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鱼鹰软件:公关会展公司如何做好信息化建设?

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近两年公关会展企业越来越关注自身的信息化建设,不光是上了规模的大公司要上管理系统,很多中小型企业,甚至十几个人的小微型企业也希望通过管理系统使内部管理提升,业务规范,分析原因如下:

来源:业界供稿  2017-05-04 17:54:50

关键字: 鱼鹰软件

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至顶网CIO与应用频道 05月04日 北京消息:近两年公关会展企业越来越关注自身的信息化建设,不光是上了规模的大公司要上管理系统,很多中小型企业,甚至十几个人的小微型企业也希望通过管理系统使内部管理提升,业务规范,分析原因如下:

(1) 互联网重度普及,会联网+不断深化,会展公司也纷纷意识到内部信息化的必要性。

(2) 公司发展壮大,组织结构越来越复杂,业务不断拓展,业务类型不断增多,传统的邮件、表格、电话等沟通方式效率低下,企业运营成本不断增加,企业管理者希望能有一种新的管理方式来解决企业发展过程中遇到的管理难题。

(3) 标杆企业上了管理系统,学习和借鉴标杆企业的管理模式,促使自己不断发展。

但同时我们也观察到很多企业并没有很顺利的完成自己的信息化建设,鱼鹰软件针对100多家样本公司进行调研,发现公关会展类公司在IT建设中的痛点主要集中在以下几个方面:

首先,选型困难,由于以前没有信息化建设的经验,管理软件很多,到底哪款才是真正适合自己的?

其次,担心上了系统提高不了效率反而为员工增添工作量,员工不愿意用,系统被搁置;

再者,预算较少,公关会展业目前在国内还是一个很辛苦利润率较低的产业,价格相对较低或者免费的OA产品(如钉钉、微信企业版等)仅仅是解决了流程审批等协同类问题,但是高层最为关心的对项目的管理、运营报表、财务看板等OA却无法解决,而且公关会展行业的产品及业务都很复杂,一旦涉及业务层面的管理,开发量和工作量都很大,费用也相对较高;

最后,公关会展业有其行业特性,市面上专注于公关会展这个细分行业的软件产品也确实很少,类似鱼鹰软件这样较早进入公关会展行业关注做这个行业的管理软件的企业并不多,鱼鹰软件目前也算是在公关会展行业管理软件市场上一家独大了。

鱼鹰软件认为:上管理系统困难虽有,但是并非不能逐一解决,核心难题还是选型到适用的能产生管理价值的软件,管理软件的价值其实很难被量化,很多都是隐性的,但是如果通过上软件,你的企业内部管理流程更规范了,各种报表更准确更实时了,员工协作更顺畅高效甚至可以省去一两名员工的工作了,更重要的是通过专业软件团队你学习到了标杆企业是如何通过做内部管理发展壮大的路径了,那目前的困难都是值得被克服并逾越的。使用管理软件的最大好处在于规范管理,数据采集以及报表快捷输出,方便管理层实时查看、发现问题并快速做出决策。

接下来我们核心探讨公关会展公司如何建设业务管理系统?建设过程用一句话概括就是“资源呈现、统一规范、机制支撑”,效果测评用一句话概括就是“能管好钱,能算清账,能跑的顺”展开详细介绍一下。

资源呈现:管理的前提是资源呈现。

管理者每天花费大量的时间基本都是在做一件事情,就是了解情况,做出决策。然而绝大多数管理者每天都是在在“不知道”或者不能快速知道中烦恼。单子来了批不批?不知道,项目变更了毛利率变没变?不知道。这个月公司赚了多少钱?BU赚了多少钱?不知道。预算超没超?不知道。该不该给供应商付款?不知道。不是不能知道,是不能即时的结构化的呈现,这些都会影响决策和决策者的效率。管理系统一个基础的功能是要将企业资源通过合理的方式完整的呈现出来。

统一规范:高效的前提是统一。

  1. 统一工作语言。统一客户名称,编号,叫法。统一合同编号,业务不同编号不同。统一动作语言,减少“靠谱”“还行”“挺好”的词汇沟通。
  2. 统一业务规范。安排一次各业务部门都参加的全天会议,找来一个大白板,从获取商机开始一直到收款结项绩效发放,把业务流程完整的画出来,好好梳理后再谈如何优化。

机制支撑:统一的前提是机制和架构。

公司要有支撑“统一”的架构和配套的机制支撑,项目型公司最多的管控方式都是大平台小团队。行政、人事、财务、采购作为平台支撑部门,其他业务人员按项目在这个统一支撑平台上自由组建为一个个独立的小团队,也就是项目团队。管理上有个说法叫管理半径,每个人的管理半径是7个人,也就是说最佳的最搞笑的团队应该是在7个人这个规模左右。公司的业务管控模式也应是以项目管理为核心的,软件系统应能支持这种打破部门壁垒的项目制管控方式。

实时的算清楚帐。

公关会展行业在财务上是大进大出的行业,100万收款,需要花出去80万。毛利率的控制需要非常细,不然一方面保证不了毛利,另一方面现金流压力会更大,更无从谈起资金计划。报价无基准,预算控不住,合同不变更,追加单满天飞,每个项目结束都要采购人员,运营人员,项目经理和财务算几天账。所以,实时的清楚项目、部门、产品、供应商的各种收付款计划及报表是所有管理的前提。

管好钱

频繁变更预算是公关会展行业又一行业特性,舞台搭建预算不够需要增加预算;活动增加新的环节,预算增加;活动人数比预期增多,晚宴预算增加;临时来了两个重要嘉宾,多加两个酒店房间……预算一增再增,利润越压越低,管不住预算管不好钱,项目就白干了。

系统跑的顺

以前有句话是来描述ERP的“没上ERP等死,上了ERP找死”上系统重不重要?当然重要,但是为什么上了还是一个死?很大部分的原因是管理软件不能做到对企业业务的足够了解,IT解决方案不能满足企业运营需求,使其真正成为管理者好用的管理工具,员工爱用的工作平台。具体到公关会展公司的业务特点,企业高层能通过管理软件能实时的进行项目监控、资金监控、销售监控,能及时的通过多维度报表为管理决策提供依据实现企业良性运转;对于普通员工通过管理系统能实现任务协同,高效沟通,提升办公效率,节约成本。

综上所述,鱼鹰软件认为公关会展企业IT信息化建设核心就是建立企业的决策指挥中心,及时掌握多项目进度,对公司人、财、物等资源进行集中整合和统筹调度,以数据报表为依据,快速做出管理决策,提高决策效力;通过管理系统有效控制成本实现企业利润组大化,用信息化的手段助力企业管理提升,不断发展壮大。

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