如何在IT部门建立供应商管理办公室

　　今年，审视企业组织的供应商管理程序显得日益重要，因为，经济衰退已经促使很多公司加强了与供应商的联系，并且进一步地规范了公司的技术采购。

　　反过来，很多企业正在重新审视供应商管理办公室（VMOs），这个内部部门旨在监督企业与供应商的日常互动及管理双方长期的关系。对于那些并没有准备设立全面的VMO的企业们来说，在全公司范围内为雇员建立一个治理或标准机构也是可行的，可以用它监督采购政策并评估新供应商的技术或其他产品。

　　“我认为，现在正在发生的事情结合目前的经济下滑以及不断完善的法规遵从（监管），企业们应该更加重视他们与供应商的合同以及他们的生命周期，”Forrester研究公司分析师JohnMcCarthy说，他主要负责供应商管理问题。“这是努力促使更多的IT和流程成熟这个大趋势的一部分。公司现在需要做的是，用尽可能少的资源取得更多的效率。”

　　根据Forrester研究公司去年11月份公布的一份“供应商管理状况：2008”调查报告显示，适当地设立VMO的企业比2006年多了15%，多于一半的公司表示不久将会建立一个VMO。

　　对于CIO或者IT经理来说，供应商管理涉及到很多职责，包括：进行谈判及检查合同的篇幅和内容；追踪新技术；维持与目前供应商的关系；并且与那些没有合作的供应商接触。

　　BlueCross和BlueShield公司(BCBSSC)是一家拥有14000名员工的保险公司，AlanCarver负责管理项目管理办公室，他说他的公司在过去的20年一直以某种形式保持着一个治理委员会，它在不断的成长并适应着公司的变化。

　　“对于拥有几个数据中心，多个主机和大约2000多个服务器及语音回复装置（voiceresponseunits）的企业来说，这个部门是非常必要的，”他说。

　　治理委员会由高级财务人员、技术操作人员、架构师和若干业务副总裁组成。“在制订决策时，这样的组合能够给出更加多样的观点，”Carver说。

　　这是一种合理的做法，McCarthy说。

　　在建立一个VMO或者标准机构时，它必须在采购、法律服务、IT和业务部门具有广泛的代表性，它对于在项目管理背景下的人们有所帮助，McCarthy认为，因为这些人以监管角色感觉更舒服。

　　重要的是，它能够吸收企业内有长远观点的员工或者是能够充分理解与供应商搞好关系的重要性的人，McCarthy说。

　　一个常见的错误是，雇佣了“太过年轻或偏技术的人才，”他补充说，因为这些人不一定能够理解与供应商建立关系或者确定问题的重要性。

　　“他们没有什么背景，”McCarthy说。“VMO主管的作用可以说是非常大的，超过了领导者，而并不像是一个乐团的单个音乐家。”

　　McCarthy最近作的一些研究，例如关于建立一个高效的供应商管理办公室、VMO主管的工作描述和其他的供应商管理话题，都是基于Forrester研究公司收集的数据得出的，这些数据证实了IT在供应商管理实践中的重要作用。

　　企业组织的供应商管理活动中，IT是一个比较热门的试验场所，我们对此并不奇怪，McCarthy说。

　　“显然，我们看到，大多数企业都是从IT部门开始这项工作的，因为IT部门存在一些棘手的管理关系，”McCarthy说。如果在IT部门取得成功了，企业再在业务部门的其他领域应用供应商管理最佳实践，例如，基础设施和办公用品管理，他说。

　　供应商管理办公室和标准机构应该采取谨慎的办法使得供应商——包括现在的和新出现的候选供应商——阐述他们新的解决方案。

　　“他们不会出于商业目的而做一些没有实质内容的‘盛大表演’，”McCarthy说。“他们是在一个更具策略性的层面上管理战略合作关系，引入有限的具有实力的供应商，并且说‘这是我们将要到达的目的，你们如何帮助达到目的。’”

　　20%的关系占80%的支出，McCarthy说。

　　在BCBSSC公司，Carver说他的团队每周都要开会重审供应商。“供应商是基于项目被引进的，我们必须要不断地重新审视供应商并且寻找其他机会，”Carver说。

　　一家企业——拥有世界上第二大IBM主机并处理全国范围内所有医疗理赔案件的80%——由于对软件和硬件进行了整合并有效利用，因而明显地取得了成本节省，Carver说。

　　“另外，我们能够与某些特定的供应商创建主合同，因而在全公司范围内达到了成本节省，”他说。

　　Carver建议其他的IT经理重视方向和发展目标。“如果不这么做，将会产生混乱和无序发展，从而并不会节省成本，而是浪费成本。”

　　McCarthy也这么认为。当企业试图建立一个供应商管理办公室或标准机构时，从治理开始是非常重要的——特别是，需要一个非常坚固的章程划定VMO的作用以及如何与企业的采购相联系，他说。

　　“定义和完善流程，仅在最后试行实施自动化工具，”McCarthy说。“太多的人试图不充分地设计自动化并实施了并不完全成熟的流程。一旦你把它们放在软件中，它们将不会再改变了。”