做时间的主人

陈铭的时间管理观点是提前计划好工作，主动安排好时间，当天工作当天完成。“做时间的主人，不做时间的奴隶。”更是他在时间管理上的座右铭。

时间管理重在主动计划

CWEEK：作为一名政府信息化建设的从业者，您是不是也有很多时候感到自己的时间非常不够用？

陈铭：时间不够用，恐怕是现在每一个对事业有责任心的工作者的共同感受。我自己也常常觉得时间不够用，做一些电子政务方面的发展研究、规划以及建设指导都需要长时间的深入了解和分析，工作压力也比较大。因此，对工作时间的合理安排非常重要。应该说，之前我们尽管没有系统了解过“时间管理”，但对于时间安排的重视是非常高的。

CWEEK：在您看来应该怎样做好“时间管理”？

陈铭：与那些专门的研究者不同，我没有非常专业的理论体系，在时间安排的科学性、计划的针对性上有些差距，但我们都是在默默地进行着对时间的管理，尽量在有限的时间内发挥最大的工作效率。

当然，由于每个人的工作岗位、工作职责不同，在时间安排上的针对性、采取的管理办法等也有所不同。从我个人来说，就是通过提前计划和主动安排，做到今天事情今天完成，甚至上午事情上午完成，决不往后拖。否则，日积月累下来，会让很多简单的事情变得非常复杂，处理起来也更麻烦。

当然，由于很多事情是需要许多人一起协同工作的，要想完成需要大家的共同努力，但从我的角度上看，首先会在规定的时间内做好自己需要做的事情，然后再去尽量帮助相关的同事去完成当日的工作，从而推动整个工作任务的前进。

从具体的执行手段来看，就是要做好准备，提前规划好工作内容和需要花费的时间，并且尽量留出一些弹性空间。因为政府IT建设中，常常有许多突发性事件，需要我们临时去进行处理，这就需要我们提前准备好一些应对手段和足够的应对时间。

CWEEK：很多人总是觉得忙，时间安排也做不好，您认为原因何在？

陈铭：现在问别人“你忙不忙”，得到的回答大都是“忙、挺忙的、特别忙。”但是，如果再问“你在忙什么呢？”很多人却答不上来、说不清楚。究其原因，就是因为这些人没有做好时间管理，没有主动做好工作计划的意识。而在具体的时间管理上，很多人不会对事情进行分类，根据其“轻重缓急”去进行安排，在时间的花费上非常混乱，从而导致了效率不高。

 “要做时间的主人，不做时间的奴隶”，就是要首先重视时间管理，有主动安排工作和时间的意识；其次，在工作安排上，要从自身的工作需求出发，分步骤、有针对性地去利用好时间。

用制度规范好工作

CWEEK：在支配时间上，您有没有使用一些独特的管理工具和手段？

陈铭：我用的还是比较传统的时间管理工具，如用记事本或者在电脑内做好工作计划，还有手机提醒、电脑提示等。除此之外，我认为，要想利用好时间更重要的是有明确的工作制度和规范。

南京市信息中心现在要求每个员工都必须在内网的OA系统上填写自己的当天工作日志，并做好明天或下周的工作计划。每天下班前，每个员工都要上网填写好今天的工作内容，这样一方面方便领导了解员工的工作状态，另一方面员工也能有效梳理好自己当天所做的工作，检查这一天的的工作效率。同时，通过工作计划，员工要提前做好工作安排，在时间利用上也做到心中有数。

CWEEK：尽管很多人都有自己的日历表，但事实上还是会有很多突如其来的电话、事情。您是如何定义事情的“轻重缓急”的？如何处理紧急和重要之间的矛盾？

陈铭：事情的“轻重缓急”与每一个人的工作岗位、工作职责密切相关。要做好这一判断，就必须从自身的工作需求出发，把握好“哪些内容是主要的，哪些是次要的、可以暂缓的”。只要能抓住工作中的核心任务，按照需求与其相关性逐次排开，那么处理事务的顺序就自然出来了。

对于紧急和重要之间的矛盾，我认为，这两者并不是“泾渭分明”的，而是相互包容的。例如，很多事情如果不重要，其紧急程度也就有限了。

加班不值得提倡

CWEEK：现在，IT行业内加班的情况很常见，您和所在部门的员工是否也常常有加班的情况？您怎么看待“加班”这种情况？

陈铭：我们单位也存在加班的现象，但并不常见，因为我们并不提倡加班。可能有些企业的领导认为，员工经常加班代表着员工爱岗、敬业，也把加班作为一种积极向上的风气来提倡，但我们并不赞同这一看法。

如果某个单位的员工一周有三、四天，甚至更多的时间要加班，那么我们需要问一下：为什么会出现这种情况？有一种情况可能是，整个部门形成了这么一个加班的氛围，大家都在努力奋斗。第二种情况就是有些突发性的事件，需要一段时间内完成一个比较紧急的任务，这也比较容易理解。如果不是这两种原因的话，那就可能要质疑员工本身了，或者说明他们工作效率不高，或者说明他的时间分配不好。

实际上，如果每个人都能计划好工作和时间，做到当天工作及时完成，一般情况下也就不会出现加班的现象。从这个意义上看，“加班”并非一个好现象。

CWEEK：如果出现“经常加班”的现象，您会怎样帮助员工更好地管理好时间？

陈铭：我们先要从领导层面上看，给员工安排的任务是否恰当，同时人力资源的调配是否合理，不能出现有的人特别忙，有的人却很悠闲的现象。再从员工自身来看，是不是做好了工作计划、合理安排好了时间。在改善措施上，一方面可以通过一些制度和规范，要求员工每天必须完成一定的任务量；另一方面希望给员工一些在时间管理方面的专业培训，让他们了解怎么样才能最大效率地使用时间。这样一来，理论与实践结合，在时间管理上就会有更高的针对性。