顺丰速达依托KOA提升企业工作效率

　　速递行业正进入群雄并起、诸侯割据的战国时代，如何保持自己的地盘并不断吞并其他诸侯称霸一方，信息化建设是关键。

　　客户背景

　　顺丰速运是一家民营区域性快递企业，于1993年3月在广东顺德成立，主要经营国际、国内快递业务及报关﹑报检等业务。初期的业务为顺德与香港之间的即日速递业务，随着客户需求的增加，顺丰的服务网络延伸至中山、番禺、江门和佛山等地。在1996年，随着客户数量的不断增长和国内经济的蓬勃发展，顺丰将网点进一步扩大到广东省以外的城市。至2006年初，目前在全国有28个分部，员工队伍有18000多人，速递服务网络已经覆盖国内20多个省及直辖市，101个地级市，其中还包括香港地区。

　　十多年来，为了向客户提供更便捷、更安全的服务，顺丰建立了自有的庞大的服务网络、快速包机航线、方便快捷的网上服务等等。以迅猛的姿态，取得了骄人的成绩，顺丰成为中国速递行业中民族品牌的佼佼者之一。

　　关键需求

　　随着顺丰业务的迅速发展，规模越来越大，与之相随的是企业管理幅度的增加，需要处理的信息和资料也更加纷杂，顺丰面临越来越多的管理问题，具体来说，有以下五个问题：

　　1、顺丰目前在全国有 28个分部，员工队伍有18000多人。公司在逐步地发展壮大，机构在快速扩张，员工数量急增，管理团队也逐渐庞大，组织机构庞大就会就会导致企业内部信息、知识的传播速度慢，需要提高知识的传播速度。

　　2、工作信息传播范围小，有效信息未能迅速传达各个部门，而部门之间联系也不紧密，信息交流不频繁，导致许多协作工作反应速度低，协同工作开展起来费时费力。

　　3、随着日常事务的增多，传统的面对面的解决问题的方法太过耗时耗力，不利于员工工作效率的提高。

　　4、员工数量的快速增加，必然导致管理难度也随之提高，管理成本、培训成本也非常高，同时管理层也需要一个形而有效的工具来提升管理效率。特别是当遇到领导在外出差，许多事宜都无法亲自处理，就很可能延误重大决策的时间。

　　5、企业内部的工作制度和流程处理缺乏统一规范化，而相关的行动人员缺乏一个协作的通道，这不但导致工作效率低下，同时也因为没有有效的最终统计的数据和记载，许多事情就容易出现扯皮现象，这就要求尽快地形成一个规范化的管理机制。

　　面对着外部强大的竞争压力，公司内部对于加快运作效率和实现资源共享的要求日益强烈，顺丰要不断强化自身实力，提高企业管理水平，就必须寻找一个形而有效的工具来摆脱困境。

　　解决之道

　　结合到自身的特色与需求，顺丰在供应商选型上也有着许多考虑：一定要有成功案例，而且要有持续发展的解决问题的能力。顺丰对企业的信息发布、工作流程的审批以及文档及知识的共享等要求比较高，考察了好几家供应商的产品，经过多番比较，最终选择了具有纯熟的技术和丰富的设计实施经验的蓝凌管理咨询支持系统有限公司。

　　蓝凌为顺丰速递提供了蓝凌的基于IBM Lotus的EKP解决方案。

　　一期主要为其搭建了基于知识管理的办公协作系统(KOA)，包含以下的平台建设：

　　1、建立信息发布平台：为公司的信息发布、内部员工的工作、学习和生活交流提供一个有效的场所，同时使企业的规章制度、新闻、技术交流、公告事项得以及时地传播。

　　2、梳理企业公文流程，改变了企业传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式。

　　3、建立日常办公平台，改变传统的集中办公的办公方式，扩大了办公区域，员工可在任何地方、任何时候登录到公司的网络，像平常在办公室一样地进行办公。

　　4、建立协同工作平台。将企业的传统垂直化组织模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”矩阵模式，使普通员工与管理层之间的距离缩小，提高企业团队化协作能力，最大限度地释放人的创造力。

