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从流程的自动化中获得最大价值的10种方式

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流程自动化很好,如果它可以节省时间并减少错误。但是如果它不能在业务流程中“很好地契合”,那么会难以得到普及。问问有谁没有对语音助手感到伤脑筋。

来源:ZDNet CIO与应用频道 2015年3月24日

关键字: 自动化 企业流程 IT

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ZDNET至顶网CIO与应用频道 03月24日 专栏: 流程自动化很好,如果它可以节省时间并减少错误。但是如果它不能在业务流程中“很好地契合”,那么会难以得到普及。问问有谁没有对语音助手感到伤脑筋。

所幸的是,某些最佳实践让你可以从流程自动化中获得最大价值,以下就是其中的10项。

1、保持简单

一个流程自动化项目越复杂,那么就会出现越来越多的故障点,就越难以修复。当数据切换简单易行,你不要做太多干预的时候,自动化的效果是最好的。

2、如果是语音自动化,必须是单音节!

转向采用基于语音技术的组织机构说,单字语音命令例如“下一步”或者“停止”在自动化中的效果最好。这让基于语音的自动化能够更轻松地处理不同的口音,并准确在使用生僻单词的时候准确破译单词。然后它可以翻译为一种数字格式,该格式可以发送给系统以做进一步自动化和追踪。

3、为自动化确定最佳商业案例

对于批准了自动技术采购订单的高管来说,他希望这能够业务带来看得见摸得着的投资回报,所以增强自动化的商业案例,在你投资之前明确要交付些什么。

4、考虑一下人体工程学和人工干预点

我们很容易感受到自动化带来的种种美好……也很容易忘记了人类依然是要依赖于这种自动化以及必须与这种自动化进行交互的事实。你的部分流程设计应该包括人类与自动化之间端到端的切换。自动化将包括哪些人类接触点?是否有时候手动操作是很必要的?如果人类决定他们要干预的话会怎样?自动化中是否有足够的“中断点”以辅助做到这一点呢?

5、不要忘了故障转移

当自动化流程推荐系统关机和故障转移的时候,人们喜欢接管过来并自行决定。从技术的角度来看,有大量的自动化和分析可以实现故障转移——但是重大的系统故障转移还要求为客户、投资者以及董事会做出冗长的解释。这就是为什么为此负责的经理们希望自己做进行按下按钮。

6、定义你的系统提示条件

如果自动化会发出警报,那么仔细确定会触发这些警报的条件。你还应该确定谁会接收到这些警报,以及他们在特定条件下可以干预采取的措施。

7、文档以及/或者修改系统和操作程序

转向自动化,意味着企业和系统流程将不可避免地发生改变。作为工作的一部分,将会有一个项目任务更新操作和系统程序,这样IT和业务部门的员工就可以与自动化保持同步。作为最后一步,这些修改的操作和系统程序应该经过员工的测试,以确保在任何自动化进入生产环节之前经过了实践的检验。

8、使用标准应用编程接口(API)

如果你打算将自动化集成到一个现有系统中,那就使用标准API来实现系统之间的数据传送。这避免了对定制代码和接口设计及维护的需求。

9、在切换前测试系统

应该对将自动化带到所有可能涉及的场景中的脚本进行系统测试。

10、测试操作和业务流程

IT自动化计划往往不包括对业务框架本身中的新自动化实际测试,这一点令人惊讶。举例来说,如果你做的是金融业务,那么在贷款发放中的自动化是否和信用卡审批的自动化一样完美?每个采用自动化的业务场景都应该进过彻底测试、调试、在投入生产环节之前得到最终用户的批准。如果自动化是一个客户接触点(就像语音助手那样),那么这些操作测试应该包括一个由外部客户组成的测试组,这样你就可以验证新客户体验是否是积极的。

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