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5款应用优化Outlook体验感

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我们大多数人每天把大把的时间花在电子邮件客户端上,这是与我们日常使用的所有生产力应用捆绑在一起的应用。虽然微软花了很多时间和资源努力改善Outlook界面,但这款应用在易用性方面仍然需要一些帮助。下面就是可以为你改善与Outlook客户端互动的5款应用。

作者:孙博 来源:ZD至顶网CIO与应用频道 【编译】 2016年7月5日

关键字:电子邮件 商务应用 Outlook

ZD至顶网CIO与应用频道 07月05日 专栏:对于我们大多数生活在一个繁忙的企业通信世界中的人来说,我们每天把大把的时间花在电子邮件客户端上,这是与我们日常使用的所有生产力应用捆绑在一起的应用,对于微软Office 365用户来说,这就意味着Outlook。

虽然微软花了很多时间和资源努力改善Outlook界面,但这款应用在易用性方面仍然需要一些帮助。下面就是可以为你改善日常与Outlook电子邮件客户端互动的5款应用。

基础知识

如果你订购了Office 365,这些Outlook外接应用可以安装到桌面版或者在线版中。你只需要安装一次,同步,非常方便。

要想看到所有加载项的完整列表,登录到Office 365在线版中,然后点击Office商店。你还可以从桌面版Outlook中登录到Office商店(在功能区中),但是这个访问路径和浏览器版几乎没有交互。

1、Bing Nearby

不管是与重要客户的在线会议,还是与团队的午餐会,及时就位都是很重要。让你自己及时参加日程活动的最好方法,就是知道你要到哪里去。Bing Nearby(如图A)应用房里可以通过Outlook界面即时访问Bing的映射功能。

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图A

当你编写新信息或者在日历上创建会议的时候,只要点击Bing Nearby图标,你就会在后侧窗格中看到一个对话框。输入地址,或者餐馆的名称,应用上就会显示地点选择。点击其中一个选项,相关的位置信息就会自动加载到你的信息或者日历项中。

Bing Nearby是免费的,由微软提供,作为Outlook的一个补充。

2、PayPal

如今,你只要在电脑上点击几下就可以给某人汇款了。然而,针对Outlook的PayPal加载项(如图B)可以让这个过程更加简单,假设你有一个帐户。

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图B

当你在Outlook中编写一条信息的时候,只要点击PayPal图标,屏幕上你就会看到允许你进行PayPal付款。你只需要填写收据的地址,和你的帐户密码。当然,收据还需要一个PayPal帐户用来收款。

这个PayPal加载项是免费的,但是取决于如何组织你的帐户,可能需要额外的交易费。

3、DocuSign

即使是在数字时代,有时候也必须签署一些文件——没有办法。但是,有了Outlook的DocuSign加载项(如图C),你可以电子“签署”文档,而不需要让你的电子邮件客户端来做这件事。

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图C

DocuSign加载项将引导你以及文档的其他签署人,完成这个流程,清楚地解释每一步。一旦完成,文档就好像你用圆珠笔签名了一样。

美中不足的一点是,DocuSign不是免费的。安装这个加载项到Outlook,不需要任何费用,但是使用它来签署文档要订购至少每月10美元——企业用户费用更高一些。不过,DocuSign提供了30天的免费试用,你可以试用看看是否需要它,例如对于律师和房产经纪人来说,这个费用还是值得的。对于企业来说,也可能是值得的。

4、FindTime

企业内协作可能会有个令人沮丧的问题,就是规划一个每个参会人都方便的会议时间。这不只是从Outlook上找到一个大家都可以的时间。大家通常可能在工作日有时间,在工作日会尽量避免参加会议。FindTime可以帮助你找到一个对大家都合适的时间。

FindTime(如图D)会创建一个投票邮件,你可以发送给所有潜在会议参加者。你可以提议一个或者多个会议时间,参会人可以投票选择他们倾向的时间。FindTime会编辑结果,确定一个大多数人倾向的时间。问题解决了,士气大振。

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图D

FindTime是由微软的一个团队开发的,是针对Outlook的免费加载项。这项服务要求你第一次使用的时候必须注册一个帐户。

5、IXD Secure Mail

与团队成员就一个项目进行协作是很好的,但是有时候你需要把可能包含机密信息的文档在不同人之间发送。这时候就需要便捷的Outlook加密加载项了。

IXD Secure Mail(如图E)在Outlook界面给电子邮件或者附件增加了额外的加密等级。它会把这些文档以加密的格式,保存在基于云的服务器上,并给予你提供的信息进行调用。

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图E

收件人会收到访问证书而不是文档本身。在加密服务出于安全考虑删除加密文档之前,收件人会有较短的时间收取文档。

IXD Secure Mail的定价计划很有趣。对于个人和偶尔使用来说,它是免费的。如果你希望定期使用加密系统的话,费用是每个月3美元。更大的企业可以打电话获得定制报价。

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