BPM成功案例 贝莱特重装上阵

　　在企业IT系统中，存在困扰欧美公司的五大问题，而每一个问题足以让CIO头痛:

　　“IT投资与商业战略需求不相符”

　　“IT投资回报达不到预期”

　　“IT专业人员与IT使用者之间的知识过度太弱”

　　“IT系统中到处充满了‘为了技术而技术’的毛病”

　　“系统设计无法充分考虑使用者习惯和工作偏爱”

　　-------节选哈佛商学案例精选〈管理信息技术的正确理念〉

　　该文章调查了大量的欧美企业CIO有关IT建设的问题，IT的问题远远不止以上几个，但是上面这五个问题却在15年的调查中一直名列前茅，这五个问题以及其对策也很快出现在全球数以万计的IT咨询顾问的PPT和售前工程师的解决方案里。

　　这五个问题看似普通，往往会被人忽略，但就是因为普通而根深蒂固，要想彻底改变是非常痛苦的，山东贝莱特空调有限公司就经历了这么一次痛苦的经历。

　　折戟OA，重新规划

　　山东贝莱特作为大型企业,在信息化的建设上也是大手笔,从ERP、PDM、人力资源、财务系统运做都一直很顺利,办公自动化OA系统作为企业信息化建设的基础平台，是贝莱特较早的进行实施的管理软件，2年过后却显得越来越力不从心了。最初，贝莱特选用的是一家基于国外某平台开发的OA系统，在使用过程中，虽然能满足基本的办公需求，但由于企业随着各种规范化业务流程的急剧增多和变更以及分公司办事处的报表统计与收集等关键需求的增多，对平台的更多功能和灵活扩展的要求越来越高，原有的系统已无法适应这种需求变化。贝莱特信息部门负责人杨志亮深有体会地说道:“在集团企业的办公需求中，尤其在以管理、协作和共享为目标的办公自动化建设中，仅仅满足类似于政府收发文功能早已不能满足企业需求，支持关系型数据库的企业计算能力是集团办公平台的基本核心功能，一切基于标准并能够进行复杂的报表计算、表单处理和EAI(企业应用集成)等功能更是未来平台所必须的。”由于该OA对操作人员的技术要求比较高，一些复杂的问题要通过专门的IT人员来解决，无形中增加了使用的难度和维护成本，于是每年在该OA的额外投入使得该项目成为企业信息化的噩梦;在此背景下，贝莱特总结了第一次的经验与教训，果断决定进行二次选型。

　　有了头一次的经历，贝莱特项目小组在对办公平台进行二次的选型过程中则更加谨慎和细致。项目小组制订了详细的选型需求和项目规划，提出了四项基本选型要求:

　　OA系统必须符合至少5年的整体战略需求:未来几年贝莱特将发展成在全国各地、甚至外海多个分支机构和营业网点、代理商联盟的大型企业，OA具备很强的企业应用整合能力、特别是对企业流程、数据和门户的整合。

　　系统必须具备如下特色:简单方便、操作简便灵活以及强大的协同能力。

　　考虑到贝莱特业务调整繁忙，对系统的流程设计和部署速度也有更高的要求。

　　考虑到投资保护:新上用的系统不要有平台依赖性，同时保证有很好的移植特性。

　　他们清楚的知道，寻找一个OA系统并不困难，但要满足以上四项基本条件则并非一般OA系统所能达到的。

　　“给我30分钟，让我试试吧!”

　　在最初接触炎黄盈动AWS的时候，项目小组对它还没有太多的了解，对它的认识还仅仅存在于OA的基本功能上， 因此，项目小组成员并没有对它表现出太高的热情。然而，一件小事却成了项目组成员改变看法的开始。

　　那是在一个夏日的午后，炎黄盈动售前工程师林彬在贝莱特信息部的办公室里和项目组的成员正在一起热烈的探讨产品选型与信息化规划的问题。这时，行政部刘静走了进来，她的主要目的是询问信息部能否把公司各直属部门定期的电话使用情况统计和分析的功能加到办公系统中去。由于当时还在使用原有OA系统，因此，如果要新增此项功能必须和系统提供商联系，让其再进行二次开发，这样不但烦琐，而且还提高了投资成本，浪费大量宝贵时间。林彬了解到这一情况之后对信息部部长杨志亮说“给我30分钟，让我试试吧!”。此时，大家都以一种将信将疑的目光看着他，仿佛认为这是一个不可能完成的任务。在拿到电话统计的原始表单之后，林彬熟练的通过AWS开发套件所提供的实施开发工具，从表单数据模型的建立、展现、数据字段的挖掘到流程定义以及每个节点的控制等操作一气呵成，当即可以在前台应用中实现此功能。整个过程还不足30分钟。这个时候项目组的每个人脸上都露出了满意的微笑，纷纷对AWS平台的特性表示出浓厚的兴趣。其间也有人提出了这样的疑问，如果我们自己去使用AWS开发一些流程应用需求，而本身我们又非专业开发人员，能不能做到或做好它呢?面对这样的疑问，林彬微笑了一下说道:“AWS为用户提供了基于图形建模工具的集成开发环境，不懂Java技术和编程技术的人通过2天的培训，即可完全掌握去开发新应用。基于Framework的应用产品使新的应用只需要测试其功能即可，而不必再进行稳定性测试”。

