音乐发行商跟踪SaaS使用情况，旨在提高安全性与满意度

CD Baby公司IT副总裁Tom Beohm表示，SaaS管理的要义绝不止于成本控制。

CD Baby最初只是一家在线CD商店，现在则主要经营“音乐即服务”业务，包括通过下载平台和Spotify等流媒体服务管理超1000万首曲目的发行、为70万独立音乐艺术家提供服务。与此同时，其IT团队也管理着软件全面转向即服务模式后产生的新问题。

自IT副总裁Tom Beohm于2010年作为首席系统工程师加入公司以来，发生变化的绝不只是CD Baby的产品交付方式。他回忆道，“这12年来，我扮演的角色也发生了翻天覆地的变化。我已经看到公司的技术堆栈和基础设施经历了两场颠覆性革命。”

其一就是转向虚拟服务器和集中存储。如今，第二波革命浪潮则转向混合云模型，并进一步整合存储基础设施。

Beohm团队中的九位IT成员负责为CD Baby约200名员工提供运营、工程和数据库管理支持。 对SaaS应用程序的支持，包括持续迁移至云端ERP平台，也是他们的日常工作内容。

SaaS支出正在增长

CD Baby并不是唯一一家发现自己软件即服务消费量快速增长的企业。虽然Gartner对于SaaS支出的增长速率不再特别看好，但仍预计全球SaaS支出在下一年内将增长16.8%，到2023年达到1950亿美元。

然而，这种增长的背后也有不少现实挑战，因为IT部门并不总能管好SaaS、甚至会意识到增加的SaaS被用在了哪里。

Beohm表示，“我把软件即服务视为以往影子IT的一种延伸。”服务台也切实感受到了这一点，“我们开始看到来自用户社区的请求，比如「嘿，我需要关于某产品的帮助」，但我们的服务台根本就没听说过这种产品。这是种典型的危险信号。”

其中不少请求来自CD Baby的母公司Downtown Music Holdings的业务扩张。随着集团规模的提升，CD B aby员工发现自己需要跟其他部门的同事协同配合，并使用他们的SaaS工具。“除了IT团队已经掌握的情况，我们的生态系统中还存在很多不易察觉的技术元素。”

Beohm最早想通过询问工具需求、与IT部门讨论解决的方式填补知识空白，尽量把影子IT元素转化成合法技术选项。

“但实际效果却一言难尽，因为这项工作的结果要看IT团队在公司里有没有相应的威信。事实证明，我们没这份威信，所以不可能把工作推进到位。”

这促使Beohm开始寻找能够提供帮助的SaaS管理平台（SMP）。据他回忆，大约在同一时间，老板也提出了类似的建议。“其实这种高管主动为IT部门提供资源和资金的情况非常罕见，所以我抓住了这个机会。”Beohm研究了多种选项，并向领导团队的其他成员提出了解决方案。方案很快通过了审议。

应用程序可发现性

“对我来说，最需要优先考虑的就是应用程序的可发现性。这是未知中的未知，隐态中的隐态，我必须要了解更多。在我们对SMP空间的评估中，唯一能够填补用例空白的产品就是Torii。”

有些SMP能够从ERP系统中收集数据，查看企业在为哪些服务付费，包括IT部门采购订单和营销信用卡费用等。但Beohm更想知道员工们实际上在使用什么。

他解释道，“Torii最与众不同的特性是跨平台浏览器扩展，我可以在PC、Mac等多种浏览器上轻松安装，由它全面识别我们环境中正在使用的内容。”

但要想通过CD Baby的移动设备管理平台推出这项扩展，他们肯定得向用户做点解释。

“用户们当然会担心了，他们怀疑公司在散播间谍软件、监视用户的点击操作、跟踪生产力水平等等。这对人们来说确实不好接受，特别是考虑到当时正是新冠疫情的爆发期。”但Torii为CD Baby的员工们提供了文档，解释称这只是为了收集关于企业环境中所使用应用程序的匿名数据。“我还组织了开放办公活动，一个个回答员工们的疑问。最初人们还是有所担忧，但我觉得我们还是成功解决了这些问题。”

一旦安装了浏览器扩展，它们开始持续生成数据，而真正的挑战还在后面。“数据收集和发布过程反而成了最简单的环节。最终，我们在环境中发现了几百个自己根本不认识的应用程序……所以问题是，「接下来该咋办？」”

Beohm一直依靠Torii的工作流程自动化功能来控制警报内容。现在，只要有人试用了某种新工具，他就能指示Torii持续跟进，但在更多用户也开始试用前先按兵不动。“这确实帮助我们管理了一次性试用场景激增的问题，避免在没必要评估的工作上浪费员工们的时间和精力。”

准备续约

其他工作流程会自动标记即将更新的SaaS合同，通过工单系统向IT报警，再通过Slack提醒应用程序所有者和执行发起者。“这为我们提供了可靠的工具切换或协商合同续签条件的宝贵素材。”

虽然Beohm的主要目标并不在于降低成本，但成本却切实得到了控制：“当我们有新员工加入时，我们会先发布一套内部IT应用程序。以往，我们就是按套购买；但现在，我们可以清晰知晓用不用额外购买，还是说现在的许可证就完全够用了。单凭这一点，我们就从微软许可那边省下了8000美元。因为我们知道许可证数量已经完全够用了，不必继续增购。”

业务安全性也有所提高。Beohm表示，“我们的一支团队使用的工具被Torii所发现，但我们发现其他团队的成员也有使用。”因此他向公司建议把这款软件也纳入采购合同。“我们得以借此降低业务复杂性，配合多因素身份验证和单点登录实现更安全的SaaS服务交互，并继续允许用户使用自己熟悉的IT治理工具。”

Beohm每个季度都会把自己人Torii那里获得的宝贵洞见带给企业管理层，并讨论员工们在使用什么、该如何应对。“大家的对话质量越来越高了，因为现在一切有了数据的支持。到目前为止，整个势头都在积极向好。”Beohm也鼓励其他CIO研究SaaS管理平台，掌握业务网络上发生的一切。不过在开始之前，请务必先把诉求跟同事们传达清楚，“我们不是要搞SaaS监视，而是努力帮助大家取得成功。这类工具能够从安全性、可用性和成本等角度让个人员工和企业实现双赢。”