E化人力资源管理――金蝶K/3 HR花园饭店应用案例

　　张恩乐是花园饭店的人事课课长。平时他们的工作包含了招工、退工、员工考核、合同管理、考勤、工资等所有人力资源方面的工作。她很有感触地与我们谈起使用金蝶人事软件后的感想。

　　没有一个强大的人力资源管理系统，酒店管理层的决策将只能依据简单的一些报表。而改变这一状况，必须选用一套既有国际化管理理念，又能够满足中国特殊的人力资源管理环境的人力资源软件系统。

　　优化人力资源管理 e-Hr提上日程

　　花园酒店是上海老牌的五星级酒店之一，位于市中心原法国俱乐部旧址，毗邻繁华的淮海中路，拥有近三万平方米的花园，由原法国俱乐部巴洛克老式建筑与新建的33层主楼珠联璧合而成，是一个集古典高雅与豪华舒适于一体的五星级宾馆。酒店拥有500套客房，多个西餐厅、咖啡厅、中餐厅、日餐厅和酒吧，在酒店中工作的员工有900多名，而负责人力资源工作的，只有3个人。

　　“以前我们的人力资源管理工作主要靠手工和EXCEL表格来做，工作量大，而且大都是重复劳动。我们经常需要半个月的时间才能把考勤情况做完统计，而薪资的计算也需要10来天左右，因此可以说是忙完了考勤，忙工资，忙完了工资又要开始忙考勤了。有时候事情多，我们经常是把工作带回家去做。”张恩乐介绍。据了解，1993年花园饭店也开始使用开发人力资源的管理软件，但只做了工资模块和一些较简单的人事资料。不具备丰富的统计功能，只能做单纯的记录，因此酒店人力资源部门的工作量还是非常大。

　　虽然，花园饭店作为一家十多年经营的五星级酒店已经建立了一整套比较规范的人力资源管理方法。但在当今人力资源管理迅速发展的年代，花园酒店意识到，没有一个强大的人力资源管理系统，人力资源部门面对大量的信息，无法有效率地将其中的重要部分提取出来，并做出相应的判断和处理。酒店管理层的决策只能依据简单的一些报表，在浪费大量人力、物力的同时无法做到实时监控，难以保证数据的准确性和及时性，更加无法满足酒店管理层对人力资源部提出的更高的要求。因此，选用一套既有国际化管理理念，又能够满足中国特殊的人力资源管理环境的人力资源软件系统就被提上了日程。

　　最初，花园饭店准备要对人事软件进行升级改造，实现酒店人力资源管理的E化时，对一些相关的软件公司作了很多的调研。其中发现，有些定制开发的产品无论是成本，还是风险度都相对较高，而规模公司的成熟产品则可以避免这些情况。花园饭店和多家软件企业接触和比较下来，无论在产品的功能模块、成熟度，系统的设计理念，还是售后服务上，金蝶都与花园饭店更加“投缘”。经过一番权衡后，2003年7月，金蝶K/3 HR入主花园饭店，4个月后，金蝶完成系统实施，花园饭店开始运用信息手段管理人力资源。这家有着悠久历史的五星级酒店开始焕发出现代科技的气息。

　　金蝶的K/3 HR将花园饭店烦琐的考勤、薪资和培训管理变得异常轻松，效率成倍提高。事务性工作逐步地被金蝶的系统所取代，人力资源的管理真正进入了信息时代。

　　E化管理：考勤、薪资、培训

　　在酒店行业中，考勤制度往往非常复杂。据了解，在花园饭店的中、西、日餐厅、咖啡厅、酒吧中都有着各自不同的考勤制度。“因为有的餐厅可能需要供应早餐，它的考勤就要从早上5、6点钟开始，而有的餐厅如果不供应，它可能只需要从10、11点开始。而且，就算在同一个餐厅中，不同职务的员工也会有不同的考勤要求。因此，在我们酒店里如果把所有的考勤方式加起来至少有上百种。”张恩乐介绍：“另外，由于时间的变化，这些考勤制度还需要经常做调整。”以前这些烦琐的数据从统计、输入到计算经常要耗去人力资源部门一大半的时间。而现在，在实施金蝶的考勤管理模块后，花园饭店的人力资源部门只需要将各个部门提交上来的、存有考勤数据的软盘插入电脑，数据就可以自动导入系统。在设置条件后，系统可以根据要求进行考勤数据的计算。“原先很多用人工计算的考勤工作，现在非常快捷地就做完了，大大节省了劳动力。”

