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HR:制定弹性工作制界线

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随着网络与电子邮件的发达,传统朝九晚五的工作时间模式被改写了,愈来愈多的公司采取人性化的“弹性工作”制度。但身为管理者该如何拿捏分寸?

作者:www.chinasi.cn 2008年4月14日

关键字: 弹性工作制

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  随着网络与电子邮件的发达,传统朝九晚五的工作时间模式被改写了,愈来愈多的公司采取人性化的“弹性工作”制度。但这也给管理带来了挑战与争议,身为管理者该如何拿捏分寸?

  将责任定义清楚

  一般而言,弹性工作的定义大概可以分两种:一是“早来早走、晚来晚走”,每天至少需工作满8小时;另一种是没有时间限制的“责任制”,只要在期限内将工作任务完成即可。

  不管采取何种方式,“沟通”无疑是实施弹性工作制最重要的一环。尤其每个人工作不在同一时间,对于所谓“责任”的定义就必须更清楚。

  现在电子、网络虽然很发达,但是你却看不到人与人面对面沟通时,可能反映出的态度和表情,这些隐藏性因素对于主管的决策往往也很重要。

  虽然通过E-mail的文字沟通,有时候可以抵减一些人际沟通时可能会产生的负面情绪,但真正重要的不是沟通工具的便利性,而是每个人在弹性的工作环境里,对于工作规划的前提与目标是否都清楚地接收到。

  因此除了善用便利的电子邮件外,部门内也一定要有彼此分享的共同时间。尤其对主管来说,一定要在共同时间内,对所有成员状况都有很好的掌握与分享,这样员工之间才不会有认知上的落差。

  用自律文化影响员工

  在弹性工作制度下,如果要兼顾纪律与效率,最好的方式有时未必是另订一套严格的规范,而是在公司内部形成一种“自律”文化,透过文化去影响、约束员工的行为最有效。通常越是在人才竞争激烈的环境里,“自律行为”就越比设计任何防范制度有效。

  虽然弹性工作制是基于人性化的考量,容许员工的工作模式有差异,但是公司运作毕竟还是要有纪律维持,如若规范不清楚,就容易形成部门之间产生过大的管理差异。此时,身为主管,最好也要有一套标准,尤其是人事主管,更要去清楚定义弹性工作的范围,并提醒主管,不要让公司部门内有太大的差异。

  正如同样工作到晚上11点,隔天上班时,有人是9点多到,有人却是10点多或更晚才到一样,这时主管如果把握不好分寸,员工就会质疑:“界线到底在哪里?”处理不好,内部士气就会被扰乱。如果刚好公司有加班费规定,这时人事主管或是主管就可以提醒员工:“工作晚不代表可以晚来,公司可以报加班费。”

  另外,适度的辅助措施也是维持纪律的好方法。例如,在奥美公司,他们虽然没有严格规定员工的上下班时间,也不打卡,但是他们要求员工必须填写日报表,每日记录与客户、厂商互动的进度等。透过这种沟通模式,仍然可以在弹性与纪律之间取得平衡。

  切忌“时紧时松”

  对主管来说,在管理上要切忌“时紧时松”的态度,因为自由的弹性往往会“一放难收”如果真的碰到非要采取紧缩的管理政策时,主管一定要在沟通上有所准备,尤其在主观的想要“导正”员工行为前,这个过程非常重要。千万不要光有想法或听到别人给的意见,就武断地公布新规定。多与员工沟通新的想法,听听他们的意见,才能让新政策落实的机会增加。

  其实现在年轻的员工,只要你把新制度后面的道理解释清楚了,对于新的管理想法,接受度通常不会太低。

  此外,主管也会碰到“越有能力的人意见越多”的管理难题,有时决策意见很难不受影响,因此也难免要用特殊的方式来解决,但更重要的是,公司的制度毕竟还是主体,千万不要让个人问题形成管理上的挑战。如果平日横向与直向的沟通都畅通无阻,员工反弹的声音自然会减少。

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