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Word模版你真的会用吗?

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模板可以让你在众多文档中重复使用相同的结构和风格。不幸的是,因为成功使用模板需要很多专业知识,所以人们会对模板产生误解,无法充分利用模板。在本文中,一些技巧帮你提升模板体验。

作者:孙博 来源:ZD至顶网CIO与应用频道 【编译】 2016年4月7日

关键字:办公软件 Word

ZD至顶网CIO与应用频道 04月07日 专栏:模板可以让你在众多文档中重复使用相同的结构和风格。不幸的是,因为成功使用模板需要很多专业知识,所以人们会对模板产生误解,无法充分利用模板。在本文中,一些技巧帮你提升模板体验。

我们的具体说明是针对Word 2016的,但是与早期版本之间的差别很小。文中没有可下载的演示文件。

这些技巧也适用于Word 2003模板,你需要通过文件菜单创建和访问。你可以通过工具菜单中的选择命令发现大多数选项。

1、从零开始创建模板

当你把模板运用到一个文档中的时候,Word会把模板的样式和结构运用到新的文档中,这个模板的所有东西都会展现在新文档中。这种承接是很好的,但是如果你是基于一个现有文档创建模板的话,可能会产生意外的后果。

有两种方式创建模板:

- 你可以打开一个新的文档,根据需要进行修改,然后把这个文件作为一个模板文件进行保存。

- 你可以把一个现有的.docx文档保存成模板,其中包含了你希望从模板中获得的所有样式和结构部分。

第二种方法可能会带来不愉快的意外,因为你并不是总能想得起现有.docx文件中的一切。相比之下,从零开始创建的模板,只包含你特意添加的元素。因此,我建议你从零开始创建模板,将现有文档的样式拷贝到这个模板中。(我将告诉你怎么在一分钟内做到。)

2、不要管Normal.dotx了

因为模板中固有的承接行为,我建议你不要更改Word的Normal.dotx模板。你做的每个改变都会产生相应的后续文件,包括模板。你可能会认为这是你想要的,但实际上很小的一个更改就可能导致无法在数月时间内解决的意外后果。我建议你尽可能不要管Normal.dotx了,根据需要创建自定义模板吧。

3、打消位置焦虑

用户经常担心Word在哪保存模板文件。这不是一个秘密,但是Word的确会试图把模板集合起来给你带来更无缝的体验。当你从保存类型的下拉列表中选择Word Template(*.dotx)的时候,Word会自动把这个模板保存在一个指定文件夹中(如图A)。你可以把这个模板保存在其他地方,但是我不建议这么做;让Word来帮你处理这些事情吧,你不会遇到那么多麻烦的。

如何高效利用Word模版的10件事情

图A

Word在一个特定文件夹中保存模板

4、更改默认文件夹

如果你必须控制Word保存自定义模板文件的话,你可以按照下面的步骤更改Word的默认模板文件夹设置:

点击文件选项卡,选择“选项”

在左窗格中选择“保存”。

在“保存”文档栏中,更改默认个人模板位置文件夹(如图B)。

完成后单击“确定”。

如何高效利用Word模版的10件事情

图B

你可以更改默认模板文件夹

更改默认文件夹扔包含Word在内,所以采用模板仍然是一个无缝的过程。如果你手动保存一个模板到另一个位置(我并不建议这么做),那么你不会像获得其他模板那样轻松地获得这个模板。

5、应用模板

采用自定义模板的最佳时机是当你使用“新建”选项(在文件选项卡上)创建文档的时候。Word会显示两个模板类别:特色和个性化。要选择其中一个自定义模板,你需要点击个性化选项卡,然后点击你想要采用的自定义模板。Word会根据指定的模板打开一个新的文档。

在应用了模板之后,这个模板中的所有样式都将在新建文档中显示。但是不要忘了特色模板。你可能会发现其中正好有你想要的,这会为你节省下大量时间。

6、利用个性化列表

Word罗列了你已经在个性化模板(#5)列表的默认模板文件夹中保存的文件。如果你看不到有罗列的特定模板,而你希望能通过“个性化”链接轻松访问的话,你必须将这个模板保存在默认文件夹中。我重复下——为了获得最佳的模板体验,你必须让Word控制这个过程。

7、拷贝一个现有的样式

你可以从零构建一个样式,或者你可以从一个现有的文档进行拷贝。只需要选择一个带有你希望拷贝的样式的段落,将这个段落拷贝到剪贴板。然后,文档这个模板文件,将剪贴板中的样式内容粘贴到模板文件中。选择并删除这个内容,保存你的模板文件。样式仍然在这个模板文件中,尽管你已经删除了样式内容。注意:这个拷贝技巧适用于所有文件,不只是模板文件。

