仲量联行发掘自动化价值 房地产还能赚钱吗？

作为一家商业房地产企业，仲量联行（JLL）希望在商情期间从全球采购到支付端全面启用自动化系统，运用这一战略手段克服本地化与变革管理带来的挑战。

与当今众多企业IT项目一样，商业房地产企业JLL从源到付的整个流程自动化举措同样诞生于新冠疫情。

随着新冠冲击下全球各地办事处纷纷关闭，不少企业在现金流管理与监控面临严峻挑战，JLL自然也不例外。

JLL负责企业IT管理的CIO George Thomas坦言，“当时大部分大型企业都面临着类似的难题，我们也一直在观察现金的出入情况。”在他治下，JLL全球83个国家450多个办事处的数据中心、ERP系统及其他支持技术一直有条不紊地运行。

随着疫情恶化，财务系统变得越来越难以为继。“账款周围量很大，纸质支票、各系统孤岛间无法连通，再加上会计系统与人力资本管理系统已经老旧，导致公司无法实时查看整体就会账款。”更重要的是，支付审批流程迟迟得不到简化，而且公司还缺乏统一的全球跟踪机制。

在与CEO、CFO和首席采购官商谈之后，Thomas发现了新的机会，可以在JLL的ERP系统上使用AI加机器学习的组合实现从采购到付款的全流程自动化，借此提高效率并改善用户体验。凭借这一IT创新与领导力表现，JLL荣获CIO 100 IT创新与领导力大奖。

可见性

在制定项目时，Thomas和他的团队一直在思考，除了缩短从源到付流程周期、改善现金流可见性之外，端到端自动化还能带来哪些其他好处。

他表示，“软利益很快就被转化为硬利益，之后我们又研究了转型后需要的员工数量，发现比之前大为减少。腾出来的人手，可以处理其他真正必要、或者探索性的重要工作。”

在得到高管团队的一致认可之后，Thomas开始带领队伍着手确定宏观需求，之后“以敏捷方式在全球各地的设计研讨中进行规划。”最后，他们又在财务、采购和IT等职能部门中设立了更多运营组。

最初，JLL的目标只是在全球范围内推广标准化技术堆栈与生产流程，并通过最终调整适应各地监管需求及法律政策。

Thomas指出，“事后看来，如果我们能再多做点事前预习，整个流程会推进得更加顺遂。”尽管称上完美，但JLL仍然在全球22个国家/地区实现了“从采购到支付”全流程自动化，“目前技术与流程标准化比例已经接近80%。”

在设计出强大的商业案例、获得了高管团队对项目的支持和资金投入之后，Thomas发现剩下的最大挑战，就是如何在整个组织内部完成变更管理。

JLL运营部门发现，这套新流程的落地会带来不计其数的变更因素。Thomas感叹道，“我们低估了企业文化对于变更管理的影响，所以没能预留出相应的规划周期……如果之前能意识到这个问题，转型还可以推进得更快。”

除了人为因素，自动化还对应着技术变革。“我们引入了多项新技术，需要用统一的中央枢纽把它们联系起来。而所有系统间的正确同步当然需要大量测试。”虽然过程比预期略长，但运营团队并没有白白浪费时间：“我们没有等到所有22个国家/地区全部落地完成后才开始实现价值。相反，我们直接将新流程投入市场，因为我们已经在论证阶段认定新的商业案例绝对能够成功。所以一边实施、一边向其他国家推广，产生的价值回报也开始不断增加。”

供应与需求

自动化流程中的另一个复杂性因素来自外部。需要适应新环境的不只有JLL自己的员工和IT系统，其他供应商也需要尽快跟上。

Thomas表示，“在这样一个大项目中，我们对供应商的转型要求相对很低。”JLL需要通过新框架与供应商交换数据，因此各供应商也得为计划的落地实施留出空间。“毕竟他们还有自己的业务体系和其他客户，不可能总是把JLL的需求当作最优先事务。”

因此他建议在流程早期就将计划全面向供应商分享，明确提出转型的要求和收益，并留出充分的时间让对方适应。

但供应商的表现，往往也决定着此类自动化项目的最终命运。他回忆道，“在首步实施后，我们发现供应商的数据不够清洁。数据捕捉必须匹配一整套良好的数据质量保障计划。”

根据他在JLL“从源到付”自动化转型中总结的经验，Thomas说他在未来的自动化项目中会调整具体方法，比如多花时间了解本地化需求、快速启动变更管理流程，让文化转型与技术转型齐头并进。

虽然Thomas对整个过程抱有种种遗憾，但令人欣喜的是，转型工作在几个月后就开始产生积极成果。“在正向反馈出现后，收益很快超出了所有人的预期。这让我们有能力证明自己在市场上走得有多快，准确跟进各个国家的业务实施进度。”

在项目落地后，JLL的发票处理速度大大提升、电子支付比例显著上扬，这也进一步降低了公司运营成本。

凭借着从源到付自动化项目的成功，Thomas已经将JLL的智能自动化普及视为未来两、三年内运营团队的四大战略要务之一。其他三项分别是：启用混合工作环境、提高IT基础设施的安全性和适应性，以及提供更直观的用户体验。

在后续战略中，从源到付自动化流程也将继续贡献力量：因为无需收发纸质采访订单或发票等文档，混合工作的门槛将大为下降；而用户无需扫描文件再相互交换，因此可以轻松在屏幕上直观查看不同系统中的业务文件。