但由于我们现在处在一个快速多变的商业社会中，市场和客户的需求在变，如果我们现有的信息系统资源不支持客户需求的话，难道我们就只能对客户说不吗？”

沈晔表示，“互联网革命对信息系统的应用模式影响很大，2000年之前大家沟通的方式和现在差别很大。今天我们有BLOG、即时消息、电子邮件，但是2000年之前，大家沟通的方式更多的只是电话、传真。以前的信息系统通常会用传统的结构化信息解决大量的信息协同化的问题，但传统的以数据库为核心的协同方式要付出昂贵的成本，数据库的每个字段都需要进行管理。后来我们发现很多业务信息其实没必要结构化，非结构化信息可能会更好地沟通并带来更多商机。”

为了解决协同沟通问题，外运发展需要开发一些应用程序来实现企业多元化沟通的问题。但是他们发现在他们自己开发的系统里面有60%～70%的代码，都是按照很个性化的规范和标准实现的协同，不能向外部扩展，只能在企业内部使用，而且培训成本和使用成本也非常高。

沈晔介绍说，“我们自己写的一个页面级消息系统，可以实现简单的功能，但是达不到面对更复杂的物流业务对消息传递的要求，所以我们后来也考虑市场上是否有现成的专业化的协同沟通产品可以使用。”

一次偶然的机会，沈晔在2006年接触到尚处于测试版本的微软2007 Office系统，“2007 Office系统的特点就是可以通过非常多的手段去解决人和人沟通的问题，能够把邮件、即时消息，以及门户和文字、图片等多媒体信息与核心的物流信息平台能有机地结合在一起。”

用Office解决沟通问题

据沈晔介绍，由于技术背景的问题，他从事J2EE方面的开发大概有七八年的历史，所以他很少关心微软的方案，但是在采用微软的2007 Office系统这件事上，他认为他们的决定是正确的。因为他们曾经编写了不少程序去模拟或者是实现了现在微软Office已经实现的很多功能，但成本很高。他认为，“很多人都会觉得Office就是大家常用的Word、Excel、Powerpoint等办公软件，其实Office系统里面包括很多后台的服务器软件，我们现在已经用上的产品就有门户服务器软件SharePoint Server 2003和及时通信服务器软件Live Communication Server等。”

“门户系统用起来很方便，很多公司都已经已经通过门户来进行信息共享，进行培训等活动，我们现在希望在我们的物流业务中也能建立一个门户。如果突然有一天北京下大雾，货可能就会晚到，我们就可以通过门户的方式把北京大雾的信息发上去，客户通过门户系统就可以看到这个信息。我们还希望能采用即时消息的通讯。”沈晔介绍到。另外，在他们的业务界面上可以看到员工的信息。如果业务出现了异常，相关负责的员工可以马上发送即时消息，鼠标一点，很多的业务信息就带过来了，连内容都不用去写。这种即时消息比邮件还快，而以前他们通常是打长途电话，成本很高。

沈晔表示，外运发展在2007年还将使用Outlook里的RSS功能来发布消息。“RSS功能本来主要用于新闻发布，但我们发现把它用在协同沟通中也不错。比如把北京的一些货物发到上海，按照业务流程，我们必须在北京把货物的航班信息给上海发一个预报，内容包括有多少货物将会到达上海。但现在就可以直接在Word上面把大量的货物预报信息直接发布到RSS上去，在上海的目的公司可以通过Outlook看到所有的预报。以前我们通过数据库也可以实现这个功能，但是成本非常高。而且Outlook非常开放，外部合作伙伴也可以用来互动。”

年省培训费六七十万元

以前无论开发出什么样的系统，在交付使用之后，外运发展每年都会给员工提供信息系统的培训。据沈晔介绍，外运发展有六大区域，即使每一个区域只派两个人参加培训，整体的培训成本每年都有六七十万。因为他们要把人集中到一个有电脑、能上网的地方，最后的效果还不一定很好。因为这些人学完后，回去再教别人往往效果很差。但是当他们采用Office系统进行数据采集并进行沟通后，基本不需要对员工进行培训了，因为他们在招聘时就要求应聘者已经掌握Word和Excel这些工具软件。

2007年不会部署Vista

沈烨表示，微软的Windows Vista公司在2007年不会考虑部署。“我们专门测试过，在内存为2GB的笔记本电脑上，Vista系统本身消耗的内存资源就达1GB。而目前公司电脑的主流内存为512MB，如果要预装Vista，升级PC的成本还是比较高的。不过我们的PC在未来换代过程中也会逐批更新为预装Vista的机器，只是今年不会。”

RFID有望今年投入使用

外运发展在重视搭建协同沟通系统的同时，在物流数据采集方面也希望能尝试最新的IT技术。2006年11月，外运发展与惠普、Printromix和Symbol等公司合作共同搭建了“外运发展与中国惠普RFID解决方案联合实验室”。借助RFID解决方案，外运发展所有货品在进入海关监管库时，可同时通过标签打印机，生成射频标签并贴在货品的包装上，提供自动辨识能力。同样，在货品出库时，射频信号也可以自动获得并识别这些标签，并将所有信息全部显示在出口处的大屏幕上，极大地简化了货品进出库操作流程，从而提高出库手续的自动化程度和办理速度。沈晔表示，“我们正在对RFID整体解决方案进行全面的测试，今年有望正式投入使用。”

两年打造第三方物流平台

沈晔表示，得益于国内经济的高速发展，国内的物流行业发展很快，麦肯锡的报告说中国每年物流的增长超过了27%，而现在发达国家只是个位数的增长。“我们面临着非常好的机遇，也面临着来自国际、国内公司的竞争。”

据悉，外运发展今年还将在业务系统平台的基础上，再投入6000多万元建设“第三方物流协同平台”。该项目已被列入2006年国家电子商务专项，并列入国家高技术产业发展计划。“第三方物流协同平台项目是提升我们公司核心竞争力的重要契机，做好这个项目是能够具备与国际大型跨国物流供应商进行服务对接的资格和条件。”该项目预计于2008年底完成。

中外运空运公司背景　　

中外运空运发展股份有限公司是中国外运股份有限公司的控股子公司，公司于1999年10月由中国对外贸易运输（集团）总公司为主要发起人发起设立，并于2000年12月28日在上海交易所上市。公司的核心业务包括航空货运代理、国际快件及综合物流。公司在全国拥有六大区域总部、35家分公司、80个市级物流站及近200个物流网点，运营网络辐射全国，同时，在国际与50多家海外货运代理公司有着通力合作。公司与多家国际著名物流及快递企业成立了合资公司或建立合作关系，包括DHL、OCS、EXEL等。

中外运空运发展股份有限公司目前拥有3000余名员工，总资产达47亿元，2005年营业收入49亿元，利润为4.63亿元。