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八个最佳方案优化分布式团队

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如今,越来越多的企业的团队成员并不是工作在同一个屋檐下,那么企业将如何确保其分布式团队取得成功呢?

来源:TechTarget中国 2016年6月8日

关键字: 企业管理

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如今,越来越多的企业的团队成员并不是工作在同一个屋檐下,那么企业将如何确保其分布式团队取得成功呢?

有些人坚持认为企业成功的唯一方法,就是朝九晚五的小群体的团队成员搭配:没有远程工作团队,总是在同一个房间里面对面地工作。

虽然人们不知道工作人员居所在何处,但开展远程工作完全是可行的,因此管理分布式团队是生活中的一个事实。特别是对于那些将成长为一个全球性的企业,有很多是采用这样的形式。

大多数情况下,企业的团队工作在同一个屋檐下是理想的认同,但大部分的时间不是这样的。那么,我们如何更好地在远程开展工作?

对于一个团队的快速定义,我们都会这么认为:一个团队是一群相互依赖的人,他们朝着一个共同的目标在一起工作,他们是相互合作,相互依存。

在这篇文章中,只讨论在同一时区的分布式团队如何合作,但分布和时区差异这两个问题都会带来更多的问题。也就是说,如果企业的团队结构不佳,以及团队成员的工作时间穿越时区,这将会增加更多的麻烦和问题。

“永远不要怀疑少数有思想、意志坚定的人可以改变世界;事实上,它是曾经拥有的唯一的事情。”著名的人类学家玛格丽特?米德表示,要强调体贴和承诺。而组织则更关心团队的这些属性,而不是人的位置,这将使所有的差异得以解决。一个细心周到,信守承诺团队,可以想出几乎任何问题的解决方法。

分布式团队的八种常见的优化方法

无论你的团队的分布情况如何,都会需要有一些共同的方法和工具,将使团队的沟通更加容易,并使远程团队工作更好。这些都是企业的每个远程工作人员应该争取做到的事情。

(1)召开视频会议。召开视频会议(VTC)可以大大增加了分布式的团队沟通能力,而人们50%?93%沟通理解则是非语言交流达成的。众多的视频会议技术是免费的,所以没有理由只是打电话沟通,而错过了非言语的沟通。

(2)创建一个发言的协议。这个流程应确保每个人都能说他或她的作品。也许这个发言的协议可以按字母排列,也许它可以按工作顺序排列,还是别的什么条件,但都要保证团队每个人都有机会发言。

(3)使用多个协作工具。采用现代的协作工具确实加强了合作,他们在变得越来越好。在这里对合作工具并不进行详细说明。只是给出一条建议:不要在分布式团队的视频会议中限制使用工具,例如于屏幕共享、文件共享、文本和即时通讯,以及其他共享虚拟空间的方法。

(4)尽量采用配对方法。当两个人为一个问题共同努力,为便生产或设计更好的产品,他们会增加亲和力,并增加对工作的相互责任感。另外也可以减少错误的数量和返工次数。人们可以采用各种方式和对无数的任务进行配对。最好是开放式的,不限成员名额,只要求人们一起工作。软件开发人员有许多配对的情况,当他们使用技术的最佳实践时,但这种配对的使用不局限于软件开发。而部门管理者在主持会议时也要采用技术工具进行配对,如屏幕共享或文档共享,以及视频会议。

(5)聘请优秀的沟通者。要确保做事周到,而分布式团队招聘员工一个明显的要求是招募很好的沟通者。但要小心,不要以为善于沟通必须是外向的人。内向的人也许也是最适合的传播者。限制闲聊花费的时间可以使得一些人培养良好的沟通技巧。他们知道如何共享足够的信息沟通点,但不会太多。他们没有必要来告诉你做事要做多长时间,而当你询问的时候,他们会告诉你时间是多少。

(6)要善始善终。很多人做事情可以有一个良好的开端,在构建一个远程团队,需要的工作人员需要谁都能轻松完成工作的人。为了解决这个问题,他们自己需要对项目的问题善始善终。

(7)因为你需要培养相互依存的一组人作为一个团队,但最好每个远程工作组应该是一个独立的单元,能够自主完成工作,并且不会拖累其他团队成员的正常工作进度,这使得远程团队可以迅速开展工作。

(8)现场活动工作一段时间。团队合作总是以开展群体性事件开始。在理想情况下,这将包括团队集体活动,以及规划和执行活动。但是,即使现场的事件只是团队工作的一小部分,这对于分布式的团队走到一起是必不可少的。这样的活动每季度或至少是每半年发生。如果你不能做到这一点,你不能拥有良好的远程团队。

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