　　5、建立知识管理系统，整和资源，共享知识复制能力 。系统性地利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力，提高生产效率和员工的技能素质。

　　二期主要是KOA系统集团分布式的实施。

　　KOA系统从2004年上线使用后，就成为了员工每天工作的办公平台，它用电子化的工作流程带动公司运作许多环节，员工工作从繁杂到简易，效率得到有效提高，整个系统也比较稳定。但使用2年后又出现了一个新问题。由于顺丰两年期间的发展速度，人数增加迅速，而且除顺丰总部外，全国28个分布都在使用KOA系统，且分部除了有独立应用的需求，还需要信息交互，企业内部需要全面的协同工作。系统的跨地域全网络使用，使得最初配置的单一的服务器，没有办法容纳同一时间大量用户一起访问，数据传输性能难以满足大吞吐量要求，企业内部海量数据的存储也受到单套系统数据库容量的限制。

　　2006年9月，顺丰接受了蓝凌的建议，放弃传统的集中式解决方案，与蓝凌签订二期合约，转而采用了集团分布式解决方案，减轻主服务器的负载压力，让系统性能得于保障，最大限度地满足了各个公司之间信息互联互通的要求。

　　按分布式方式部署，顺丰在总部架设两台KOA服务器，北方区域用户可以直接访问部署在总部的北方区域KOA服务器，南方区域用户则直接访问南方区域kOA服务器，顺丰速运总部用户还是访问原位于深圳的服务器。届时通过总部数据交换中心提供定时交换代理的触发功能，实现三台KOA服务器之间的数据交换、数据同步及各套系统之间的数据传递。

　　整个KOA分布式架构，采用主、从服务器架构。总部、华南服务器不仅提供总部、华南用户的专门服务以及提供全网的公共应用服务，还将作为整个系统门户入口，用户登陆后，将根据其默认登陆主页，跳转至不同服务器主页。实施分布式后，应用模块可以灵活地拆分或整合，使整个系统具有良好的可伸缩性。KOA系统独立维护，这样也大大降低了系统的维护成本。

　　价值体现

　　系统自上线使用以来，给顺丰的日常工作带来了巨大的变化。总部及全国 20多个分布都实现了网络办公，实现了企业信息的时时沟通。现在除了总部有一个统一的门户外，各分部还设有自己的独立信息门户，分部还根据自己业务运作的情况和需要，灵活的设定了适合分部的审批流程。后期采用的集团分布式方案有着“随需应变”的特点，所以各分部还定制了适合本公司的新闻信息等内容。

　　从员工角度来说，员工可以通过KOA系统及时了解企业的最新信息、公告、新闻、发展动态等信息，逐渐强化其主人翁感，提高员工的工作主动性和企业团队化协作能力，充分释放员工的创造力。同时通过KOA网上协作平台进行日常办公，流程审批，把原来的需要人与人的面对面的办公环境变为没有时间和空间限制的无拘束的环境，从而大大地提高了员工工作效率，节约了许多宝贵的工作时间。

　　从管理层角度来说，管理层通过这个系统管理层就可以审批日常事务，给出相关意见，还能清楚了解到员工工作的完成进度以及工作状况，根据相关反馈信息快速地做出决策。

　　顺丰的KOA系统不但节约了沟通的成本，同时大大提高了部门的工作质量和效率，快速提升了企业的反应速度和决策能力。

　　现在，KOA系统在顺丰速运得到良好的应用，且随着应用的深入，出现了继续扩展开发各种应用、持续调优等各种服务要求。2006年，为确保给予顺丰速运优先和专用资源，给顺丰速运信息化以更大的支持，顺丰还与蓝凌建立战略合作伙伴关系，共同致力于顺丰速运KOA平台的完善及未来建设。

　　客户评价

　　蓝凌的KOA系统已经与顺丰员工的日常工作息息相关，几乎每一条流程都必须从KOA上走。现在不但普通员工对它的依赖越来越重，连管理层也同样以它为重要管理工具。系统一旦崩溃，全公司上下许多工作都会瘫痪。KOA系统是顺丰的管理办公重要支撑平台，为顺丰提升整体企业运作效率，提高应变能力和创新能力，提升企业整体竞争力提供了有效途径。