企业使用Office 365前必须要知道的10件事

ZDNET至顶网CIO与应用频道 01月10日 专栏：目前的市场上充斥着很多关于微软Office 365的炒作，相信厂商、客户或者企业的都有自己不同的考虑。Office 365是微软云版本的Office，用户可以通过互联网创建一个帐户，付款、下载应用安装，然后使用，这一过程中不需要使用光盘。如果企业用户认为使用Office 365对于公司来说是正确的一步的话，那么管理者就有必要先了解以下由桌面解决方案顾问Sales Harkins所提出的10件事。

1、什么是云？

云是一个行业术语，指异地文件托管服务。当使用Office 365文件的时候，用户使用Windows SkyDrive（微软的云）上传并同步文件。如果用户希望从不同的位置或者没有安装Office的设备访问文件的话，这将会十分有用。用户还可以把文件保存在本地，文件只属于该用户一个人。

2、Office的三个版本

我们大多数人使用过桌面版的Office有很多年了。Office 365和Office Web Apps是Office家族的新成员。Office Web Apps是免费的、有限互联版本的Office，集成了SkyDrive。你将使用Web Apps在没有安装Office的设备上查看并编辑文件。

Office 365是基于订购服务使用的，它可以在云端提供Office的功能。Office 365也是桌面版与免费Web应用的混合体。尽管有不少市场炒作，但Office 365提供了带有基于Web的便捷性的桌面功能，并支持多种设备。

3、用户安装需求

Office 365要求安装Windows 7或者Windows 8操作系统。Mac用户需要OS X 10.6（或者更高版本）。另外还需要连接互联网安装Office 365并激活，之后Office 365就可以离线运行了，但用户必须每30天连接一次互联网以保持正常订购状态。用户需要使用兼容性浏览器，如IE 9、Firefox 12、Safari 5或者Chrome 18。在硬件方面，至少本地系统需要符合以下配置要求：

• 1 GHz处理器或者英特尔处理器（针对Mac）
• 1 GB或者RAM（32位）；2 GB RAM（64位）
• 3 GB可用硬盘空间，Mac为2.5GB

这里的“至少”，是指Office 365可以运行，但是会运行的很缓慢（真的真的真的很慢）。使用更老一些的系统的用户，在转向使用Office 365之前，可能还将面临很大一笔升级成本。

4、订购成本

用户规模在25人或者25人以下的小型企业，可以购买Office 365 Small Business。如果按年付费，费用是5美元，年费60美元（每位用户）。如果用户倾向于付费即用模式，费用是每个月每位用户6美元。Small Business Premium包括所有Office应用的桌面版本，每位用户每年150美元。如果用户人数超过25人，可以选择Enterprise版本，每月每位用户24美元。

• Small Business，最多支持25位用户
• Midsize Business，最多支持300位用户
• Enterprise，支持超过300位用户

Home Premium的费用是每月9.99美元（一年99.99美元），可支持5台PC机或者Mac及，5部移动设备。安卓设备和iPhone需要Office Mobile。Windows Phone也支持Office Mobile，并且不包括在以上5部设备的限制中。

5、用户能得到什么？

用户得到的应用取决于其订购选择。大多数PC计划包括Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Access、OneNote甚至是Publisher。Mac商用版不包括OneNote、Publisher和Access。

6、兼容格式

Office 365文件兼容Office 2010和2013。Office 2007也兼容，但是会丢失一些功能。用户可以使用Office Web Apps来打开这些文件。Office 2003用户对适当兼容性套件的访问是有限的，但是这将在2014年1月终止。

考虑使用Office 365的Office 2013用户可以与其他没有安装Office但是需要Office 365的用户共享文件，因为这些用户可以保存Office 2013文件到SkyDrive，并要求其他没有安装Office的人查看这些文件。受邀的人不需要SkyDrive帐户或者Office就可以在SkyDrive上查看文件（但是他们需要提前收到邀请）。

7、其他亮点

Office 365订购提供的不仅是软件。订购中还包括27GB的SkyDrive存储空间、带有适用工具的免费网站托管以及每月60分钟的Skype电话时间。

8、什么用户需要它？

如果Web Apps是免费的，那么还有什么购买的理由呢？Web Apps是有很大局限性的。它非常适合于查看，而且还提供了基本的编辑与格式功能，但是其他的功能并不多。Web Apps不能替代桌面版Office或者Office 365。要记住，Office 2010或者2013用户不需要Office 365在云中工作。但是，如果用户希望获得在多台没有安装Office的设备上操作文件的便捷性，那么Office 365就是一个不错的选择。

最初，家庭用户可能需要每年支付100美元得到Office，但是Office 365 Home Premium支持5个台式机和5个移动设备。用户不用买那么多的许可，Office 365可以为家庭用户节约很多成本。

9、免费的替代品

Google Docs是目前为止Office 365最接近的竞争对手。它可靠且安全。它的免费（个人）版本是一款功能性的工具，用户可以配合商用软件使用。不过，它并不是商用软件的免费替代品。

10、Office 365的安全性

大都数企业会考虑到云的安全性。Office 365提供了和桌面版本相同的用户级安全选项和Trust Center。Rights Management Service (RMS) 支持加密，让用户可以设置权限。离线的时候，文件被保存在一个专门的数据中心内，其安全性是首要考虑的问题。概括地说，中小型企业使用Office 365会获得比他们独自承担时更高的安全性。

以下是一些关于微软云安全性的信息：

• Office 365应用使用加密；被未经授权的人截取的传输是无法读取的
• 微软Office 365被认证为符合公认的ISO标准（并不完全符合PCI-DSS标准）
• 控制措施，符合HIPPA和FERPA

目前，Office 365市场仍然不大但是正在不断扩展。如果用户具备以下三种情况，那么订购Office 365绝对是正确的决策。

1、需要从不止一个地点办公
2、使用不同的设备访问Office文件
3、企业需要支持大量的最终用户，而且管理者希望他们仍旧使用现有版本的应用。