广州博物馆结缘OA 开启协同智慧之旅

ZD至顶网CIO与应用频道 08月03日 北京消息：公文处理无纸化、事务处理自动化、资讯决策智能化，是现代博物馆信息化的关键内容之一。如今，越来越多的文博领域机构在探索管理体制改革的道路上，把视线聚焦到了IT平台，而协同OA作为其中重要的构成，也已经成为不可或缺的角色。日前，广州博物馆签约万户网络，选择万户OA协同办公产品，作为其提升管理水平、加快发展步伐的最新信息化工具。

广州博物馆介绍

广州博物馆于1929年2月11日正式对外开放，为我国最早期创建的博物馆之一，是收藏有关广州历史文物，举办陈列展览和进行科学研究的专门机构。1941-1945年，称为广州市立图书博物馆。1946-1949年，称为广州市立博物馆。1950年至今，称为广州博物馆。

面对全国博物馆建设的高潮与广东省博物馆进一步发展的迫切需要，2003年广东省委、省政府决定兴建广东省博物馆新馆，并将其作为广东省重点文化建设项目和建设文化大省三大标志性文化设施之一。2004年12月12日，广东省博物馆新馆在广州新城市中轴线——珠江新城中心区南部的文化艺术广场奠基，主要配置有展馆、藏品保藏系统、教育服务设施、业务科研设施以及安防、公共服务、综合管理系统等。展馆分为历史馆、自然馆、艺术馆和临展馆四大部分。

新馆陈列展览以广东历史文化、艺术、自然为三大主要陈列方向，在展陈内容编写上遵循功能、经济、创新、信息、科技、艺术、合理的原则，充分反映了岭南文化的独特个性和广东省博物馆的馆藏水平。

标准化办公体系建设提上日程

广州博物馆历来重视机构信息化建设，信息化系统已经颇具规模，应用卓有成效，尤其是在博物馆新馆建设完成后，信息化的必然趋势使博物馆不得不加大对信息化软硬件的投入。而广州博物馆在管理支撑方面仍然面临流程协作、公文管理、知识复用、移动办公、档案管理等诸多需求，经过几番咨询与内部商议，广州博物馆把解决管理问题的视线聚焦在了协同办公平台上。

对此，博物馆负责人强调，之所以决定上线协同办公平台主要出于三个考虑点：

第一，公文管理需求。基于事业单位的性质，日常需要收发的公文特别多，但广州博物馆并不想以增加工作人手的形式将办公人员从繁琐的公文收发事务中解放出来，而是希望借助协同办公系统实现机构收文管理和发文管理的网络化和自动化，以此提高办公管理水平和工作效率。

第二，流程审批及保密性需求。博物馆内部每天都会产生很多流程，涉及行政的、财务的、合同的、文物管理方面的流程，而且多个办公地点使流程在流转过程中很容易因为人工操作失误而泄密，同时越级审批的情况也很严重。如果应用OA系统，不仅可以提高流程办理的效率，而且也可以有效避免流程流转过程中的泄密。

第三，档案管理需求。考虑到博物馆文物文档资料的保存与借阅工作问题，博物馆需要有效的档案管理途径使档案的去向、借阅情况可被记录，同时实现公文的自动归档。从这一点来看，完全可以凭借OA系统的档案管理功能来满足需求。

很快地，基于OA的规范化、标准化办公体系建设便被提上日程，在接下来的OA厂商招标选型中，万户网络以成熟的产品、专业的服务、强大的易操作性、过硬的技术应答从多家竞争厂商中脱颖而出获得广州博物馆认可，以领先优势中标。经过后期多次洽谈，广州博物馆成功与万户网络就OA协同办公平台搭建问题达成共识并签署战略合作协议。

打造更为高效、智能的应用平台

从有纸化办公到无纸化办公、移动协同办公，成为广州博物馆上线OA系统的最初目标。

据了解，日前，广州博物馆协同OA项目刚刚启动，万户网络项目团队基于对博物馆管理需求的理解，结合万户多年来项目实施的经验，以总体规划、分步实施、持续优化为思路，竭诚为其搭建一套完善的博物馆OA 系统。

系统搭建完成后，万户OA系统流程管理、公文管理、知识管理、档案管理以及移动版微信端等多种应用功能，可以让广州博物馆实现审核、签批等行政事务的电子化处理，良好地整合组织内部的信息流，对档案进行索引管理，实现日常档案的自动入档，建立起串联广州博物馆多个办公地点全面、快速、安全、便捷的现代化管理模式，搭建高效、协作、愉快的工作氛围。

同时，通过接入微信企业号，从微信入口便可快速与OA系统常用办公模块达成连接，日常办公不再被时间与地点所限制，实现基于博物馆组织架构的多样化实时沟通、类微信式的信息与知识推送、机构统一的移动工作门户、即审即办的文件审批等移动应用功能，满足博物馆快速连接、高效协作、便捷沟通的管理需求，实现整个博物馆移动管理办公模式，全面提升员工效率与机构管控能力，满足广州博物馆建设协同办公系统的初衷。

作为广州地区重要的旅游观光场所和全国乃至世界了解广东的重要窗口，广州博物馆协同办公平台的建设将大大规范博物院管理机制，将信息化水平提升到新的高度，为广东省、广州市的文化形象、文化氛围、文化品位的进一步提升增添新的光彩。