　　而之前占去人力资源部门另一大块工作时间的是薪资的计算。花园饭店有900多名员工，其中包括600多名正式工和300多名劳务工、计时工、实习工等，这都要求系统在进行薪资计算时采取不同的计算方式。薪资是员工最关心的信息之一，不能出一点差错。在以前手工加EXCEL时期，计算数量如此庞大的薪资数据要耗费人力资源部门大量的时间和精力。但现在，只要在金蝶的薪资管理模块中设定不同的工资、补贴、奖金计算公式，系统就可以自动而精确地计算出花园饭店所有员工的薪资。据介绍，从2003年12月开始，花园饭店就开始使用金蝶系统中的薪资管理模块，经过三个多月来的应用，现在薪资模块已经被花园饭店用地得心应手。

　　花园饭店是一家日资企业，与其它同级别的酒店相比，它在人员培训方面的要求更多。为此金蝶提供了符合花园饭店实际需求的培训管理模块。现在的培训管理模块包括培训审批、培训活动安排、培训总结安排和培训报表等功能。根据花园饭店外语培训和考试的需求，金蝶在培训管理模块中增加了多种查询方式，可以按照部门、考试日期以及参加培训者的星点数等条件来查询个人、部门及全饭店当前的外语水平现状。“用这个系统查询起来非常方便，而且，员工的信息也收集地很完整。如果人力资源部门需要对员工的一些情况做修改也非常便捷。”

　　花园饭店成功实施金蝶K/3 HR后，张恩乐深刻感觉到了工作内容的变化：“我们现在的事务性工作已经逐步地被金蝶的系统所取代，人力资源的管理真正进入了信息时代。”

　　实现人力资源管理的E化，将帮助人事经理们成功转变角色，为企业提供优化的，甚至是创新的人力资源服务。

　　人力资源服务的演化：从优化到创新

　　在花园饭店，通过借助信息化的手段改变了人力资源管理一直陷在事务性工作中的困境，并且优化了人力资源服务。现在，花园饭店的工作人员有了更多的精力和时间去为酒店做更具价值的人力资源服务，为酒店招聘优秀新员工就是其中一项。据了解，花园饭店只招聘应届毕业生，许多学校的酒店专业都与花园饭店建立了长期的联系，应届毕业生都会通过固定的渠道到花园饭店来面试。前几年，学生资源一直比较充足，但近几年，上海的高档酒店越来越多，其中也不乏许多与花园饭店一样的五星级酒店，酒店招聘新员工的竞争就变得非常激烈。在以前，人力资源部门经常疲于做考勤和薪资的计算，在招聘新员工方面能够调动的时间和精力比较有限。而现在一方面有了更多精力投入新员工招聘，另一方面，系统也详细地记录了应聘者的情况，使人力资源部门能对招聘信息了然于心，这都为花园饭店招聘到更多、更优秀的新员工创造了条件。

　　不少从事人力资源管理的人经常都会面临同样的困惑，他们感叹自己忙忙碌碌，头绪繁多，而工作却似乎见不到成效，也得不到肯定，没有成就感。这在张恩乐看来，最主要是他们没有抓住人力资源管理的关键问题，没有从人力资源管理的诸多内容中找出轻重缓急，从而实现人力资源管理系统角色的转变。而实现人力资源管理的E化，将帮助人事经理们成功转变角色，为企业提供优化的，甚至是创新的人力资源服务。