三种方法帮助你确保新转型计划的进程

当你的组织和团队致力于转型计划更大的、更宏观的目标时，很容易忽视转型计划的开始。但以下示例反映了我在整个职业生涯中看到的一些前30天经历。良好的开端有助于确保完美的结局，你可以预料到，在项目的整个生命周期中，会出现各种问题、挑战和难题，但良好的开端是运行一个伟大项目的第一步。

以下三件事看似简单，但在转型计划的前30天里，做好这些事情至关重要。

• 询问你的供应商：前30天的计划是什么

你的工作说明书（SOW）中，RACI矩阵应该罗列出各项活动以及可交付成果，但你要确保所要求的是前30天需要完成哪些最重要的事情，以及如何完成这些事情。

几乎所有项目时间表中都会列出前30天某种动员计划的任务，但计划的细节并不总是在最初的SOW草案中被清楚地阐明。当然，在前30天，你要进行很多活动，包括完善你的整体项目计划。但是，通过要求供应商制定相关内容，至少你在第一天就制定了接下来30天将涵盖的内容，以及在项目开始时预计要开始和完成内容的计划。

请记住，没有计划也算一种计划，但不是一个好的计划。

专业提示：要求供应商在RFP流程中提供他们的30天计划，在SOW执行之前的选择过程中完善该计划，并在SOW中包含第一个30天计划，以便从第一天开始就准备执行。

 2、规划你对供应商从第1天到第90天的期望

如果你正在与第三方咨询合作伙伴合作，那么你应该在系统集成RFP征集流程中收到供应商和客户资源的人员配备计划模板。完整的模板提供了很多信息，包括拟议人才、时间和估计成本。

作为客户，你应该在计划的第一天就对一些事情有所期待，包括供应商提供开始日期和SOW中确定的所有关键人员姓名，以及未来30天还有哪些供应商会加入进来。你的团队中会有人跟踪实际的入职情况。供应商还应该有从第31天到第60天的资源开始日期，并确认第61天到第90天的资源已在公司内进行分配。与供应商一起设定期望，也就是你将在整个计划期间每30天对这个过程进行一次重新审视。此外，作为客户，您应该确定和分配你的资源，也就是从第1天到第60天你无需承担其他义务。你的指导委员会应该知道你预计至少在接下来的12个月内拥有哪些资源。

专业提示：在你的SOW中包含前几个步骤，无论是在RACI还是假设部分。在整个过程中，将报告状态责任分配给客户项目管理办公室（PMO）团队中的某个人。

3、启动PMO并锁定治理计划

治理和PMO流程框架应包含在SOW中，最好包含在RACI和假设部分中。经验丰富的团队在计划之前就已经在进行PMO和治理流程了，但遗憾的是，情况往往并非如此。

无论你的情况如何，从SOW到实际执行的实现过程中，都需要毫不拖延地进行。具体实现情况，将取决于供应商经验、资源可用性和SOW条款。经验表明，PMO和治理实现的速度（定义为速度和方向），将由领导层和客户所规定的期望驱动。

PMO办公室有很多事情要做，但最重要的一些关键事项包括：

• 实施治理流程——你将在计划期间对此流程不断增强完善。
• 设置RAID（风险、行动、问题、决策）登记册——根据需要进行跟踪和升级。供应商可能会带来他们的工具和仪表板，但不要等到你可以在第一天使用Excel或Smartsheet的时候再使用。
• 完成初始集成项目计划——开始你的集成项目计划维护流程。
• 开始状态报告——这部分一开始会很乏味，但你需要从某个方面开始改进你的报告。
• 审查——在适当的情况下，修改计划的财务管理和业务案例成果，并启用跟踪流程。

专业提示：在SOW RACI中包含并清楚地描述这些步骤，以及SOW假设部分中的参考主题，分配内部财务资源用于和厂商资源共同管理和预测项目财务。

底线

上面提到的所有项目以及许多其他重要任务都需要在你的计划中完成。准备好充分利用项目的前30天，这将确保你制定了流程并计划执行项目的剩余部分。指导委员会成员是转型项目的董事会，因此要像管理企业一样管理你的项目团队。你的高管赞助人应该把这些项目纳入与首席项目经理的谈话要点中，项目经理应将这些内容视为一项有用的复盘内容。

不要错过任何事情。