简化文档整理的5款App

ZDNET至顶网CIO与应用频道 06月23日 专栏：如果你是一个系统管理员或网络管理员或程序员，你知道一定最无聊的事是莫过于把有关系统、网络、或项目等资料进行归档。但这事还必须得有人做，做了一堆的事情后，如果没有适当的资料文档就很可能会忘了是怎么完成的——因为这些信息会从记忆里溜走的。更糟的情况是，你卸职走人，接手的那位对于你做过的事会毫无头绪。不管是哪一种情况都只会说明你做事不靠谱。为了避免这种情况，你必须做资料归档这码事。

不过，做这事的最佳方法是什么呢？打开一个文字处理器后，开始往里面输入随机的资料信息？或是利用一个专门的应用程序来简化这个过程？用专门的应用程序自然有可取之处，但应该用哪一款呢？我在下面列出5款应用程序，都是可以用来简化资料归档的。其中有些软件是用来完成某一项特别的工作的，有些是一般性的软件，在多数情况下都有用。

1: Sphinx

Sphinx（图A）是一款基于文本的工具程序，主要对象是那些对程序文档工作有深刻了解的人。Sphinx可在Linux、Mac和Windows上运行，包括的功能可助你快速入门以及构建文档。第一步是运行Sphinx快速入门（Sphinx-quickstart）建立文档的目录结构。Sphinx快速入门会问你很多问题（在大多数情况下，选默认的答案就可以了），然后会发指令告诉你填入主文件，并创建其他源文件。然后，运行make builder命令建立资料文档。

图A

2：Scribus

Scribus（图B）不是专门用来创建文档用的，但Scribus的页面布局系统的功能强大和有效。用了Scribus这样的工具就不用折腾文字处理器（一个常常叫你抓狂的东西，因为它该换行时不换行或是把图像放错位置）。利用Scribus可以精确控制放置地点——文本框、图像、层……诸如此类的。Scribus可以在Linux、Mac和Windows上运行，生成的PDF文档具有专业水准、四色，可以直接送打印机打出来分发给员工和客户。

图B

3：Dia

Dia（图C）是一个免费开源的绘图编辑器，可以创建简单的示意图。用了Dia就不用为学习使用复杂的绘图工具头痛了。Dia提供一个大对象库做绘图用，对象库里有标准的网络符号对象、有流程图用到的各种形状、有控制论符号对象等等。Dia的界面是清一色的拖放，拿Dia绘图很容易上手，并可以迅速完成。图完成后，可以保存为Dia原始格式或是以图像格式导出（然后再导入Scribus之类的程序里）。

图C

4：Geany

Geany（图D）不仅仅是个简单的跨平台文本编辑器。Geany也是一个易于使用的图形化文本编辑器，可以处理XML格式的文档任务（DocBook那种）。Geany功能里包括语法高亮、代码折叠、自动完成符号名称、自动添加XML和HTML的右标签及呼叫提示等等。Geany支持一大堆的各种类型的文件。

图D

在Geany里可以创建项目并为每个项目独立指定诸如文件类型、编码和行编码（Line endings）之类的东西。虽然Geany主要用于编程写代码之类的项目，但Geany也是一个优秀的工具程序，可以帮助你构建文档。Geany有一个插件叫GeanyGenDoc，可以自动生成基于源代码的文档。想了解更多有关GeanyGenDoc的信息，请参看在线手册。 

5：Calibre

Calibre（图E）可以将文档转换为一个电子阅读器格式。文档一般都是特别的长，没有人想拎着它到处转悠。你大可以把原始的.HTML或.DOC文档转成一个.MOBI或.EPUB文件，然后可以装到一个电子阅读器、平板电脑或智能手机里。Calibre还可以生成一个方便的目录，便于文档导航。

图E

值得花这些功夫

文档可以不是噩梦，有了合适的工具，就可以将文档整理好。如此，当其他人接手时，他们就能够找到所需要的信息，有效和准确地完成工作。文档没处理好，做什么事都会花掉更多的时间和金钱。