北京石油机械厂ERP应用案例

　　北京石油机械厂是中国天然气集团公司(CNPC)石油钻采配件一级供应网络成员单位，也是中油集团公司井控设备液压装置定点生产厂，地处中关村高科技园区中心区。

　　北石厂现有五大产品系列：螺杆钻具系列、地面防喷器控制装置系列、井下单螺杆抽油泵系列、震击器系列、减震器系列螺杆钻具系列产品，产品覆盖中石油、中石化所属陆上油气田和中海油所属海上油田。

　　从1996年开始，北京石油机械厂就通过并保持了ISO9001质量保证体系认证。2002年1月，北石厂地面防喷器控制装置系列产品获得美国石油学会颁发的API 16D会标使用权的许可证，成为世界第九家、中国第一家拥有API 16D使用权的厂家，被中国技术监督情报协会评为"全国石油专用设备质量过硬放心品牌企业"。随着公司国际化战略的制定和实施，北京石油机械厂生产的产品出口到20个国家和地区，并与国际企业开始了合作。很多国际企业都把对方的信息管理系统作为合作的重要考察因素，对于它们来说，一家连ERP都没有应用的企业在管理与生产上的能力是值得怀疑的。因此，北京石油机械厂对ERP较为关注，并开始信息收集和选型前期的工作。

　　软件选型：需求为本

　　通过参加座谈会、交流会、产品推介会等形式，北京石油机械厂选型小组都对ERP有了一个比较全面的了解，并对自己的选型确立了几个大的原则：鉴于国外的软件费用太高，本地化不够，不做考虑；成品和公司都不成熟的研究型企业不做考虑，避免沦为试验品，必须选择有成功案例的应用型企业；因为管理关注点不一样，以财务为核心的厂商不做考虑，避免ERP带上过重的财务软件胎记；最后，必须要求专业ERP厂商，具有较强的综合实力和可持续发展性。

　　先后接触了十几家ERP供应商以后，北京石油机械厂最终选择了神州数码管理系统有限公司(DCMS)的易飞ERP系统。企管部李宁主任认为：精挑细选和对比，只有神州数码易飞ERP系统是最合适的，神州数码做到了以下几点：产品功能与公司需求十分吻合；DCMS团队很讲诚信，做到的与做不到都会明言；易飞的管理模式和运作方式与公司业务较为接近，避免了企业因大的变化而产生动荡；在机械行业中DCMS有诸多成功的企业案例可以开放考察；从公司的品牌美誉度、可持续发展、企业精神等方面来看，DCMS也给选型小组留下了深刻的印象，尤其是DCMS完备的服务体系和长期的服务合作关系，消除了项目的后顾之忧。

　　前期准备：万无一失

　　选型小组根据公司需求，确定了上线的模块为管理维护系统、存货管理系统、销售管理系统、采购管理系统、应收/应付管理系统、产品结构管理系统、工单管理系统、工艺管理系统、批次需求管理系统、销售分析系统、自定义报表系统。

　　上线前，公司先进行了项目组织、管理制度及实施计划的制定，成立了由公司主要部门负责人组成的ERP小组，厂长和书记任组长，并指定了一个脱离部门的ERP项目总协调人邹总。ERP小组分成数据组、流程组、网络系统组、ERP实施组一共四个小组，实施过程中所有问题都必须提向ERP项目组再向顾问提出。

　　2003年3月项目启动，神州数码顾问开始对北京石油机械厂业务展开了详细的调研：事先向各业务部门下发了调研问卷，并与具体业务人员进行了详细的沟通。后又对调研问卷的详细的分析，项目组认为易飞ERP系统与目前企业现有的业务基本符合，可按标准实施流程体系实施。

　　调研之后，ERP小组与DCMS顾问一起确定了整体实施计划，详细标明了标准实施体系中各阶段的工作内容、时间。随后转入产品培训。DCMS顾问针对管理维护系统、存货管理系统等上线系统，进行了ERP相关知识的全员培训，历时二个月。为保证正常生产不受耽误，每周抽出一天进行培训。培训以幻灯片讲解、上机实习等形式进行，当场进行考试。此外，针对系统管理员还提供了特殊性的培训。