8、拷贝多个样式

样式拷贝提供了一个快速方法,将现有样式运用于模板中,但如果你希望拷贝多个样式的话,这个过程将是枯燥乏味的。要将来自一个模板的多个样式包含进来的话,可以按照下面的步骤使用“样式管理器”:

- 点击“样式”组对话框启动器以打开“样式”面板

- 点击“管理样式”(如图C)

- 在出现的“管理样式”对话框中,点击“导入/导出”按钮以显示“样式管理器”(如图D)。

如何高效利用Word模版的10件事情

图C

点击“管理样式”选项

如何高效利用Word模版的10件事情

图D

将样式从一个文件拷贝到另一个文件

左侧列表显示了现有文档中的样式;右侧你会看到活动中的模板样式。用户经常会发现这个界面有些混乱,因为它非常灵活。你可以选择关闭一个或者关闭这两个文件,打开其他文件——或者不这么做。总而言之,你希望这个文件中包含了你要拷贝的样式,以及你将这些样式拷贝到的模板。选择你希望拷贝的样式(在源文件中),点击“拷贝”,将这个样式拷贝到模板文件中。

9、更改应用的模板

如果你运用了错误的模板,或者你需要将一个模板运用到一个现有文档中(而不是当创建文档的时候这么做),请执行以下操作:

- 点击“文件”选项卡,选择“选项”。在左侧面板中,选择“加载项”。从“管理”下拉列表中,选择“模板”(如图E),然后点击“确定”。或者如果“开发者”选项卡可用的话,你可以点击这个选项卡,然后点击“文档”组中的“文档模板”。(这是一个了解目前使用哪个模板的简单方法。)

- 点击“附加”,Word会显示本地保存的模板

- 选择你希望运用的模板,点击“打开”

- 查看“自动更新文档样式”选项(如图F),将会用相同名称的模板中的样式更新现有文档中的样式。

- 点击“OK”。

如何高效利用Word模版的10件事情

图E

附件一个新模板很容易

如何高效利用Word模版的10件事情

图F

自动更新样式

事后附加模板不会更改手动格式化。此外,模板中没有类似名称部分的话,现有文档中的样式不会改变。

不要将“自动更新文档样式”选项与针对样式的“自动更新”选项混淆了。第二个选项是更新底层样式,显示的是手动格式化带来的变化。

这个选项会出发Word最容易被误解的行为,所以我建议要非常谨慎地使用这个选项,否则,你会发现当你想只更新选定文本的时候,所有类似样式的内容都更新了——而且你可能不知道如何撤销操作。

10、插入模板名称

如果你有多个模板,你会发现在文档中打印模板名称很容易。你可以这按照下面的方法插入一个字段来做到这一点:

- 把光标定位到你希望插入的模板名称中

- 点击“插入”选项卡,从“快速组件”下拉列表(在“文本”组中)选择“字段”

- 在“字段名”列表中,选择“模板”(如图G)

- 选择一个格式化选项,根据需要检查路径名选项

- 点击“OK”

如何高效利用Word模版的10件事情

图G

你可以在文档中显示模板名称

特别提示:管理多个用户

模板有时候会没有明显的原因而发生改变。这通常发生在企业环境中,模板保存在所有人都可以使用的服务器中。下面就是一个简单的例子:

Joan基于Letterhead2.dotx创建了一封信

然后,John也这么做,但是他更新了Letterhead2.dotx中的一两个样式

随后Joan打开了她的一封信,发现格式化已经发生变化了。这是因为Joan的信显示的是John对底层模板Letterhead2.dotx所做的变更。所幸的是,有方法管理被多个用户使用的模板。最好方法是培训用户不要更改模板。不幸的是,用户总是在没有意识到的情况下更改了模板。为了避免出现问题,按照如下步骤把模板设置为只读:

- 使用“文件资源管理器”(或者“我的电脑”)来定位服务器上的模板文件。

- 右键点击它,从菜单中选择“属性”

- 在“常用”选项卡中,查看“只读”选项(如图H)并点击确定

如何高效利用Word模版的10件事情

图H

为了保持模板,把它设置为只读

任何人都可以把模板设置为只读来保护它免受不必要的更改。如果你需要修改模板的话,只需要重复这个步骤,在打开模板前取消只读属性。

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