以时间管理把握新的一年

（文/Richard）新的一年做的最有意义的第一件事就是学习了“时间管理”。之所以想起来学习一下时间管理，是因为我发现在过去的一年中自己迷失了目标，浪费了许多的好时光；因此痛定思痛，决定在这一年中利用好所有自己的时间，实现自己年度目标。

一、为什么要进行时间管理？

时间是财富！想想吧，如果你每天都收到86400美元，而要求你每天必须把它用完，那你会如何运用？天下真有如此的好事？事实上，有。那就是时间。我们每个人每天都有86400秒进帐，合理的利用他们，你就可以创造财富，爱情，成功，健康等。人生最宝贵的两项资产，一项是头脑，一项是时间。无论你做什么事情，即使不用脑子，也要花费时间。因此，管理时间的水平高低，会决定你事业和生活的成败。每个星期有168 个小时，其中56 个小时在睡眠中度过，21 个小时在吃饭和休息中度过，剩下的91 个小时则由你来决定做什么——每天13 个小时。如何根据你的价值观和目标管理时间，是一项重要的技巧。它使你能控制生活，善用时间，朝自己的方向前进，而不致在忙乱中迷失方向。

二、我为什么浪费时间？

原因很多，有主观的原因，也有客观的原因。主观原因是一个人浪费时间的根源，因此我们看一下主观原因：（1）做事目标不明确；（2）作风拖拉；（3）缺乏优先顺序，抓不住重点；（4）过于注重细节；（5）做事有头无尾；（6）没有条理，不简洁，简单事情复杂化；（7）事必亲躬，不懂得授权；（8）不会拒绝别人的请求；（9）消极思考。

一些数据：
  （1）人们一般每8 分钟会收到1 次打扰，每小时大约7 次，或者说每天50-60 次。平均每次打扰大约是5 分钟，总共每天大约4 小时，也就是约50%。80%（约3 小时）的打扰是没有意义或者极少有价值的。
  （2）工作繁忙的人与配偶或其他重要人物的有意义的交流平均每天少于2 分钟。
  （3）工作繁忙的人同其孩子的有意义的交流平均每天少于30秒钟。
  （4）80% 的人不想在星期一早上上班。只有60%的人不想在星期五上班。
  （5）人们一般采用13 种不同的方法管理他们的时间。
  （6）每天自学1 小时，7 小时一周，365 小时一年，一个人可以像全日制学生一样学习。3-5 年就可以成为专家。
  （7）平均每天，全国有170000，000 个会议。
  （8）95%的书籍是由5%的人购买的。所有的出版物中间95%没有派过一次用场。
  （9）如果经济独立了，97% 的工人不愿意为他们的老板干活或者从事他们现在的职业。

  （10）20%的工作时间是“关键性的”、“重要的”。80%的时间用在了无意义的事情上。
  （11）过去20 年里，工作的时间增加了15%，娱乐闲暇时间减少了33%。
  （12）一个人如果工作桌上乱七八糟，他平均每天会为找东西或者多余耗费花1 个半小时，每周7 个半小时。
  （13）平均阅读速度大约是每分钟200 个词，如果每个工作的人每天阅读2 小时，将其阅读速度提高到每分钟400 个词，则每天可以节约1 小时时间用于工作。
  （14）参加健美活动的人90%会在开始的90 天内半途而废。
  （15）10 个人中有9 个人会在会议开始的时候做白日梦。
  （16）60% 的会议出席者会做记录以显示他/她在听。
  （17）上班族中间，40%的人 不吃早饭，39%不吃中饭。吃中饭的人当中50%的人吃中饭的时间在15 分钟以下。 
  （18）形成新的工作习惯或者情感一般要用30 天。
  （19）爱生气的人比一般人容易得心脏病的几率要高1 倍。75% 的心脏病发生在当地时间的早上5:00 - 8:00 。心脏病最容易在星期一发作。
  （20）25% 的病假是因为生病而假，75%的病假是其他理由而假。
  （21）我们感到要发生的事情95%不会发生。
  （22）每周5 天，每天花5 分钟改进自己的工作，在5 年里将导致同一个工作被改进1200 余次。
  （23）三分之一的人每年调换工作1次。
  （24）五分之一的人一年搬家一次。
  （25）70% 的人希望拥有自己的公司。
  （26）75% 的人都说自己太累。
  （27）上班族的平均睡觉时间是每晚6 小时57 分。
  （28）80% 的危机和纠纷（内耗）是可以避免的。
  （29）受邀开会的人80%希望在日期和时间方面具有选择性。
  （30）善于利用时间的人不会把时间花在需要的事情上，而会花在值得的事情上。
  （31）时间管理当中最有用的词是"不"。
  （32）企业界的人用笔记本记录下来的事情70%是“不得不做”的。
  （33）企业界的人用笔记本记录下来的事情5%是“不得不做并且想做”的。
  （34）做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间要多一倍。
  （35）如果你让自己一天做一件事情，你会花一个整天去做。如果你让自己一天做两件事情，你也会完成它。如果你让自己一天做12 件事情，则会完成7-8 件事。
  （36）花1 个小时进行计划，行动时会节约10 小时。 
  （37）"20/80 规律"。80%的结果来自20%的努力；20%的结果来自80%的努力。
  （38）我们能够记住10%的阅读信息，20%的听觉信息，30%的视觉信息；50%的视觉和听觉信息，70%的表达信息，90%的行为信息。 
  （39）上班的人平均每天发出和接收190 条讯息。
  （40）我们现在拥有的知识，有一半是在近10 年内产生的。也就是说，世界上的知识在十年内增加了一倍，而且据说每18 个月再翻一番。

