使用Excel工作表对象的10个理由

ZDNET至顶网CIO与应用频道 07月17日 专栏：工作表在Excel传统的Menu版本中是以列表形式排列，但是在新的Ribbon版本中则变得更为强大。将数据单元格区域转换成工作表可以扩展其功能，这样用户操作起来就可以更便捷。本文将列出桌面解决方案顾问Susan Harkins总结的用户需要考虑使用工作表而非单元格区域的理由。

在数据单元格区域任意位置单击，然后在“插入标签”上的“工作表组”中点击“工作表”，可创建一个工作表。本文并不是要教大家如何在Word 2003中一步步操作，尽管其中大部分的功能和旧列表的特性一样。请记住，工作表不会包含所有Excel的特性。例如，在工作表中不能使用Excel的求和功能。当工作表不能满足你所需要的功能时，就要将工作表转换成单元格区域。

1、简单选择与过滤

当你把单元格区域转换为工作表的时候，Excel会自动向标题行添加过滤控件。你不需要做什么只需要用它们来选择和过滤工作表记录。通过在下拉菜单中选择一个标准项或颜色可快速执行分类。

2、快速格式化

Excel会自动把Banded Row格式应用到新工作表。如果你不喜欢这种格式，可在工作表风格库中另选一个。还可以使用主标签上的Format As Table选项。当你悬停在每个选项上时，实时预览会更新工作表，减少了操作环节。

在选择完格式后，检查First Column和Last Column选项，可以快速区分标题列和总列数。在Table Style Options组内可找到文本设计标签。

3、数据输入很简单

你可以轻松扩展工作表，让数据输入变得轻而易举。要想插入一条新记录，可在工作表的最后一排的下面一排选定一个单元格，然后输入数值。Excel会自动将工作表的格式扩展到这排新的单元格。同样的操作也适用于列。

4、自动命名

输入公式后，你可以使用单元格引用和区域名称。操作工作表时，Excel会自动帮你完成这些操作。为了表述清楚，我们先向示例数据库添加一列，这个数据库把五个日期添加到订单日期，来确定最优发货日期：

Ⅰ.在D2中，输入 =sigh ，单击 C2——这一排的订单日期。Excel不会在表达式中显示C2，而是显示 OrderDate，工作表会自动为你解析名称。

Ⅱ.输入剩下的公式，+5，按回车。Excel会输入新日期的序列值，并提供一套AutoCorrect选项。

Ⅲ.在含有此公式的列中选择“覆盖所有单元格”。

Excel还会把工作表的格式扩展到新的列。从工作表外部引用工作表时，Excel会把工作表的名称包含到引用中。

5、快速计算总数

想要快速排序吗？按下列操作添加总排数到工作表：

Ⅰ.点击工作表内任意位置，再点击文本设计标签。

Ⅱ.在Table Style选项中勾选Total Row一项。

这个触发选项显示并隐藏了一排公式。你可以关闭此选项，使数据输入更容易。Excel通过评估真实数据来猜测你的需求。在这个示例中，唯一添加的总数是一个 COUNT() 函数——这个工作表包含15条记录。使用该函数的下拉菜单，可轻松更改这个函数。每个域都有一个下拉菜单，你可以在里面选择或更改一个函数。

6、始终可见的表头

在数据单元格区域内，表头单元格会随着滚动条的下移而消失，但是表头却始终可见。Excel用表头排代替了列表头单元格。如果你不想这样，就得确保活动单元格处于工作表中。

7、自动填充公式

当你要扩展工作表使其包含新的排(#3)时，它只是不会扩展格式。工作表仍然会复制公式。可见，Excel扩展了格式和输入到#4中的新公式。向C17输入有效日期时，公式会自动更新。

8、无需复制

如果允许工作表复制公式，#7的自动化就更进一步。这些列被称作是计算列。要想自动生成计算列，可以改变下列选项：

Ⅰ.选择File标签，点“选项”。在Office 2007中，点击Office按钮，选Excel选项。

Ⅱ.点击左边面板的Proofing。

Ⅲ.在AutoCorrect 选项处，点击AutoCorrect。

Ⅳ.点击AutoFormat As You Type标签。

Ⅴ.勾选工作表中的Fill Formulas，创建计算列选项。

Ⅵ.点“确认”。

下次你向工作表输入公式时，Excel会自动把它复制到该列的其他单元格中。你可以在#4里重复这些步骤以验证效果。

9、动态图表

如果你在工作表中放置一个图表，Excel会按照你更改和输入的新数据自动更新图表。

10、单击选择

选择数据单元格区域的最快方式之一是利用快捷键Ctrl+Shit+8。要想单击选定一个工作表，可以将鼠标悬停在左上边单元格的左上角，直到指示箭头呈东西指向，然后单击选择整个工作表。