网上审批成“鸡肋” CIO有何良方“对症下药”？

　　网上审批系统改变了传统意义上公文审批物理时空的不足、局限，提供了高效率、全透明、全天候、全位置的在线交互服务，大大提高机关企事业单位行政管理效率，是信息化时代大势所趋，也是信息化时代的主要烙印之一。

　　网上审批多成摆设，“鸡肋”现象屡见不鲜

　　不管是OA、HR或是CRM，还是目前机关单位推行便民的电子政务，它们的主要特征与功能之一就是工作流，也即公文流转，主要是进行网上公文审批处理。

　　一是机关企事业内部的各项审批电子化，如工作请示、工作报告、工作交办、部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等日常工作流程，都可以通过网上进行办理和审批;二是内外部网上公文处理，实现收发文处理的电子化，收文处理指可对企业员工或人民群众的来文进行登记、拟办、批办、传阅、承办、转办等环节进行网上办理，发文处理指可对公文制发中的拟稿、核稿、会稿、签发、编号、登记、打印等环节进行网上处理。

　　然而，对多数用户单位CIO而言，却感慨颇多，这些系统工作流的主要功能大部分闲置，网上审批很少流转，也遭领导层弃用，使得这些系统网上审批功能变成了“聋子的耳朵──摆设”，成了目前信息化建设应用推广中一个通病。

　　可以说，高成功实施率、低效使用率令时下CIO们很无奈，困惑不已。

　　南方某市为了推进电子政务建设，改善机关形象，促进依法行政、高效施政，三年前就推行以网上行政审批为重点的行政审批中心建设。然而自诞生那一天起，“收发室”之困就成行政服务中心挥之不去的难题。此市一些政府部门虽在行政服务中心设立了窗口，但许可或审批事项的授权不到位，窗口只能进行简单的申报材料、许可或审批件的收发，许多审批过程要回到原部门进行，而需要原件证照也仍需人工查验。窗口人员成了摆设，办事单位和群众还要在中心和部门间来回跑。该市行政审批中心要求信息官进行改进，可是该CIO大倒苦水说：“网上审批‘荒凉’，不只是技术问题，也有体制问题，非我所能解决的。”

　　一家食品企业CIO在进行OA应用初期也陷入了困惑，当时推广应用的思路是想把所有纸质表单全部做成网上工作流，进行网上审批，认为只要这样，OA就算是配置成功。经过几次培训后，该CIO满以为接下来就可有效实施、运转了。可过了一个多月的运行后，发现系统中的工作流表单数量并没有像预想的那样增长，OA系统的应用仅局限于收发短信、通知和存档而已，员工们的反响也不如预想的热烈，还抱怨说事事要用电子化审批很麻烦，甚至不久领导也开始对OA感到“不便”。3个多月后，这家企业老总竟发布通知，暂停网上审批，要求所有公文审批由秘书打印成纸质后送他批阅。该企业CIO啼笑皆非。

　　网上审批何以味如“鸡肋”？

　　为什么信息化建设会常出现高成功率、低效用率的现象，网上审批变成“鸡肋”？

　　一是某些软件系统细节设计不够完美，流程不合理。以公文流转为主要特点的OA软件为例，时下不少OA审批设计流程比较繁琐，员工平时只需要10分钟就可以完成的事情，有可能通过软件的操作和运转，反而需要30分钟甚至更长时间。本身OA在实际使用过程中就挑战了传统的人工传递、亲笔批示的方式，如果还需要员工、领导通过复杂的程序进入到各个业务类型里审批，加上培训不到位、技术欠缺，其结果要么难用，要么用不上。

　　二是体制问题造成相关部门各自为政，互联互通难，制约网上审批。企业有多个分支机构、部门，一些企业集团还有异地分公司，市级政府也有众多机关单位，但是现实是不同分支机构、部门之间常缺乏业务协同和信息共享机制，大多数审批系统之间相互孤立。

　　企业之间OA、CRM、ERP之间难于融合集成，总部领导想进行垂直式、交叉式网上审批困难重重;而对一些地方电子政务而言，目前除个别系统之间建立了简单的数据交换外，大部分系统之间还只能用网站导航链接这一方式连在一起，其后果不仅会导致部门分割、重复建设，还直接阻碍到互联审批、“一站式”审批服务等一些重要功能的实现。机关企事业信息中心只负责网上审批的技术实现，对各个职能部门网上审批业务的具体开展没有执行、督导权，这就导致了实际工作中“责”“权”关系的不协调，不统一。可见，网上审批步履维艰，根源在于网上办事与现实中的相关用户单位的管理制度、法律法规等方面发生冲突。

　　三是安全性困扰着网上审批的推广普及。这主要表现在电子签名、电子公章上。其一是文档使用场所的安全性。目前虽然已经有一些基于Office文档上的“签章软件”，但这样的签章文档并不具足够的安全强度，在文档上加盖印章有时难于保证电子印章和文档内容的安全;其二是电子公文传输中安全性。在网络环境中传播和存储，容易受到黑客、病毒攻击，造成公文失密、信息被盗、被删改等严重后果，因此机关企事业单位对电子公文的加密能否确保绝对安全、部门之间交换电子文件如何互联互信、有效性如何确定等问题心存忧虑，制约公文处理电子化的推广、普及。而这安全技术问题急需CIO去全面解决。