三、时间管理的十大关键

  （一）时间管理第一大关键是设立明确的目标；成功等于目标，时间管理的目的是让你在最短时间内实现更多你想要实现的目标； 你必须把今年度4到10个目标写出来，找出一个核心目标，并依次排列重要性，然后依照你的目标设定一些详细的计划，你的关键就是依照计划进行。

  （二）第二个时间管理的关键是你要列一张总清单，把今年所要做的每一件事情都列出来，并进行目标切割；1． 年度目标切割成季度目标，列出清单，每一季度要做哪一些事情；2． 季度目标切割成月目标，并在每月初重新再列一遍，碰到有突发事件而更改目标的情形便及时调整过来；3． 每一个星期天，把下周要完成的每件事列出来；4． 每天晚上把第二天要做的事情列出来。

  （三）第三个时间管理的关键是20：80定律；用你80%的时间来做20%最重要的事情，因此你一定要了解，对你来说，哪些事情是最重要的，是最有生产力的。谈到时间管理，有所谓紧急的事情、重要的事情，然而到底应做哪些事情? 当然第一个要做的一定是紧急又重要的事情，通常这些都是一些突发困扰，一些灾难，一些迫不及待要解决的问题。当你天天处理这些事情时，表示你时间管理并不理想。成功者花最多时间在做最重要，可是不紧急的事情，这些都是所谓的高生产力的事情。然而一般人都是做紧急但不重要的事。你必须学会如何把重要的事情变得很紧急，这时你就会立刻开始做高生产力的事情了。

  （四）第四个时间管理的关键就是每天至少要有半小时到1小时的"不被干扰"时间；假如你能有一个小时完全不受任何人干扰，自己关在自己的房间里面，思考一些事情，或是做一些你认为最重要的事情。这一个小时可以抵过你一天的工作效率，甚至有时候这一小时比你三天工作的效率还要好。

  （五）第五个时间管理的关键是要和你的价值观相吻合，不可以互相矛盾；你一定要确立你个人的价值观，假如价值观不明确，你就很难知道什么对你最重要，当你价值观不明确，时间分配一定不好。时间管理的重点不在管理时间，而在于如何分配时间。你永远没有时间做每件事，但你永远有时间做对你来说最重要的事。

  （六）第六个时间管理关键：每一分钟每一秒做最有效率的事情；你必须思考一下要做好一份工作，到底哪几件事情是对你最有效率的，列下来，分配时间做它做好。（始终直瞄靶心--绩效<=>晋升）

  （七）第七个时间管理的关键要充分地授权；列出你目前生活中所有觉得可以授权的事情，把它们写下来，然后开始找人授权，找适当的人来授权，这样效率会比较好。

  （八）第八个时间管理的关键：同一类的事情最好一次把它做完；假如你在做纸上作业，那段时间都做纸上作业；假如你是在思考，用一段时间只作思考；打电话的话，最好把电话累积到某一时间一次把它打完。当你重复做一件事情时，你会熟能生巧，效率一定会提高。

  （九）第九个时间管理的关键：做好"时间日志"；你花了多少时间在哪些事情，把它详细地记录下来，每天从刷牙开始，洗澡，早上穿衣花了多少时间，早上搭车的时间，早上出去拜访客户的时间，把每天花的时间一一记录下来，做了哪些事，你会发现浪费了哪些时间。当你找到浪费时间的根源，你才有办法改变。

  （十）第十个时间管理的关键：时间大于金钱，用你的金钱去换取别人的成功经验，一定要跟顶尖人士学习；千万要仔细选择，你所接触的对象，因为这会节省你很多时间，假设与一个成功者在一起，他花了四十年时间成功，你跟十个这样的人一起，你是不是就浓缩了四百年的经验?

