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削减IT成本?你需要注意避免这8个错误

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即便是整体经济增强,很多IT领导者仍然面临着保持精简和敏捷的压力。削减成本始终是一项严峻的挑战,尤其是在IT角色和职责迅速扩展、需要了解、投资和获取新技术的时候。

来源:cio.com2018-10-24 10:00:43

关键字: IT成本 CIO

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至顶网CIO与应用频道 10月24日 编译:即便是整体经济增强,很多IT领导者仍然面临着保持精简和敏捷的压力。削减成本始终是一项严峻的挑战,尤其是在IT角色和职责迅速扩展、需要了解、投资和获取新技术的时候。

IT和网络管理软件开发商Ipswitch的IT高级主管Eric Turnquist表示:“通常情况下,IT就是要降低成本,因为他们被告知需要这么做,以及需要降低多少成本。”不幸的是,许多IT领导者只是从字面上理解这一命令,就开始不分青红皂白地削减各种类别的支出。虽然简单易行,但一刀切实际上没什么意义,可能会损害一些必要的IT操作,而且影响通常是很大的。“你要清楚你削减掉的是什么,以及为什么削减,多问一些问题,”Turnquist说。

收紧IT预算需要做出明智的决策。通常情况下,这意味着你要知道该做什么,更重要的是,还要知道不该做什么。当你努力将预算削减到必要水平的时候,你应该避免这8个陷阱。

1、不完全了解你目前的义务

要聪明地、有效地削减成本,就要进行彻底深入的研究。“只有当你对当前成本承诺有一个真实的基线时,才能确定节约成本带来的影响,”云服务提供商AHEAD解决方案负责人John Cole这样解释道。

与财务团队密切合作,确保你是以最佳方式削减了恰当类型的成本,这一点也很重要。Cole指出,不同的组织和项目可能将资本支出和运营支出分为不同类型的节约项目。他补充说,他们还可以给现金和GAAP成本核算设定不同的价值。

在开始进行任何削减之前,你还还得对所有IT资产和系统进行明确的所有权分配,了解每个资产或系统对业务运营的影响。“忽略任何一部分都将导致库存不明确,引发预算过程中的错误决策,”位于美国加州的CenturyLink企业销售总监Justin Davis这样说道。

2、无法维持标准化的基础设施

非标准化的IT基础设施(包括不同类型的系统和软件工具,随意散布在企业中)是另一个潜在的成本削减陷阱,这经常会导致不必要的成本,例如无意中重复支付了许可费用,商业技术产品和服务提供商Triton Technologies首席执行官Trave Harmon这样警告说。

除了有独特需求的企业组织之外,标准化本质上说是具有成本效益的,有助于更好的财务决策。大杂烩式的基础设施可能带来的负面影响可能要远远超过做出准确的成本削减决策。“使用不同版本的Office、防病毒软件、监控和[其他工具]是很荒谬的,这可能会影响整个企业的业绩,”Harmon说。

3、相信有神奇的解决方案

是时候放下你的魔杖面对现实世界了。希望通过新技术就能立即节约预算,这几乎就是一种幻想。“降低成本是没有一种万灵药的,”Cole建议说。尽管简单地将操作迁移到云、采用DevOps或外包服务等等这些实践有助于降低成本,但实际上并不会立即见效。”

在考量新技术的时候不要只看成本,特别是现有技术或工艺目前运作良好的情况下。“慢慢来,考量一下合作伙伴或厂商提出的/承诺的解决方案是否真的有效,”软件开发服务提供商CroatiaTech联合创始人兼首席执行官Nenad?uk解释说。虽然服务提供商经常承诺可以长期节省大量成本,但却从未保证能够兑现这一承诺。“有些人虎头蛇尾,到那个时候已经为时已晚。”

4、忽视日常任务的自动执行

尽管大多数自动化技术都需要一定的前期投资,但长期节约也可能是客观的。“如果一个人从一台机器输入数据到另一台机器,你必须支付人工、保险等费用等。如果你能以五分之一的人工费用来支付软件来做同样的工作,甚至效率可以达到90%,你会看到显着的成本节省,”Harmon说。

5、没有与其他利益相关者进行协商

安全与合规技术提供商RedLock的云安全副总裁Matt Chiodi警告说:“削减预算永远不应该是单方面的决定,因为这会在整个企业中产生意想不到的影响。” Chiodi建议IT负责人应该把削减成本的举措,作为跨组织边界进行协作、从同事和外部来源获得意见和建议的一个机会。“削减成本不应该总被视为是一件负面的事情,也可以被看作是一种竞争优势,作为业务部门灵活创新的一个刺激因素,”他评论道。

数字处理技术开发商Kazuhm的产品运营总监Kevin Hannah补充道,战略性的IT预算决策绝不能孤立地进行。“制定预算是一项战略性工作,涉及多个内部利益相关者,使IT与业务目标保持一致,也是存在缺少经验和知识、外部专家可带来你不了解的内容的一项工作,”他解释道。

Cole表示认同:“除非是极端的情况,外部建议和同行建议是了解服务或成本降低的上游和下游影响的关键。”

6、期望厂商能够实现大量节省

Cole说,从某种程度上说谈判是有用的,但不一定是实现显著影响力收益的最佳途径。“最好的厂商往往最关心你觉得能从他们的服务中获得的最大价值,因此如果想要和你保持持续的合作伙伴关系,他们会很愿意与你一起制定出合适的规模和成本结构。”

“厂商体量越大,他们不在意的就越多。除非你几乎每月都要购买成千上万的产品,否则不要指望会有折扣。”

另一方面,Turnquist强调“多提问题没什么不好的”。他说:“与厂商和供应商谈判总是有用的。至少,要问问他们能做的最好水平,你会发现大部分时间他们都可以做得更好。”他补充说,谈判是每个IT领导者必备的技能。“如果你不谈判,你就会浪费很多金钱。”

7、拖着不解决问题

有时候厂商承诺能立即节省成本,而结果往往是长期费用更高。一个典型的例子是成为厂商锁定的受害者,其中提供商给出了一项价格极具吸引力的专有技术,限制客户必须使用某厂商提供的产品和服务(就像宝丽来相机必须使用它特定的相机和胶卷一样)。“随着时间的推移,厂商的价格上涨可能会放缓,甚至反而被看做是一种节约策略,”Hannah警告说。如果前期价格看起来好得令人难以置信,那很可能就是这种情况。

8、对安全性进行抄袭

永远不要忽略安全。在安全产品和服务上图省事并不是真正的节约成本。Davis警告说:“如果在做出运营决策之后,把安全放在事后才能实施,那么企业组织就要为面对灾难做好准备。”

对于任何企业来说,糟糕的防火墙或无效的路由器都是绝对的噩梦。“这基本上相当于你放弃了吊桥......并且没有办法再把它吊起来,”Harmon说。经过有效,定期测试的强大防火墙和反恶意软件工具,再加上有效的监控解决方案,几乎可以阻止所有进入你业务系统的所有类型的破坏性软件和攻击者。“不能保持防火墙良好地运行,就会引起加密病毒、恶意软件和数据被盗等问题,”Harmon补充道。

最后一点想法

削减成本时,要清楚地知道:任何IT预算都是有限的。“如果你想尝试一些新的东西,你就必须停止旧的东西,”Turnquist观察道。如果你允许将预算锁定在保持企业运行所需的最低限度,那么你就无法灵活地让IT进行变革或者转型。“确保你可以节省下一些预算,来帮助你的企业组织进行转型。”

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