企业ERP系统升级时易陷入的10大误区

ZDNET至顶网CIO与应用频道 07月11日 专栏：ERP软件系统升级通常被视为是一项费时费神的、复杂的工作。而如果在升级过程中，能避开某些误区的话，则可以帮助企业在进行软件更新时，还能保证系统维持最高性能的运行状态，不影响最终用户使用该系统。这对于那些依赖ERP软件系统而又需要进行升级以使其发挥更大优势的企业来说，尤其重要。

下文将列出GSI公司首席执行官、总裁Kevin R. Herrig所认为的企业管理者在ERP升级过程中应当避开的10个关键性误区。

1、预先不向用户解释新系统的意义

如果你想要升级项目失败的话，那么保持用户不知情的情况下进行。我们已经进行了大量的升级工作，始终能将成功的项目从那些不是那么成功的项目中分离的一件事便是与用户的交流问题。进行升级工作时预先解释商业案例、公司和员工的获益以及在终端用户体验（从绿色屏幕到网络客户端，从Windows客户端到网络客户端，等等）中的任何变化的企业，是最成功的。为什么？软件可以运行，硬件也可以工作，但是如果用户不补购的话，一切都没意义。没有什么比得上用户感知性更加具有政治影响力了，如果他们认为系统不能工作，那么系统就是不能工作。

2、没有针对脚本和终端用户进行系统负载测试

任何系统都可在少量用户的情况下运行，但是满载用户、成批作业以及EDI情况下会发生什么呢？如今大多数的ERP系统都在预设能够处理标准的用户负载下出现，但是你的负载是“标准的”吗？你如何知晓呢？唯一能够确实决定的方法是对系统进行负载测试。为系统负载测试的最准确的方法是使用软件和脚本的负载测试，同时有实体用户。如果你只用脚本的话，你就不能看到用户错误的影响，如果你只使用用户人员的话，你就不能真正地模拟成批作业和EDI的效果。但是如果你不能同时进行这两项的话，选择一个并运行。哪一项都比什么都不做好10倍。

3、不执行上线模拟

上线模拟，或最后彩排是在你提前找出是否一切能够按计划运行的时候。同时是你为所有不同的上线任务捕获时间控制的时候。如果你不在相同条件下进行实践的话，那么你就需要计划上线（例如，如果上线是在周末的话，模拟上线就需要在周末进行）时进行了，你会碰到不在计划之内的问题，会面对的问题包括：

• 用户能够在周末访问系统数据吗？
• 使用系统时会遇到备份或维护时段吗？
• 办公软件是开放使用的吗，AC是可用的吗？

这些问题中有一些可能听上去是微不足道的，但当你处于压力之下，在新系统上花费了成千上万有时甚至是数百万美元的时候，你最不想出现的事情便是被延误，因为你会错过那些原本很容易抓住的商业机会。上线模拟是为了尽可能多地消除不可控变量。

4、没有认真进行变更管理和测试

从前，我们使用一份一份的纸质报告来解决具体的业务问题。如今，所有的事物都是电子打包的，以尽可能多地同时解决“类似的”问题。这可能会造成一些问题，因为你所需要的升级可能会是大得多电子软件升级(ESU)中的一小部分。一个ESU便可设计成上千个小项目，这与纸质报告截然相反，能够直接解决你的特定问题。随着ESU的到来，你必须彻底搞清楚变更以及回归测试每一个业务流程的影响，即使在升级之前还能够正常工作，假如你不想将额外的“因素”引入到业务环境中。

5、指定内部人员作为唯一的项目管理者

许多客户认为他们可以通过撤销顾问项目经理并自己亲力亲为监督项目，能够节省一大笔资金。但是对于升级工作来说，这却是省小钱吃大亏的。顾问项目经理的通常实施过很多升级项目，因此他们知道如何避开升级误区。提前避开这些误区，将会使投入升级工作中的资金与时间都得到可观的节省。

6、在升级进行之前，不与最终用户进行沟通

从90年代早期企业就已经使用ERP进行工作了。事实上，终端用户根本不喜欢改变，因为变更会给他们带来额外的工作，更不要提系统升级了。他们宁愿面对旧系统的怪异和低效，也不愿去适应于一个新的、强大的系统。唯一能使他们高兴的方式是提供一致的用户体验，为了达到这一目的，你就必须沟通、沟通、再沟通。

7、只用传统方法进行员工培训

如今，企业大多都倾向于派遣更少的员工做更多的工作。这意味着员工必须要做比以往多得多的事情。更多的职责=更多的培训=更多的工作=更少的时间与他们家人相处。这就是为什么企业培训（培训1.0）没能持续进行下去。什么是培训2.0？你可以通过创建用于请求式检索的详述大部分关键商业过程的录制视频的知识塔来扩展培训内容。这种培训强化了在专项培训中所教授的内容。同时培训2.0将允许培训学员随时查看培训内容。

8、没有将所有权部件转向开放商业标准

将所有权部件移动到开放商业标准会加速将来的升级工作。此外，那些遵守开放商业标准的部件显然是更流行的。注重移动到开放商业标准的两大所有权领域是报告和界面。如果你可以移动其中之一或两者，那么你的下一次升级工作将会花少得多的时间。

9、在升级之前没有解决安全和归档问题

如果你在升级之前进行了归档，你将会节约时间和金钱，因为表格转换运行会更加快速。作为一种附加利益，归档会加快对大型表格的查询速度，这会提高终端用户体验。（正如我们所注意到的，这对于成功项目来说是一个重要工作。）至于安全方面，所做的每次尝试都应当遵循“所有的门都是关闭的”的模型。这并不总是实用性的，但你至少应当将其列为每次升级工作会话需认真对待的主题。系统发展得越多，其就会变得越发易受攻击。没有公司想要那些带有机密信息的竞争者或已终止的员工。

10、认为新员工可以在几周时间内拥有15年时间的工作经验

升级项目并不会以完全固定的频率进行。因此利用最有经验的技术顾问是重要的，以使你的系统在升级期间能够保持最佳运行状态。如果你像大多数公司一样的话，你应该具有几位专门从事该项目的顾问和内部人技术员。如果系统总是处于故障状态，就无法完成任何的工作，但是资金却一直在流失。有经验的顾问就像对他们的手背面一样的熟悉数以百计的INI配置设置，以及成千上万次的转换，多重的OS/网络设置、协议、负载平衡器等等，他们会使系统在升级过程中保持稳定运行状态。升级项目的技术部分就相当于的“房子”的地基。如果地基基础崩溃的话，房子也就不复存在了。