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万户OA与SAP集成 打造拓邦股份一体化全新工作管理模式

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深圳拓邦股份借助OA系统中的工作流引擎实现对SAP系统中相关数据在OA系统中的有效流转和交互,使企业员工能统一处理信息,发挥OA系统强大的工作流优势,降低拓邦股份的信息化实施成本和日常行政办公成本。

来源:业界供稿  2016-10-19 10:39:29

关键字: SAP oa 万户网络

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ZD至顶网CIO与应用频道 10月19日 北京消息:在与万户OA的近几年携手合作中,深圳拓邦股份借助OA系统中的工作流引擎实现对SAP系统中相关数据在OA系统中的有效流转和交互,将SAP不擅长的工作流审批工作通过数据交换到办公自动化系统中进行,使企业员工能统一处理信息,发挥OA系统强大的工作流优势,降低拓邦股份的信息化实施成本和日常行政办公成本。

深圳拓邦股份有限公司

深圳拓邦股份有限公司,1996年成立于有中国科技“硅谷”之称的深圳高新技术产业园内。经过十几年的高速发展,拓邦现已发展成为以中国领先的智能控制技术为核心,不断拓展其应用领域的中国一流智能控制方案提供商,产业覆盖智能控制、高效电机、新能源、工业自动化等领域,产品销售遍及全球几十个国家。

2007年,拓邦股份在深圳证券交易所成功上市(股票代码002139),作为一家充满社会责任感的公众上市公司,拓邦始终是企业与消费者的忠实伙伴。目前拥有深圳、杭州、惠州三个生产基地和重庆研发基地,与清华大学研究院、哈工大的强强联合研究,为拓邦的技术领先奠基了坚实的基础。

案例背景

作为中国一流智能控制方案提供商,拓邦股份一直以来对企业的信息化建设就极为重视。集团内曾有一套OA系统,但伴随着业务的日益扩张,原有OA系统逐渐表现出构架落后、反应迟缓、体验差的问题,特别是与SAP系统各自孤立,信息孤岛和应用孤岛愈加严重,已无法有效支撑公司的个性化管理需求。

----如何与其他业务系统进行数据对接,打造一体化全新办公模式?

----如何解决考勤数据异常及时通知提醒?

----如何解决人员招聘的全过程管理?

----如何解决费用报销审批完直接自动生成凭证及自动转账的问题?

----如何提高财务管理的效率以及审批的及时性、规范性?

2011年,拓邦股份开始为新的协同办公平台进行选型。在对当时市场主流的几家协同办公平台供应商进行考察后,最终选择了业界领先的协同管理软件提供商万户网络(www.whir.net)提供的万户ezOFFICE协同管理平台。

据了解,深圳拓邦之所以选择万户ezOFFICE,是因为其能够满足无限极考量协同办公产品的几个关键要素:平台的开放性、流程管理的先进性、与无限极自主创新的集成平台的兼容性、多语言支持能力。

集成SAP 打造一体化全新工作模式

以万户OA工作平台为基础,集成SAP系统,为拓邦股份在考勤管理、招聘管理、财务费用管理、供应管控、供应商管理等方面提供强大的平台支撑,通过各类流程整合解决拓邦集团在管理中遇到的考勤异常提醒、招聘过程管理、费用报销自动转账、MES异常报警提醒、供应商准入等问题。

万户OA与SAP集成 打造拓邦股份一体化全新工作管理模式

考勤数据尽在掌握

拓邦控股通过考勤机对人员考勤,考勤机与SAP系统整合后将考勤数据自动传送到SAP系统中,SAP读取考勤数据并作运算,SAP系统再将考勤异常数据传送到OA“刷卡机异常记录”模块中,OA系统再将个人考勤异常数据在首页中进行提醒,个人如有考勤异常数据时,在OA中发起个人补卡(销卡)申请流程,OA中流程审批完毕后,将流程数据再回写至SAP系统中。

如今,拓邦考勤类流程如个人请假出差申请流程、个人加班申请流程、个人转班流程、个人销假流程等流程都在OA中走审批,审批完成后数据都回写到SAP系统中,在SAP系统中统一形成考勤报表并工资关联,同时OA从SAP系统中抓取考勤报表并展示。

在对考勤数据抓取之后,员工可以实时登录OA系统即可查看自己的考勤相关信息,减少了人力资源考勤、相关工作信息录入的工作量,增强了数据的准确性方便快捷,同时响应的数据还可以导出系统,规范了整个考勤管理。