　　上线实施：步步为营

　　在项目的上线实施中，数据录入、流程讨论和并线是几个最重要的环节。基础数据收集和录入，包括ERP编码原则与数据收集整理，是易飞ERP实施过程中较为重要的阶段。

　　由于石油机械厂是典型的国有企业，信息化应用较晚，只有技术部门应用CAD，并没有应用PDM，所以产品的基础数据的工作量较大，难度较高。双方制定了导出导入方案，由石油机械厂将产品的BOM数据从CAD中导出到EXCEL中，并按神州数码提供的EXCEL表格格式整理导入到ERP系统中，缩短了数据整理的时间。

　　流程讨论由顾问与业务人员共同开会进行，梳理现有的业务流程，并对流程进行简化、优化，使不规范的流程规范化；流程讨论共确定了50多条具体的流程。通过流程的规范，改变了目前存在的一些不合理的管理方式。顾问整理出了《ERP作业流程》，由项目组组织来讨论定稿。

　　2003年10月8日，系统进入试运行，试运行主要目的是检查数据的准备性与制订的业务流程可行性，并协调各部门间的配合。这个阶段，数据的准确性问题和流程的可行性、各部门之间的矛盾等问题得到了充分暴露。顾问与小组成员针对这些存在的问题，经过2个月的调整，数据的准确性得到了大幅提高，并建立了问题处理机制。进入试运行经过二次月结后，部门的协调已经没有问题，经过与手工单据及帐本对帐一个月后，公司已经开始甩掉部分手工单据及手工帐，完全交由ERP系统来处理。

　　项目收益：苦尽甘来

　　由于双方的全力投入，上线工作非常成功，由此带来的效益也显而易见。大家的一致的评价是"累，但真好，管理规范了；离不开ERP了"，ERP已经成为石油机械厂日常工作离不开的工具。

　　由于ERP项目的有力推进，北京石油机械厂已告别了手工作业。所有单据报表的产出都由易飞ERP系统提供，从而有效提升了工作效率。工作效率的提升间接地让人员能在相同的时间内处理更多的工作，有更多的精力控管采购与生产进度。而且，通过系统强大的数据汇总及分析功能，许多管理上需要的信息变得唾手可得，使得主管可以轻松的从原先原始的，零散的数据中获得有意义的管理数据，以便高层主管能正确掌握企业现状及趋势，进行必要的决策工作。

　　此外，通过建立科学、合理、规范、适用的品号编码体系，使现有库存内品号做到了一物一号，保证了库存资料的唯一性、正确性，避免了管理上的混乱，为实现"精细管理"打下坚实的基础。严格的ERP流程管理，规范了采购、销售、生产、财务的业务流程，业务流程系统化、集成化堵塞了管理漏洞，降低了企业的管理风险。ERP重组后的业务流程，实现了采购管理系统、库存管理系统生产系统异动数据同步处理，高度集成了进销存财务，真正实现了一单多用、资料共享的效果。克服了手工重复录入及人为归集等原因造成的资料错误。

　　ERP小组成员透露，系统正式运行后，公司的库存结算由原来的10天缩短到了7天，库存准确率达到了96%，库存出入单据时差控制在了1天以内，负值库存数量0项；订单交货追踪准确率达92%；采进货追踪准确率达94%。

　　后记：

　　通过第一期进销存、生产系统的实施，公司初步实现了物流的精确控制，理顺了企业进销存生产各环节的业务流程。2004年8月，北京石油机械厂又向神州数码购买并实施了工作流系统。随后，为了进一步提升管理，实现物流、资金流、信息流真正的统一，实现资金流与物流的交互控制，北京石油机械厂又于2004年10月续购了易飞ERP系统的生产成本、自动分录、会计总帐系统，迈上了信息化建设和公司腾飞的又一级台阶。