济青高速公路青岛办公自动化应用案例

　　近几年，我国的高速公路建设有了飞速的发展，特别是山东的高速公路在全国有口皆碑。自1998年以来，山东高速公路通车里程连续六年蝉联全国第一。上世纪九十年代的第一个春天，山东省第一条高速公路--济南至青岛高速公路破土动工，1993年12月18日，全长318公里的济青高速公路建成通车，山东没有高速公路的历史从此画上了句号。齐鲁大地上第一条高速公路——济青高速公路为齐鲁大地的经济带来了勃勃生机，它已成为一条高速、高效、高安全系数的“黄金大道”。

　　随着高速公路信息系统的投入建设，使高速公路整体管理工作上了新台阶，但在内部办公管理方面，却相对滞后。有的单位实施了办公自动化系统，但大多数还停留在信息发布和信息共享层次上，很少能与高速公路系统内部管理业务结合，艾思维软件根据在高速公路行业的了解优势，推出了高速公路办公自动化系统，并得到推广应用。

　　一 办公自动化系统的主要内容

　　艾思维办公自动化系统引入了全新的知识管理理念，以知识管理、创建学习性组织作为系统主线，确保提高工作效率，提升企业核心竞争力。系统还引入新的协同体系架构，将办公自动化系统定位为协同门户，提供各种业务扩充的整合，并作为业务应用的统一访问入口。

　　该办公自动化系统涉及的内容比较多，涵盖了一般意义上的办公自动化，还具有高速公路的行业特色。

　　具体内容有：

　　1 日常办公管理

　　提供各种工具协助个人更好地管理日常的各项任务，使工作更有条理，更富效率。包括：电子邮件、电子通知、个人通讯簿等。

　　电子邮件：提供个人电子邮件的收发、转发、删除、保存等功能，系统还提供邮件组功能。电子通知：在系统中发布通知，方便大家信息的传递。

　　个人通讯簿：存储个人相关的员工列表，便于快速访问和沟通。

　　2 工作管理

　　加强内部协同工作，主要管理工作计划、工作任务和相关报表等。

　　工作计划：按部门、人员制定月度、周工作计划，经部门负责人审核通过后，作为工作目标供部门、人员考核用。

　　工作任务：工作任务分上级部门下达的任务和自己部门制定的任务，主要跟踪任务的执行情况。

　　报表管理：各部门产生的报表，按部门、类别进行管理，具有相关权限的人员可以浏览。

　　3 公文管理

　　可以方便地对收发文进行管理，包括起草公文、公文流转、公文发放、公文存档等，系统可以自由设置公文流转流程。

　　发文管理：完成拟稿、核稿、审签、签发、存档、查询等，系统中公文流转的流程允许用户自定义，使系统可以适应各种公文流程的需求。系统对发文的整个流程进行跟踪，详细记录发文的当前状态、发文审核的过程和领导审签、签发意见。

　　收文管理：主要对上级单位或有业务来往的单位送交的文件进行阅批、办理，包括签收登记、传阅、归档等环节。

　　4 日程安排

　　日程安排的主要目的是记录员工的日程安排情况，通过计算机网络供内部人员进行查询，以便领导及时掌握部门人员动向，为各部门安排本部门的相应工作提供依据。

　　5 电子论坛

　　同互联网上的BBS，主要是加强员工的交流，共同探讨，创造新的思想火花，让员工及企业更具活力。

　　6 路况信息

　　对路况信息进行记录，适合领导远程指挥。当交通事故或者道路堵塞后，图片可以通过手机发送到系统设置的邮箱，处领导可以在单位看到现场图片。值班人员可以上传图片和一些现场信息，发布到系统中。

　　7 行政管理

　　使各种日常行政事务通过电子化的手段完成，既能提高效率，又能改善管理。包括：车辆管理、会议管理、人事档案管理等。

　　车辆管理：对车辆的使用进行管理，包括预定、审核、归还、使用情况查询。

　　会议管理：对会议通知、会议室的使用、会议纪要进行管理。

　　人事档案管理：对员工的基本信息进行管理。

　　8 信息发布

　　将企业中的有用信息发布到办公自动化系统中，包括内部新闻、部门信息、规章制度、培训情况、工作计划、工作总结、办事指南等等。信息可以按照部门进行类别的划分，可以设置员工阅读的权限。通过信息发布，让员工了解更多的信息，加强凝聚力。

　　9 下载专区

　　把常用的软件放在下载专区中，方便员工的使用。也可以把企业中的一些图象、视频文件放在下载专区中，供员工欣赏，丰富员工的生活。

　　10 资料库管理

　　把各部门的资料分门别类的进行管理，大家有时间可以通过资料库进行学习，时间长了，资料库的内容越来越多，资料库将成为企业的学习平台。新员工通过资料库可以很快进入角色，了解企业的情况，掌握工作所需要的知识。

　　11 知识库管理

　　办公自动化不仅管理企业现有的资料，更重要的可以管理员工的知识。知识分为显性知识和隐性知识，通过知识库管理平台，让大家踊跃共享自己的经验和知识，使员工的知识能够很快得到传递，从而保证企业核心竞争力。企业最宝贵的财富是员工的知识！

　　12 系统管理

　　对整个系统进行后台管理，包括对用户、权限的管理，路况信息邮箱的管理， 信息类别的管理，发布信息的管理等等。

　　二 艾思维高速公路办公自动化系统的应用效果

　　该系统在山东济青高速公路青岛、青州管理处得到了成功应用，在很多方面产生了良好的效益。

　　首先系统的应用大大提高了工作效率。实施网络办公和计算机管理之后，单位的各项工作的效率都有了显著的提高，尤其是各收费站与管理处之间的文件往来，时间由原来的几天变为即时的。

　　另外系统的应用实现了各种信息资源共享。未上系统前，有些软件不能联网，数据不能共享，如文件处理完毕归档，要用档案软件重新注录一遍，费时费力。现在就不用了，只要一次录入，就可实现共享，节约了人力。各部门的信息资源还实现了实时、集中管理，信息数据的收集准时，提高了信息的利用率。

　　在开支方面，系统的应用也带来了很大效益。应用了高速公路办公自动化系统后，拟稿、核稿、审批等都实现了无纸化，部门之间的报表传递也导致单位的用纸量显著减少，仅此两项，每年就为单位节省数万元；同时，单位内部的通讯费用和交通费用也大为减少。

　　在管理决策方面，改善了管理，提高了决策水平。高速公路系统的单位所属人员和机构地域分布地域较广，管理不容易，应用了办公自动化管理系统之后，这些问题迎刃而解。现在上班只要打开电脑，通过该系统可以办一切事情，高效快捷，同时，还可以即时的进行网上谈话交流，非常方便。未上系统前，要用手工统计和报送各种数据和报表，费事费力，上系统后，全部用计算机实现，特别是决策支持系统的主要列表，重点突出，一目了然。

　　特别是该系统利用先进的IT技术促进日常工作，通过手机把路况信息发到系统中来，单位领导和相关人员可以立刻了解到重要路况信息，加强处理及时性，这在国内同行业还是首次实现。这极大促进了高速公路系统路政工作和养护工作上水平，例如可以对道路污染、50米建筑红线、道路堵塞、交通事故、路产损坏情况、路面完好情况、桥涵情况、隔离栅情况等信息做到即刻了解，即刻解决，促进信息传递的真实性、及时性，也大大降低了劳动强度，降低了材料成本，为高速公路系统路政工作开辟了新道路。