招聘工作全过程管理

当拓邦股份的员工离职时,SAP系统中会形成相应的空缺岗位,并把空缺岗位信息传送到OA系统中,OA定时从SAP系统中获取缺职岗位需求信息,各部门根据空缺岗位信息在OA中发起人员需求申请流程,审批完成后,HR部门发布招聘信息求职者填报简历(每位求职者只准提交一次),求职者简历信息在OA中形成简历库,HR部门在OA中对面试过程进行记录填写,筛选合适人才面试通过后,HR部门并在OA中发起人员录用申请流程,审批完成后,人员入职信息回写到SAP系统中。

而当HR部门制定培训计划时,可在OA中发起培训申请流程、导师考核流程,培训考核合格后,再发起职员转正流程同时在把信息回写到SAP系统中,转正信息通过OA 系统内部邮件推送给员工。

拓邦集团通过OA系统与SAP系统整合将整个招聘管理形成闭环的全过程管理,OA系统在招聘管理中充当着平台的作用,通过OA系统不仅解决了招聘过程中的流程审批问题,还通过与SAP系统的整合解决了拓邦对人员招聘的全过程管理的困惑。

费用报销更加灵活

据悉,拓邦股份财务费用报销类流程主要有差旅费用报销、日常费用报销以及领用支票流程。在OA中发起费用报销流程,表单中的费用科目以及品质成本科目都来自SAP系统中相关科目,费用报销流程与网银系统整合后,费用报销流程经总经理审批完毕,财务银行出纳直接把报销金额转账到网银系统后台,审核确定后直接转账报销人的银行卡中,费用报销金额自动转账后,财务会计审批后直接把数据回写到SAP系统中生成凭证。

这样一来,拓邦股份通过OA流程平台实现了费用报销的电子化管理,极大的提高了财务管理的效率以及审批的及时性、规范性,同时也规范了财务费用报销制度,减少相应财务人员做凭证时间。

供应商管控更易上手

OA系统通过相应的流程审批后将供应商相应的信息自动写入到SAP中,实现了对供应商规范管理、改变了过去采购部门可以自由增加供应商的情况,及可以自由修改临时供应商信息的情况(如企业对临时供应商设定的一些交易条件,如交易金额不超过20万,交易不超过5次等条件,但因为没有过程管控,采购人员可以随机在SAP里更改设定的条件),流程上线后因为流程的管控能力,也因为流程与SAP的整合,使的任何供应商的信息变更必须通过相应的流程审批后自动完成更新,杜绝了随意修改供应商信息的情况,实现了供应商的管控,保障了企业对供应商管理制度的落地。

供应订单资源互联互通

在 SAP系统中采购订单生成后可通过短信通知供应商,OA中可抓取采购订单日并在OA中显示采购订单,相关供应商可在OA中查看自己的订单并可以确认订单,打印合同,之后生成交货单,经仓库管理员确认后将相关数据自动同步到SAP中,完成整个订单的过程。

采购的相关信息从SAP中抓取后,可生成订单,订单通过工作流程进行审批后到交货管理,可批量生成交货单,直接出库打印,实现一站式管理。此处可以节省供应商的帐号费用,加快与供应商之间的协作,减少重复工作量,实现对供应链环节的管控。

销售交货计划可监可控

万户OA系统与SAP整合后,对拓邦股份供应订单管理的作用体现在,OA从SAP系统中获取交货计划信息,并在OA自定义模块——供应商平台销售交货计划中维护交货计划信息,同时建立客户代码与OA账户配置基础表,销售交货计划是通过OA平台向客户推送交货计划信息,方便客户及时了解交货进度计划。

拓邦股份通过在OA系统中自定义平台中搭建供应商管理平台,通过OA向客户推送交货计划信息,解决客户对销售交货计划情况进行及时了解,通过OA供应商管理平台解决了销售交货计划的管理问题。

案例小结

在与万户OA的近几年携手合作中,深圳拓邦股份借助OA系统中的工作流引擎实现对SAP系统中相关数据在OA系统中的有效流转和交互,将SAP不擅长的工作流审批工作通过数据交换到办公自动化系统中进行,使企业员工能统一处理信息,发挥OA系统强大的工作流优势,降低拓邦股份的信息化实施成本和日常行政办公成本。

此外,还通过搭建工作门户、信息管理平台、内部邮件、综合办公和个人办公平台,拓邦控股实现了基本的办公需求,明显提升了日常办公效率。拓邦股份相关负责人表示,随着OA系统的基本完善,未来,将继续与万户OA深化合作,拓展系统功能应用,全面支撑集团业务开展,使一体化的业务流、数据流协同管控平台更加完美高效。

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