经济危机下导致项目风险的原因及其相应对策

　　08年下半年的减员风暴，并不能够帮助企业顺利渡过经济危机。09年年初，一场降薪减员风暴也已经普天盖地的席卷而来。在这种情况下，凭空给企业信息化项目带来巨大的风险。根据笔者了解，如下两方面原因增加了信息化项目的风险。

　　一、降薪减员，导致企业关键用户的流失。

　　在降薪减员的大背景下，直接导致了项目关键员工的流失。在信息化管理软件中，特别是对于正在实施的信息化项目，软件关键用户是信息化管理软件得以上线的一个保障。俗话说，临阵换将，兵家大忌。在信息化项目推进过程中，关键用户的流失，对于信息化项目，可能是一个致命的打击。因为关键用户不但懂得企业的业务流程与管理要点;而且通过一段时期的培训，已经了解了如何把企业业务流程跟信息化管理流程结合。当这些关键用户流失，抽调其他员工临时上阵的话，效果不会很好。一方面其可能不是业务主干，对于企业业务流程、实际工作中遇到的难点可能并不清楚;另一方面，其由于错过了前段时间的软件培训，可能就不了解如何把实际业务在信息化管理流程上运作起来。

　　可见，关键用户的流失对于信息化项目来说，是一个致命的打击，其会直接增加信息化项目的失败风险。

　　二、人心惶惶，得过且过。

　　在经济危机的影响下，企业纷纷减薪降福利。如果人事部门组织不好，企业内部谣言满天飞的话，直接会导致企业员工人心涣散。在这种情况下，企业若实施实施信息化项目的话，遇到的阻碍会比平时多的多。

　　一方面，由于信息化项目的推进，员工会增加许多额外的工作量。特别是到项目上线初期，像进销存管理、ERP系统等等都会要求企业员工进行手工帐与系统帐并行。也就是说，这会成倍的增加员工的工作量。此时，若项目小组成员不是一条心的话，那么这个双线并行的工作很难开展下去。

　　其次，信息化项目推进过程中的某些作业，要求员工有极高的责任心。如在进行ERP项目时，基础资料的整理、业务流程的重组等等都要求员工具有比较高的责任心，才能够做的好。而这些工作往往在当时并不能够立即检验其好坏，即使员工报着做一天和尚，撞一天钟的态度来处理，在短时间内也不能够发现有什么不对。而只有当软件后续使用过程中才会发现。但是，此时已经为时已晚。无论是重新导入数据，还是重新定义业务流程重组，都意味着信息化项目有一半要推倒重来。

　　所以，经济危机下员工人心惶惶，项目小组成员不齐心，也会增加项目的风险。

　　那么在经济危机的大背景下，CIO该采取一些什么措施来降低信息化项目实施过程中的风险呢?针对这个话题，笔者有如下几个建议，可供大家参考。

　　建议一：建议人事部门采取有效措施稳定人心。

　　其实，在经济危机下，员工人心波动往往是正常的。但是，如果人事部门管理得当，这种忧患意识往往能够转换为动力，反而可以促使员工更加为企业卖力。如笔者就非常佩服自己企业的人事经理，他在这方面很有经验。在去年下半年全球性的金融危机也开始影响我们企业。那时，人事经理就通过各种途径让员工了解经济危机给我们企业带来的压力与挑战。在这方面，企业没有遮遮掩掩。

　　同时又非常有技巧的通过非正式途径传播公司应对危机的一个措施，就是通过绩效考核的方式来裁员。这就使得很多员工从关注薪酬转向保住岗位，要为保住岗位而努力工作。在人事经理的努力下，从08年下半年到现在为止，员工的积极性与敬业精神都有了很大的提高。在这个时候，笔者乘着生产车间任务并不是很重，同时出于降低企业库存成本的考虑，在生产部门推行一个生产排程的信息化管理项目。以帮助生产部门提高生产计划的准确性。从而进一步提高采购计划、预计到料日期的准确性，从而降低企业库存成本。在这几个月中，各个相关部门员工在遇到需要的时候，也会主动加班。而且有些任务，如基础资料的收集等等，只要把任务布置下去，不用笔者去催促，他们都会主动去完成。这主要是因为员工担心失去工作，就会努力在规定时间内保质保量文完成任务，即使加班也在所不惜。所以，遇到经济危机员工人心涣散的情况下，笔者认为CIO应该跟人事部门打好招呼。在信息化项目实施之前，最好能够通过一定的措施，来激励人心。把员工的忧患意识转化为工作的动力。