　　四是用户单位 “只有纸上才来得安全放心”的传统老观念影响着网上工作流审批模式进一步推广。目前我国政府部门、企事业网上办公审批系统已开通多年，但网上办公大都只能停留在初检阶段甚或“粗检”阶段，在不少人眼里由于网上材料缺乏物证、公信力与法律性，应用公文进行网上流转审批，应用者会感觉不放心，只相信手写的凭据，特别是财务、采购部门以及政府公用办事部门。如目前网上行政审批中心能进行业务网上受理的主要是一些不需要递交相关证照原件的流程，如果按规定需要递交原件，则最多只能做到一些初始表单的网上下载、填写，办理时还得由申请人带原件到政府部门窗口办理。

　　另外，随着网上审批建设的深入，必将要改造和优化现有的组织职能和结构，必将涉及到部门之间和个人之间的利益的重新分配，也势必使网上审批建设遇到形形色色的阻力。

　　上述几大障碍的存在，容易导致“网上审批”的肤浅化——使网上审批仅仅能完成网上表单下载、信息递交等比较“初级”工作，而不能再更深一步地发挥信息技术的优势。

　　网上审批二次突破，路在何方？

　　时下以网上审批为中心的信息化建设已成了国内机关企事业单位效能建设的重点，虽然网上审批建设一路走来，苦乐交加，成败皆有，但目前网上审批已处于改革深水区，是不能走回头路，只有继续探寻、革新才是正道。

　　那么如今网上审批二次突破，路在何方？CIO又该如何作为？

　　一是以“整体战略”推动网上审批建设全面有序进行。长远而言，网上审批实际上是一个复杂的系统工程，“三分技术，七分管理”，不是单靠CIO技术“单兵作战”就能解决，需要从整体上建立一种统筹、高效的管理机制，关键在于能否从管理体制、法律法规、思想观念等方面整体跟进。国家机关部门应尽快根据信息化的特点，对有关办事流程的规定进行修正或补充，简政放权，从程序上为网上审批的实现创造良好环境;而对企业领导和CIO而言，则应从管理体制、技术培训等方面着重切入，为“网上审批”朝着更有效、更实用的阶段迈进扫清障碍，尤其是部门之间审批业务的配合、利益的平衡以及人际关系的协调。

　　二是让“纸上办公”与“网上办公”并存过渡。某个制造企业在实施一个固定资产采购的电子工作流时碰到一个问题：在手工流程中，采购部某员工需要把供应商的报价单原件附在支出申请单后交由财务人员审批，而电子工作流是无法传递纸质报价单的，但该员工只是普通的操作人员，不能更改现有流程。在扫描报价单、报价单单独走手工审批流程等方案都被否决。后该企业CIO经与老总协商，决定只需将报价内容填写在电子工作流中，所有纸质报价单、原始凭证全保留在采购部门，由审计部门定期审计，保证交易的合法性，所有问题迎刃而解。另外，CIO也可建议单位采取打印流程中的部分重要字据，然后让相关事项当事人手写签字备案，这样也能解决部分“眼见为实”的担忧问题。两种运作方式并存，就为将来全部电子化打下基础。

　　三是完善安全机制，为网上审批工作提供保障。网上审批安全系统应能提供完善的身份认证机制、严密的权限控制体系、关键数据加密、详细的日志信息记录等安全措施，同时，“用户身份锁”、预留标准的CA认证接口等安全措施应更进一步提升系统的安全等级，最大保障审批业务的顺利开展。同时尽早全面推行电子签章，使电子签章得到法律有效确认。这点CIO们应要一番作为，为网上审批保驾护航。

　　四是利用手写技术，提高网上公文审批的可靠性、安全性。目前许多网上审批系统中公文流转过程中的修改是用键盘来进行的，这就带来了很多麻烦，例如批注的位置、时间的先后以及冒名批注等。的确，用过WORD文档的人都知道电子文档中批注的麻烦。如果CIO建议单位领导采用手写技术，公文修改时就可以避免这些问题。一方面手写直接在原文上进行批注，更符合领导的使用习惯;另一方面各人的手写笔迹都是不相同的，如果有人要冒名企业领导签批文档的话，就会很容易通过签名鉴别给“揪”出来。另外，手写技术，也符合人们圈阅、签批乃至起草文件的习惯，可大为方便习惯纸笔的人士。

　　五是用户单位领导要率先垂范应用网上审批流程，身体力行推动信息化建设。推行网上办公审批，工作量大牵涉面广，不仅有技术问题，还涉及到部门之间协调、衔接等，更主要是领导思想观念、提高工作效率、利益博弈的转变等问题，这要求用户单位领导要率先垂范，破除怀疑思想、部门主义、利益思想，敢想敢为，勇于创新，全面推动网上审批流程。这点上，CIO应扮演好教育者、公关家角色，配合推进。

　　网上审批作为机关企事业单位信息化建设的重要组成部分，一面旗杆，任重道远，将对社会各层面产生日益深刻的影响，它的顺利发展具有十分重要的里程碑意义。各用户单位CIO和业界应共同努力，抓住有利时机，采取有力措施，认真解决目前所面临的困难，以此为契机，将网上审批工作水平提升到一个更高的层次。