　　携手BPM，东山再起

　　通过全面认真的考察和对比，比如:跨平台、EAI整合、BPM流程管理、方便性、扩展性等各个方面的考察，基于BPM的AWS办公自动化系统最终赢得了贝莱特的信赖。在经过双方项目组成员充分的沟通交流以及细致的准备工作以后，项目实施得以顺利进行，凭借AWS快速灵活的开发特性，从需求调研到实施完毕仅用4周时间。此外，为了更好的让客户掌握AWS使用技巧，方便系统维护和二次开发，由炎黄盈动专业培训讲师对贝莱特相关人员进行了AWS系统工程师的培训，培训效果良好。

　　如今，BPM办公自动化系统在贝莱特中得到了充分的应用，功能模块已由原来正式上线的20多个增加到现在的将近100个。其中这些功能模块基本上都是由贝莱特AWS系统工程师独立开发完成，这样就极大的降低了二次开发成本，同时也节省了开发周期。“快速”、“灵活”的特性充分的体现了出来。

　　信息部部长杨志亮不无感慨的说:“炎黄盈动给我们提供的不仅仅是一个OA系统，而是一套可快速实施开发工具，一个可以整合信息以及进行复杂数据处理的平台，这样就给了客户很大的自由度，让客户根据自己的需求方便的去进行实施开发，这样的效果要比供应商去做强的多，因为没有谁比客户更了解客户自身的需求了。”

　　BPM整合价值

　　消除信息孤岛，有效数据整合

　　通过AWS BPM办公自动化系统，将贝莱特总部与下属子公司、办事处以及经销网点有机的统一到一个办公平台当中，实现了跨时间与空间的协同办公。作为一个知识积累和信息共享的工作平台，通过给予进入网络的权限，员工可以查看信息、执行相关操作，如可以查看工作计划和实施情况，跟踪项目和分析成本，有效判断客户状态;高层管理者可以从不同视角查看企业组织，管理人力资源，分析企业绩效，及时发现问题所在。而对于外部用户，比如客户、经销商以及供应商或其他外部的合作单位，他们可以被授予帐号和密码通过互联网登录系统并输入相关信息到自己的帐号。通过门户站点，内部客户可以方便查看和输入相关的信息，外部客户可以输入、查看最新产品信息、订单处理情况，与企业项目人员保持高效联系;合作伙伴则可以查看库存情况，与企业员工进行电子化联系，获取产品信息，也可以在线下定单以及跟踪定单。所有的工作突破了地域和时间的限制。

　　另外，与其他企业应用系统的集成则使数据的有效整合与数据综合处理分析成为现实。根据对贝莱特数据的需求，BPM办公自动化系统能把已经存放在基层企业、并且对经营有用的数据从各个单一的数据库中抽取出来，提供更多的信息给决策层，而不再是去改变所有商业流程，进行流程重组去适应信息系统。使贝莱特只进行一些相对小的投入，激活以前投入得来的数据，着重是把现有的数据资源整合好，以发挥更好的作用。

规范业务流程，提高管理水平

　　业务流程管理是办公系统中的核心之一。它的优点在于提高企业运营效率、改善企业资源利用、提高企业运作的灵活性和适应性、提高工作效率、集中精力处理核心业务、跟踪业务处理过程、量化考核业务处理的效率、减少浪费、增加利润、充分发挥现有计算机网络资源的作用。实施工作流将达到缩短企业运营周期、改善企业内(外)部流程、优化并合理利用资源、减少人为差错和延误，提高劳动生产率等目的。通过AWS BPM业务流程管理把以前离散、繁琐的流程进行整合优化，重新部署上去，让流程中每个节点最大化发挥其作用和价值。

　　如今的贝莱特，在流程应用方面已进行了卓有成效的变革。已实现了基于空调行业ISO9001标准的流程规范，通过这些标准的流程使相关业务处理得以规范有效的进行。同时建立起了集团管理、人力资源管理、行政管理、绩效管理等现代化管理体系，诸如网上报销流程、虚拟货币核算等，保证了工作高效准确的运转，有效的提高了整体管理水平。

　　关于贝莱特

　　山东贝莱特空调有限公司是致力于中央空调系列产品的开发、设计、制造、销售和工程设计、安装、服务的现代化高科技企业，山东贝莱特空调有限公司从主营的家庭中央空调到风冷、水冷、地源大型机组，全面率先进占中央空调科技制高点。

　　现有员工千余人，新建成的工业园总投资5.1亿元,占地25万平方米，其中主厂房占地面积达18万平方米，拥有50余条现代化的生产线，1000余套生产设备，具备了年生产20余万台套中央空调产品的能力，是世界中央空调先进制造技术的展示场和孵化场。