公文流转：一年省下6万元11万分钟

        麦辣鸡翅、新奥尔良烤鸡腿堡会和协同软件有什么关系？和大多数人一样，记者也认为两者完全“风马牛不相及”。但当记者走入“中国禽疫苗十强”乾元浩生物股份有限公司的总部时，才发现“世界是普遍联系的”真理依然奏效。

        揭开禽疫苗产业的神秘面纱

        2003年以来爆发的禽流感，在2005年便已经造成全球经济损失30亿美元，重创中国经济870亿美元。2004年7月，乾元浩生物股份有限公司以1.28亿元注册成立，担任起了禽流感“狙击手”的重要职责，是农业部指定高致病性禽流感、口蹄疫、狂犬病、猪瘟、高致病性猪蓝耳病疫苗的生产企业，是中国国内最大的禽疫苗生产企业，也是国家动物防疫体系的骨干支持力量。乾元浩公司拥有具备国际先进技术水平的四个GMP生产基地——南京生物药厂、郑州生物药厂、保山生物药厂和北京生物药厂。目前可生产动物生物制品50余类、近200个规格，年动物疫苗产能300亿羽（头）份，产品国内市场占有率居行业首位。

        “生物制药产业是一个有着严格监控体系的产业，因为疫苗的生产实际上是复制病毒生产抗原，产品的质量、标准不仅对食品安全至关重要，也牵涉到了国家安全。”乾元浩公司办公室主任刘建兴这样向记者说到。

        几十万枚鸡蛋的质量控制，如何实现？

        禽流感疫苗的生产，是通过受精的鸡蛋来实现的。生产过程涉及孵化、接种、收获、浓缩、灭活、乳化、分装等多道工序，“要出一个好产品真不容易。”以病毒接种为例，将病毒接种到孵化10-11天的鸡胚中进行培养，在15天的时候收获抗原。但是在接种前必须对数十万枚鸡胚的活性进行筛查，挑出坏死的和异常的鸡胚，禁止进入下面的环节，否则在接种和收获过程中可能对整批产品造成污染，影响疫苗质量。

        客观上来说，鸡蛋出现坏胚，是人为无法控制的。所以乾元浩公司的领导，高瞻远瞩，提出营造先进的企业文化，创造和谐的文化氛围，以文化来指明方向，指导员工的行为。这样就尽量减少了在生产的每个环节中个人负面情绪因素对产品质量的影响。而文化的形成需要良好的沟通，沟通效率的提高，又决定了制度优化的成效。协同OA中的论坛功能和公文功能是乾元浩公司看好它的最初因素。

        传统公文流转：“人情时间”损耗大，压文丢文难杜绝

        在没有使用OA协同系统之前，乾元浩公司内部成员之间的沟通，基本上是通过传统方式来实现。分支机构和总部之间通过电话口头沟通，或以传真、电子邮件、快递的形式传送公文。这就存在两个主要的不便之处，流转效率较低且成本高。

        “我们公司每年收外来文平均有200个，但随着业务规模的扩大，今年上半年就收了150个，分支机构请示批复的文大概是400个，发给分支机构的文100个左右。其实总量也就700个，数量上不算特别多，但其中牵涉的精力不少。比如，我们传统处理的流程不加折扣的正常流转，情况是：前台收到传真后，上下午各送两次，比如上午是9:30/11:30送。这个时候从收到公文到送到办公室主任填写拟办意见，可能就有半个小时到一个小时的时间损耗；而接下秘书再去找相关人。相关人如果忙的话，秘书还不好意思打扰他，只能说放在那里待会去取。这样，如果一个文件不是急件（需要立刻处理）的，所有环节的人都在的情况下，至少需要4个小时才能处理完。这个是效率问题，还有一个就是压文和丢文的情况，也是存在的。”

        刘建兴主任坦言，当时想解决这个问题的时候，并不了解协同，只是想到了OA软件。但经过了解，发现“协同”比“OA”的功能更强大，于是在多家选择比较之下，最终使用了用友致远的A6协同办公系统。

        协同OA：公文流转一年省下6万元11万分钟

        “现在，我们计算过，一个非急件的公文流转，原来需要4个小时，现在是80分钟完成。”刘建兴主任在记者的追问下，说出了前后对比的一组详细数字。

        记者为乾元浩公司使用协同OA算了两笔账。从时间上来说，一个公文原来是4个小时240分钟，现在是80分钟，则节约了160分钟/公文，一年700个公文就节约了112000分钟。

        从经济上来说，如果按照平均每个人时30元的薪资来计算，则节约了56000元/年。再加上内部公文流转通过协同OA传输， 大大降低了流转成本，按照一个公文10元的传送费用计算，一年700件，就可以节约下来7000元。这样就可累计省下约63000元/年。

        协同推行中的故事：三大战役奠定胜利基础

        协同是组织的信息变革。从本性来说，人都是比较抗拒变革的。那么乾元浩公司又用了什么方法在内部使员工认同协同办公系统呢？刘建兴主任给我们讲述了协同推行中的“三大战役”。

        第一，一把手战役。尽管在协同上马之前，办公室杨耀天就已经多次调查了公司内部各个单位的情况，但真正要引起重视，还是要请“领导”做协同OA的形象代言人。请好代言后，办公室3个月内连续组织了十二次视频会议，专人讲课，自己编写PPT就有几十个，甚至还下到工厂去亲自讲授答疑。但最重要的是，每次视频培训，都请领导出来讲话，由于老总的号召力强，大家也就重视起来，推行进展很快。

        第二，榜样战役。刚推行协同OA的时候，有位公司高管仍然在用电子邮件传递公文，并且还打电话过来问收到没有。办公室就因势利导，不仅明示协同是唯一通道，而且演示了协同后可以省去确认的麻烦。老总通过“加小灶”培训后，这才发现协同真的是个好东西，于是，办公室就以此写了个案例全员传播，收效巨大。

        第三，种子用户战役。乾元浩公司信息化应用水平参差不齐，特别是某些分支机构，可能账号还没有做到全员覆盖。但办公室非常珍惜这些有机会能够上网的同事，做到只要他们上了协同，协同上就有新东西，进而帮助他们完成工作，让大家感觉到不错。这样，在种子用户的传播下，日后的全员推广也就顺水推舟了。

        办公室的新尝试：用协同梳理流程

        在与办公室主任刘建兴和员工的交谈当中，记者体会到，乾元浩公司“美好生活从点滴开始”这一企业核心理念和 “用心做事、立即行动、开心工作”的工作作风，已经在他们身上留下了深深的印记。刘主任透露，办公室接下来的工作是用用友致远的协同平台做流程梳理，理清哪些环节是必要、合理、高效的，用信息控制来加强管理，将进一步提升乾元浩公司的软实力。

        在禽流感爆发时，麦当劳总部听说越南尚无足够的财力来检测禽流感病毒后，就帮助集资了数十万美元用于越南家禽的禽流感疫苗接种。而就在09年5月，乾元浩生物股份有限公司郑州生物药厂生产的30吨禽流感（H5N1）灭活疫苗输往越南。 谁又能说，麦辣鸡翅、新奥尔良烤鸡腿堡会和乾元浩公司的协同应用毫不相关呢？