南非特别调查组（SIU）的技术现代化之路

南非特别调查组（SIU）成立于1996年，是一家值得信赖的反腐败、诉讼调查和诉讼机构，负责追回经济损失并纠正不法行为。但是，随着成立时间日久，也出现了技术过时与效率低下的问题。像SIU这样的机构无法容忍这样的问题。

首席信息官Tumelo Zwane明白新兴技术能够如何简化SIU的工作，因此她和她的团队最近着手更新该部门的通信和协作技术。Zwane表示，该项目于2022年初启动，并指出SIU当时仍在使用GroupWise，这是一个支持电子邮件、即时消息和文档管理的平台。虽然还有不少组织在使用GroupWise，但许多组织已选择离开该平台并迁移到更新的技术。

她表示：“从技术的角度看，GroupWise已经无法满足我们的需求，也缺乏我们正在寻找的功能。”这就是他们决定将所有600名用户迁移到微软的原因。此举是SIU更广泛的数字化转型和云迁移战略的一部分，该战略始于大约四年前，旨在将其更广泛的技术堆栈标准化。但是正如她所指出的，他们并没有完全使用云，而是采用了混合策略，因为数据主权法律和治理结构决定了他们可以/不可以在云端存储哪些信息。

进行迁移

当然，这并非易事，特别是考虑到该机构正在处理的数据量就更是如此。她表示：“绝大多数人都把他们的邮箱作为存档工具，这意味着我们的一些用户的邮箱体积非常庞大。”

虽然SIU与托管服务提供商（MSP）就迁移的配置方面进行了合作，并且该合作伙伴为他们提供了指导，但他们最终还是自己进行了实际的迁移。她表示：“我们有想要实现的内部时间表和目标，在我们向市场寻求帮助时得到的回复比我们预想的时间要长得多。”“所以我们对不同需求和最佳方法和途径进行了一些研究和测试，并成功地实现了先决条件，然后自己迁移了所有的内容。”这要求她将她的团队拆解为不同的职能部门，然后提高成员的技能，让他们专注于特定的任务，这样如果用户遇到问题，团队中的某个人就可以提供帮助并解决问题。

在内部完成一切的做法对于确保SIU的运行连续性和组织的可持续性非常重要。她表示：“这是在培养我们自己的人才和能力，让我们在未来能够更自如也更自信地开展类似的项目。”

凡事预则立

首先，他们建议业务部门存档并备份特定数据，以免在切换过程中丢失任何数据。此外，他们还必须考虑在不影响用户访问电子邮件的时间段内进行迁移。因此，他们不得不在夜间完成大部分的工作。

但是时间并不是他们面临的唯一问题。该部门还必须面对不断停电的问题——这是南非电力公司采用的一种方法，通过暂时关闭特定区域的配电来减少能源需求。这显然让数据传输过程变得更加复杂。她表示：“如果你正在迁移大量数据，这时候停电了，你就必须重新开始。”为了应对这种状况，他们密切关注停电计划，以确保数据传输不会中断。她补充表示：“这需要大量仔细的规划和同步资源才能把握好时机”，并且承认这是一个主要但可控的障碍。

事后看来，除了让用户在这段旅程的每个阶段都更积极地参与之外，Zwane的做法没什么可调整的。她表示：“在整个过程中，我们发送了很多信息，但是如果让我再做一次，我会用信息轰炸他们，因为他们并不总是会按照我们的要求行事。”她还补充表示，在迁移前的两到三个月，SIU进行了广泛的培训，但是到了真要行动的时候，有些人还是说自己没得到充分的培训。她表示：“所以我们别无选择，只能又进行了一轮培训。”“让你的用户跟上是非常重要的。沟通和变化管理会让局面大不相同。”

在Zwane看来，迁移带来的最大好处之一是它创建了一个更全面、更具有数字化能力的SIU，他们现在在一个更敏捷的平台上运行，该平台在公共和私营部门广泛使用，这意味着他们的通信工具和协议不再落后于他人。她表示：“微软的平台改变了组织的运作方式，它创造并提高了我们的生产力和效率。”“这缩短了我们调查的周转时间，并确保我们能够更有效地响应我们的任务。”