海洋局总部机关实现档案数字化

摘要：国家海洋局是国土资源部管理的监督管理海域使用和海洋环境保护、依法维护海洋权益、组织海洋科技研究的行政机构。行业整体信息化程度较高，基本上实现了全国范围内的网络互连（VPN），目前计划全国范围内实施统一的办公自动化系统。

作者：来源：ZDNet CIO与应用频道 | 2007年06月27日 18:03:05

关键字：测地局信息化

ZDNET至顶网CIO与应用频道 06月27日综合消息：

一．项目概述

客户背景

国家海洋局是国土资源部管理的监督管理海域使用和海洋环境保护、依法维护海洋权益、组织海洋科技研究的行政机构。

信息化建设背景

行业整体信息化程度较高，基本上实现了全国范围内的网络互连（VPN），目前计划全国范围内实施统一的办公自动化系统。国家局办公厅综合处，从2005年5月正式应用飞扬档案软件产品单全宗增强版V5.2，同步实施了档案数字化，建立局机关档案资料目录数据库和档案全文数据库。

2005年12月9日，由来自国家档案局、中科院档案馆、国土资源部地科院的专家组成的国家海洋局机关档案管理信息系统验收组对该系统进行了系统验收；目前1958年至2003年的档案数字化数据已经输入到综合档案管理系统，在整个局内提供计算机查询利用。经过近几年的正式运行，系统运行稳定。目前，根据实际的运行情况，结合实际工作需要，又对档案管理信息系统的功能和档案数字化工作提出的新的要求：从2007年开始，局机关产生的公文不要再重复扫描，由档案管理人员利用定制的软件工具直接将国家海洋局办公室文件定稿加红头及加盖电子印章后，转化为TIF图像文件；其他文件加红头转化为TIF图像文件。然后将这些图像电子文件归入档案管理系统中，通过档案查询网站对这些文件提供网上查询利用。

档案信息化的规划如下：首先通过加强档案管理信息化基础设施（硬件和软件）的建设、完成局机关的档案信息资源和档案数字化的建设，然后大力开发和推广档案管理应用系统，构建海洋档案信息化的标准化体系。最终依托国家海洋局基础信息网络，将下属单位档案馆、处、室有机的结合起来，以统一的数据库标准、软硬件平台和安全控制手段为基础，建立大规模的、分布式的国家海洋局数字档案馆（室）集群。

档案管理情况

目前局机关档案库现存文书档案、基建档案、会计档案、声像档案、实物档案、档案辅助资料。

二．系统架构

在总部机关信息中心建立起一套远程网络档案管理系统，总部机关所有下属立档单位均共用此系统，数据集中存放在档案专用服务器里，各个节点的管理、查询均通过网络访问该服务器，每一个下属立档单位安装单独客户端管理软件，服务器端、客户端工作模式描述如下：

服务器端：

服务器：机关所有下属立档单位共用一台服务器，集数据存储、备份、管理、查询等职能于一体。
数据库：机关所有下属立档单位数据放在同一数据库中，在数据库中根据部门独立建表，区分下属立档单位数据。

应用软件：采用东方飞扬综合档案管理系统网络多全宗版本，通过在软件中添加全宗和部门来授权下属立档单位访问。

客户端：各下属立档单位管理整个数据库中本部门的数据，并做赋权处理。

默认情况下查询本部门的档案信息。

软硬件配置：

档案管理系统专用数据库服务器处理器类型:Intel Xeon处理器主频（MHz）:3000处理器数量:2标准内存容量:2GB硬盘容量300GB）。
服务器操作系统：Windows2000 server中文标准版
数据库：SQL Server2000
WEB 服务软件：IIS 6.0

三．建设内容

总部采用一台PC服务器和磁盘阵列柜组成系统硬件台；以飞扬综合档案管理系统平台为基础进行二次开发，集成全文检索、WORD电子文件加盖印章等相关方案形成高度集成的数字档案应用系统；同期将100页库存档案扫描数字化。

档案管理平台

国家海洋局总部机关档案管理平台在飞扬综合档案管理系统的基础上进行了二次开发，具备全方位的档案业务流程管理功能，主要提供了建库、数据录入、文档扫描、立卷归档、数据转换、档案统计、档案编研、档案销毁、档案损坏、档案丢失找回、年报管理、库房实体管理、报表输出、光盘制作、查阅、借阅以及网络化浏览、下载、打印等完整、强大的功能。

档案资源建设

2004年9月7号至12月30号对国家海洋局1958至2003年库存档案资料进行数字化加工，期间对实体档案中部分不符合归档要求的档案进行了重新分类、补充和调整工作。原件的扫描与存储格式符合国家行业标准《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31--2005)的要求。飞扬公司在整个项目的实施流程安排扫描工作人员13人。

工作内容：包括档案提卷、拆卷、案卷整理、资料分解、编写页码、扫描、图像处理、索引录入、文字校对、打印卷内及案卷目录、资料装订，光盘制作等。

扫描工作量：在此期间，共扫描库存档案资料12208卷，计55322件，1006374页（其中A3页：79104页；照片页：2205页）。

录入索引目录工作量：共计67530条，其中案卷12208条，卷内55322条。卷内及案卷目录分别打印12208卷；

系统接口
系统接口是本次项目的重点和难点之一，的目的是要实现将公文完整、规范、及时的转入到档案系统里来。通过多次讨论，最终确定了以下切实可行的接口方案。

三．项目特点

·系统集成化程度高，实现了全文检索；
·系统结合了国家海洋局的归档层次和归档要求，对各部门分散归档提供了强有力的支持，大大提高了归档质量和效率；
·形成的带红头、红章的电子文件，不用再次对文件进行扫描，能直接进行归档管理；

四．建设成果

国家海洋局总部机关档案系统及数字化建设项目是国家海洋局重要的基础信息化建设项目，通过该项目建设，国家海洋局总部机关个别不适应新形势的档案管理环节得到了发现和改进，并扫描完成100万页。目前局机关的档案实体已运往位于天津的国家海洋档案馆暂时保存。本期数字化的扫描数据已为机关的工作提供了不间断的网上查询服务，并得到了良好的反应。国家海洋局总部机关的档案信息化项目还为全系统实施档案信息化项目总结了教训、积累了经验，对海洋历史档案的数字化扫描也是一项抢救性的保护工作。

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