　　建议二：扩大项目小组成员，关键时有人可用。

　　在经济不景气的情况下，适当扩大项目小组成员的规模，有助于CIO避免因为人员流失给项目带来的打击。从以上的分析中，我们已经可以知道，临阵换人对信息化项目的打击是非常大的。除了跟人事部门一起采取一些积极的措施，稳定项目小组的队伍之外，CIO还可以采取扩大项目小组，多招纳一些有经验的员工来充实项目队伍。如此的话，即使某个员工离职了，那么同部门的员工仍然可以马上顶替上来。

　　由于经济不景气，员工的工作可能会相对清闲一下。在这个背景下，从每个部门抽调两到三个有经验的员工到项目小组中来，可能并不会对部门的正常运作产生负面作用。而这又可以避免某个员工离职而给项目带来的不利影响。所以说，在这个大背景下，这么做是可行的。

　　如笔者以前在实施ERP项目的时候，知道生产经理可能会辞职，因为其合同还有三个月就到了。而且，在公司的要求下，他也没有续签的迹象，但是又没有明确拒绝。为了保险起见，在组建项目团队的时候，笔者借口生产部门任务比较重，要求生产部门除了生产经理之外，在抽调一个有经验的生产助理加入到项目团队中来。虽然后来这个生产经理没有离职，但是这种保险措施是必要的。

　　故如果大家觉得项目小组成员稳定性不高的话，那么笔者就建议大家，可以多叫一些人加入到项目小组中，作为项目的后备人才。俗话说，害人之心不可有，防人之心不可无。采取一定的安全措施，有利于项目的顺利推进，减少项目风险。特别是现在这种大背景下，更加有必要。

　　建议三：做好相关的文档记录，以备后续查询。

　　另外，为了减少项目风险，最好能够在培训过程中，做好相关的纪录。这在经济危机员工不稳定的情况下，尤其的重要。如果有了完整的项目文档，则即使有关键用户离职了，那么后继之人要掌握项目的内容，也会轻松许多。如在实施ERP项目过程中，如果业务流程重组有完整的书面文档。则即使在上线的时候，某个部门关键用户离职了，则有书面文档为证，原先定义的业务流程才不会被其他员工推翻。若要挑选一个员工来做这个部门的关键用户，则有了这书面文档的帮助，他也可以在最短时间内掌握新定义的流程。

　　所以说，完整的项目文档可以降低信息化项目的风险。这个项目文档有多种形式。如果有条件的企业，最好能够外部实施顾问的培训课程都能够录下来。如笔者企业在实施ERP项目的时候，我们就通过摄像机全程录制了实施顾问的培训情况。然后这个资料就成为了新员工培训的重要内容。有了这份资料后，后续的软件培训都可以省很多心。而且在软件使用的过程中遇到疑问，还可以观看这个培训视频来寻找答案。而且，这个反应原场景的视频资料，比书面资料更加的形象，效果也更加的好。

　　当然，书面的项目文档也不可少。如在多数项目过程中，都少不了编码原则。CIO不仅应该把编码原则通过书面文档定义下来。而且，最好能够注明当时出于什么考虑要这么编写。是否还有其他的不同意见等等。要把这些信息都记录下来。通过一个正反对比，用户看过映像才会更加深刻。最重要的是，人的知识可以随着员工的离职而流失。但是项目文档这些内容则会永久的保存下来。所以，在经济危机下员工队伍不稳，流动性比较大的情况下，若能够做好项目文档的管理，则可以在很大程度上降低由此带来的项目风险。对于保障项目的顺利进行、成功上线，有着不可磨灭的作用。