四、时间管理的一些理论

第一个是“6点优先工作制”，就是要求每天全力以赴做6件最重要的事。这个方法是咨询大师艾维利提出的价值2.5万美元的时间管理方法；第二个是帕累托原则，其核心内容是生活中80%的结果几乎是源于20%的活动，即二八理论。根据这一原则，我们应该首先完成那些紧急又重要的工作，其次是重要而非紧急的任务，再次是紧急而非重要的工作，最后是那些既不重要也不紧急的工作。掌握这一点很重要，它可以决定你今晚是看电影还是去写一个报告。第三个理论是莫法特休息法，也就是不要长时间的做同一种工作，而是要经常的做不同内容的工作，保持精神上的兴奋点，进行主动的调剂和放松。第四个是麦肯锡30秒电梯理论，据说麦肯锡曾经丢掉过一个客户，原因是这个客户董事长在电梯里碰到了麦肯锡的项目经理，要求他谈谈项目的结果，可怜的项目经理没有在电梯运行的短短30秒内把结果说清楚。后来麦肯锡就要求员工要表达清楚，直奔主题，凡事要归纳在3条以内。这就是30秒电梯理论，或者电梯演讲。

五、节省时间的方法
1. 对目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序。
2. 从优先级最高的事物着手。
3. 和拖延做斗争，如果事情重要，从现在开始做。
4. 把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分。
5. 为自己创造一小时的宁静，哪怕这需要很强的意志力，或者有时不起作用。
6. 找到一个隐蔽的地方，如图书馆或空闲的办公室。
7. 当你有重要的事情要处理时，学会对别人说“不”。
8. 学会委派别人做事。
9. 归纳相似的事情，把它们放在一起处理。
10. 减少例行事务：它们不值得花费过多时间。缩短低价值的事件。抛开没有价值的信件和文书工作。委派别人完成、减少或推迟优先级很低的任务。
11. 避免完美主义。记住80/20 定律。
12. 避免作出过多许诺。对你在有限时间内能完成的工作持现实态度。
13. 不要把时间表排得满满的，为自己留下一定机动时间应付突发事件。
14. 设置时间限制。例如，做某些决定时，不应超过3 分钟。
15. 聚精会神地做手头的事情。
16. 处理重要事情时，使用大块的时间。
17. 迅速处理困难的事情，等待和拖延不会使它们变容易。
18. 文书工作争取只处理一次。
19. 在行动以前，彻底地思索整件工作。
20. 第一次就做好。

谋杀时间的凶手
1．没有日程计划。
2．生活失去平衡。
3．桌面杂乱
4．睡眠不足。
5．不吃午饭。

    墨非定律：( 1 ) 凡是可能出错的都会出错； ( 2 ) 每次出错的时候， 总是在最不可能出错的地方； ( 3 )不论您估算多少时间，计划的完成都会超出期限； ( 4 )不论您估算多少的开销，计划的花费都会超出预算； ( 5 )您做任何事情之前，都必须先做一些准备的工作。

    崔西定律：( 1 )任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比：例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程；( 2 )简化工作是所有成功主管的共同特质，工作愈简化，愈不会出问题。

    目标设定的步骤：
（1）写下目标：通常用想的还是不够，一定要写下您的目标，才能加深印象，进入我们的潜意识；（2）设定优先级：目标可能有很多，一定要排定其优先级；（3）拟定计划：依据目标之优先级拟定计划；（4）对计划设定优先等级和先后顺序；（5）排定时程表；（6）确实做、马上做。

    策略性的目标设定：
（1）您需要有六个月、一年、三年、五年、十年以及一生的目标：甚至于想好将来自己的墓碑上要刻那些字，这是一生的目标；（2）除掉障碍；（3）寻求合作；（4）充实知识；（5）决定关键步骤；（6）人类因梦想而伟大：作伟大的梦、并使它们实现；（7）每天早上重写一遍您的目标 ，每天晚上审查这些目标：每天如此做，这样才会进到我们的潜意识。

    设定优先次序，可将事情区分为五类：A = 必须做的事情；B = 应该做的事情；C = 量力而为的事情；D =可以委托别人去做的事情；E =应该删除的工作。最好大部份的时间都在做A类及B类的事。

    提高生产力
（1）一般人只用50%的能力工作；一分耕耘一分收获，牢记播种与收割定律；（2）养成环境及桌面整洁的习惯；专注工作的焦点，专心工作；（3）用一整段的时间工作，找出至少30分钟或1小时不会被打扰的时间，来做重要的事；（4）要有坚忍的毅力，一气呵成；一次处理完成，才不会浪费时间；（5）工作中断时，要有“ 回去工作 ”的驱动力；（6）要有完成工作、结束工作的强制力：不要每件事都只作一半而无结果；（7）维持高生产力的肢体语言：坐正挺胸，做出很有精神的样子，如此生产力自然会提高；（8）集中能力于自己的优点上，发挥自己的专长；（9）设定完成工作的期限；（10）达成对别人的承诺。

    克服拖延的习惯
( 1 )要有良好的组织；( 2 )由重要的事情开始着手工作；( 3 )建立一个报酬时间表；( 4 )培养紧急的意识；( 5 )以快节奏工作；( 6 )一旦开始，不要停止；( 7 )订出一段特定的时间工作；( 8 )从最糟的事情开始；( 9 )详细的计划；( 10 )不可找借口；( 11)设定截止期限。