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南天信息:构建OA协同平台,释放一体化管控效能

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南天信息内部信息化水平较高,除引入多套大型专业系统外,还有自行开发的很多小系统。然而,信息化系统对公司日常办公业务规范和管理的作用机制却较为弱化,这主要体现在三方面。

来源:业界供稿  2016-06-07 21:34:36

关键字: oa 万户网络

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以规范日常办公为目标开启OA选型新路径

南天信息内部信息化水平较高,除引入多套大型专业系统外,还有自行开发的很多小系统。然而,信息化系统对公司日常办公业务规范和管理的作用机制却较为弱化,这主要体现在三方面:第一,企业的协同办公能力较低,急需实现信息文件的快速传递、资源的共享与利用;第二,协同办公范围广、跨部门、跨组织业务频繁,费用管理需要得到有效控制;第三,以纸质为载体的管理制度、流程、规范难以快速复制、推广,不适应企业的快速扩张、发展。

为最大程度的满足企业现阶段的发展需求,南天信息希望通过强化对日常办公的平台化管理,以全新的无纸化办公方式和方便快捷的系统管理模式,对日常办公中涉及到企业门户、信息管理、工作流程等办公管理工作,实现质的飞跃。明确了公司现阶段信息化建设目标是建设一个集内部通讯、信息发布、费用控制为一体的协同办公平台后,南天信息将本次信息系统建设需求指向了协同办公系统。

在接下来的OA系统选型中,南天信息对市场上多家主流厂商进行调研和考察后,最终选择由万户网络承担此次协同办公系统建设的重任。相关负责人介绍,南天信息的协同办公系统选型目标十分清晰:首先,所选用的系统需要具有专业的协同办公流程审批体系,以满足公司迫切的费用控制需求;其次,是易用性,OA软件需满足用户的工作习惯和应用习惯,从而使系统可在短时间内在公司内部使用起来并得以顺利推广和普及;最后,考虑到南天信息的子公司、办事处以及系统用户数众多,所以选用的协同办公系统必须能够满足大范围、大并发的用户压力需求。

以工作流程管控为核心 激发业务协作效能

与万户网络(www.whir.net)合作,南天信息以协同办公平台的流程管理为核心,通过门户的个性访问、信息的交流共享、流程的高效运转、沟通的高效便捷,保障了企业日常办公管理工作的科学性和规范性。

1.首页门户

应南天信息应用需求,OA首页界面秉承简单有效的原则进行设计,无论是登录前门户还是登录后门户都采用简单实用的首页布局。首页门户放置了公司新闻及通知、图片新闻、公司制度、公司信息、工会专区、人力资源专区、信息系统使用及常见问题处理等栏目用于用户各类信息的发布和共享。作为各个栏目和功能快捷入口的首页,将面向全公司的信息及时传达各部门和各地区,方便了用户对信息进行查看和业务流程办理,提供给公司全员更快捷的事务高效办理方式。

2.信息管理

通过对不同信息及资料的业务类型进行统一分类处理,设置了新闻、通知资讯、图片新闻、财务制度、员工手册、安全管理制度等栏目,以不同的信息模块来达到信息的快速传递,有效帮助员工根据业务内容范畴快速查询到企业信息资料,而且通过不同用户权限的控制达到监督管理的作用。信息管理模块的建设使南天信息一改纸质、传真的信息通知和传递方式,在公司内部建立了有效的信息发布、共享、利用和沉淀渠道,并随着公司信息量的扩展和业务范围的扩展,实现了跨区域的信息传递。

3费控流程

费用控制流程是南天信息工作流程建设的重点内容,包括报销、借款和付款三类流程。费控流程审批应用范围广,使用频繁,不仅通过开发实现“财务审批规则”、“财务批量办理”、“财务查询”等办公费控功能,通过多循环和多级别的流程审批过程,将费用金额和人员作为审批权限,以由上至下的分级授权形式,实现一般费用流程的及时办理,从根本上解决了南天信息业务费控需求,而且使费用支出、报销等环节可跟踪、可查看。

同时,费用控制授权形式更是考虑到了南天信息协同办公系统后期的扩展要求,使审批环节的扩展性变得更强。南天信息流程应用十分深入,系统中的数据量也非常大,从2014年11月系统正式上线以来,仅仅报销类中的5个流程的数据量就已达十万多。

4.论坛

论坛是企业内部员工进行交流的平台,可以让员工在工作之余进行交流沟通,劳逸结合,提高工作效率,各部门可以拟定板块,然后在系统中提报OA需求新增流程,管理员可以设定对应的模块,然后各部门就可以互相讨论及发帖。

各员工可以在论坛里畅所欲言,提问与回答、进行投票、写作日志,交流工作和生活中的经验,提供了一个很好的学习交流平台,为南天打造学习型组织奠定了基础。更重要的是论坛的启用给南天信息协同办公的推广起到了非常积极的作用,很多系统应用问题都在论坛里得到了有效反馈。

案例小结

南天,是中国IT人营造梦想、实现梦想的舞台。在发展浪潮中,南天必将不畏艰险,直面挑战,利用最先进的信息化手段打造一体化智能办公新模式,而作为中高端协同办公首选品牌的万户网络必将积极与南天信息携手探索电子化协同办公新模式,为企业的管理运营与未来发展奠定坚持的信息化基础。

南天信息公司介绍

云南南天电子信息产业股份有限公司(以下简称“南天信息”),成立于1998年,于1999年8月18日在深圳证券交易所上市(股票代码000948),是以信息产品业务、系统集成业务、软件业务、服务业务和支付业务为主体,兼顾其它领域发展的现代化高科技企业。在中国金融行业信息产品市场中,南天信息有着突出的成就,其研发的PR系列专用存折打印机、网银终端、网点排队机、自助缴费机、机场自助值机等产品,不仅覆盖国内各大银行,而且已出口到新加坡、韩国、马来西亚、中东、俄罗斯、德国、意大利等28个国家或地区。

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