曾建根：信息化项目验收之“有理有据”

篇外语：应朋友之邀，写篇关于企业信息化方面的文章。而动手写这篇文章之前，我正好在忙公司一个信息化项目验收的事情，而且信息化项目验收，笔者曾先后经历过4-5个项目并都顺利验收通过。其实信息化项目验收，说简单也简单，本不想“长篇大论”，但即受托于朋友，也就只好勉为其难了。

　　本文也只是笔者结合自身的经验及相关项目验收的通用标准来进行总结的，难免会有“一家之言”之嫌，所以如果你是在信息化领域的老兵，也许对你来说这篇文章可能价值不大，但如果你在信息化领域工作时间不长，初次经历信息化项目的验收工作，也许这篇文章会给你一些借鉴和参考作用。

　　一般来讲，企业上新的信息系统或应用新的软件都会以项目的形式来完成，会组建信息化项目领导小组，会有很多实施计划及项目落地策略，在项目即将完工之时会有一个多方的项目验收小组（看实际情况而定）来验收这个项目，看项目是否达到预定的目标。关于实施计划及项目落地策略这里不作重点讨论，在这里，我就围绕信息化项目验收这样一个主题，讲讲其验收资料的准备和验收过程中需要注意的一些要点。

　　信息化项目验收一般有两种可能，一种可能是与信息系统提供方（实施方，有时可能还有监理方一起）进行项目验收；另外一种情况是与政府相关部门（经贸委或信息化管理部门等）进行信息化项目验收。这两种情况下的信息化项目验收总体上有一致性，但又有所区别，下面我就这两种情况，说说如何在“有理有据”的基础上使信息化项目顺利完成项目验收工作。

　　对于第一种情况，与信息系统提供方进行项目验收，在这个项目中来说，企业是这个项目的“委托方”，在项目验收工作中占主导地位。在这种情况下，作为企业我们要如何开展项目验收工作？如何在兼顾双方利益的情况下“有理有据”地完成该项目的验收？要在保障公司利益又考虑项目实际情况的基础上，顺利完成项目验收，我们必须要准备如下资料，以做到“有理有据”：

　　1.项目合同：考虑到大多数信息化实施项目的通性，这里的项目合同可能有两份，一份软件许可合同，一份软件实施合同。在合同里应当会有软件许可功能模块、站点数、并发用户数、项目实施计划、进度、完成时间、顾问及其资历等。在项目验收时，这些需要逐项逐项地核实；

　　2.项目预期目标：这个预期目标可能在合同里面有详细规定，或者在立项初期会有一个双方（或多方）共同拟订的项目预期目标（如果都没有，那我只能说抱歉，你已处于被动地位），然后把这个预期目标单独拿出来，并在此基础上细化、明确化。

　　3.信息系统至今为止（即截止到项目验收日止）仍存在的各种问题清单，在这个清单上要反映出问题出现的功能模块、应用环境、现象及带来的影响等，以备项目验收之时核查用；

　　4.各模块各种关键流程图资料等

　　5.其它关系到项目验收的关键性资料（如顾问资料、项目实施期间的问题反馈表、往来文档、会议纪要等等）

　　在以上资料准备充份的基础上，可以召集双方（或三方）开一个项目验收会，依据项目预期目标，通过与会人员核实、探讨并论证，形成一个项目验收报告。特别需要注意的是，在这个验收报告中一定附一个遗留问题清单及解决期限，以保障项目验收后能继续完善项目。

　　对于第二种情况，与政府相关部门进行信息化项目验收，因为在这一个活动中，企业是项目的承受方，是处于一种接受政府部门验收项目的角色，因此，为了使项目达到验收标准，顺利通过政府相关部门的验收，企业必须在提交的验收资料中做到细致、准确。不同的地域，不同的政府部门，可能对项目验收的资料要求有些细微的区别，但大体是相通的，所以为了更好地完成项目验收工作，企业必须提供如下一些资料，为项目顺利通过验收提供必要的“理”和“据”：

　　1.关于该信息化项目立项的政府相关批复文件（或通知）。一般来讲，这是所有政府部门验收信息化项目的首要条件和依据，复印件即可；

　　2.项目合同书。即信息化项目立项后与政府部门答订的合同，这个合同很重要，也是验收项目的主要依据和标准，复印件即可；

　　3.项目验收申请表，或者说是资金补助申请表等。这部份内容不必细说，安表格填写要求，完成表格中的相关内容填写即可；

　　4.项目实施总结报告/用户使用报告。如果是用于企业内部提升管理用，不涉及企业以外使用的信息系统，一般只需要用一个项目实施总结报告即可，在这个报告中主要写明公司概况及项目实施的内容与遗留的相关问题等。这里面特别需要注意的是，要着重描述一下项目实施内容，在这个实施内容中以下几点一定要提到：1）项目的实施时间（或周期）2）项目涉及到的实施内容，特别是在行业中具有明显创新特性的或者区别于同行业企业常性管理待方面特色的个性化、创新性系统管理特点3）项目实施后未达到预期目标的功能模块或应用情况，及今后的完善计划与步骤等。

　　 而如果是提供给包括企业员工在内的含有外部使用用户的系统，就需要提供用户使用报告。在这个报告里在写明用户使用情况（总注册人数、实时在线人数、、服务群体等）、提供的服务内容、用户使用系统的感受等等。即要让参与验收的专家一看到你这个用户报告就大概可以了解到你这个信息系统的基本使用情况和服务对象。

　　5.项目决算情况表。在这个决算情况表中主要写清楚项目费用的花费情况，可以根据项目合同书中费用预算表再作详细的决算表，特别要注意的是，项目中涉及政府拨款的费用，去向要明确：是买硬件软件还是花在其它的方面要列详细的清单，并附上费用发票。

　　6.其它与项目验收相关的资料，主要是项目相关的经费发票等。

　　在以上项目资料都准备的较完善的情况下，把资料整理规范、美观，再报送给相关政府核对并进行项目验收即可。

作者介绍：

曾建根 美丰农化有限公司信息中心主任
    进入美丰公司以来，先后于2003年和2004年帮助美丰农化有限公司申报成为“温州信息化试点单位”和“温州信息化示范单位”。2005年开始，通过疏理公司信息化管理需求，根据公司管理实际出发做了一套信息总体规划方案，并于次年3月开始带队成功实施了美丰农化有限公司“业务财务一体化信息管理系统”，项目于2006年12月份顺利上线，取得了良好的预期效果，受到公司领导及董事会高度认可，所带领的信息化团队也于当年荣获公司 “团队管理创新奖”。先后又带队成功实施了公司生产系统，OA协同办公系统，此几个系统的无缝集成、融通，极大的提高了公司信息的共享性、可分析性，取得的成绩也得到了公司业务部门及领导的好评！公司也得以成为金蝶公司在温州地区的战略合作伙伴及重点推荐客户。

曾建根的访谈：《小崔说事》第12期：信息化建设如何以人为本？