广告公关公司如何选择项目管理软件

ZD至顶网CIO与应用频道 06月21日 评论消息：广告公关行业属于大传播行业其中的一种，广告公关公司如果选择管理软件，可以参照传播业管理软件。为什么叫传播业？我们一直在找一个什么样的词把这几个细分行业都囊括进来，发现唯有传播能更贴合一些。不管是叫传播还是大营销行业还是叫广告公关行业，追根溯源我们做的事情都是为了甲方客户去传播、传递、销售某个产品、某种想法做的动作。所以我们暂且都叫传播业。

我们观察到的传播行业现状：

1. 因甲方的需求趋于整合营销，乙方业务纷纷多元并跨界。公关的做影视和数字营销、影视传媒公司的炒IP、会展会务公司向上做公关。
2. 互联网带来的采购价格透明和数据积累分析，未来会出现以细分区域、物料、服务等中央集采平台。
3. 活动、创意、技术的创新保鲜期变短。
4. 甲方的在追求活动形式、交互、体验之上更重视ROI转化。
5. 传播公司（广告、公关、会展、传媒等）逐步参与甚至作为甲方的营销渠道，由项目制合作转为利益分成。

传播企业想要持续发展不管是技术还是业务模式的持续创新，前提对内要做到成本的合理控制及效能的提升。

抛开行业，企业管理在中国经历了企业资源计划-ERP（大规模集约化生产）时代到流程管理（流程优化效率提升）时代到现在的互联网 （信息和业务的协作）时代。

在日常的运营模式上看，过去企业是典型的金字塔型的管理结构（图2）。传播行业是典型的项目型企业，或者叫以项目运作为主线的行业（图3）。销售拿单就是个售前项目，是非常典型的大客户复杂销售，需要BD，创意，设计，供应商，高层组成联合项目组提案才能得到来自甲方的合同。拿到合同后又是售后执行项目，同样需要AE，创意，设计，活动执行，采购，各类供应商等协同执行，完成交付并最终拿到甲方回款。

传统企业：

图2

传播业：

图3

那么在日常的运营管理过程中有哪些快速有效的方法能提升我们的内部管理效率呢？

管理的前提是呈现。

管理者每天花费大量的时间基本都是在做一件事情，就是了解情况，甚至是索取。只有这样才能做出相对准确的决策。然而绝大多数管理者每天还是在“不知道”或者不能快速知道中烦恼。单子来了批不批？不知道，项目变更了毛利率变没变？不知道。这个月公司赚了多少钱？BU赚了多少钱？不知道。预算超没超？不知道。该不该给供应商付款？不知道。不是不能知道，是不能即时的结构化的呈现，这些都会影响决策和决策者的效率。

高效的前提是统一。

1. 统一工作语言。统一客户名称，编号，叫法。统一合同编号，业务不同编号不同。统一动作语言，减少“靠谱”“还行”“挺好”的词汇沟通。
2. 统一业务规范。安排一次各业务部门参加的一天的会议，找来一个大白板，从获取商机开始一直到收款结项绩效发放，把业务流程完整的画出来，再来谈如何优化。

统一的前提是机制和架构。

公司要有支撑“统一”的架构和配套的机制支撑，项目型公司最多的管控方式都是大平台小团队，行政、人事、财务、采购作为平台部门，其他业务人员按项目在这个统一支撑平台上自由组建为一个个独立的小团队。前两天《商旅专家》的主编贾子入先生在一次分享中提到MICE行业的去中心化，是针对行业生态链模式的建议，映射到内部运营管理中就是打破部门壁垒，通过机制和架构让每个组织可以自生长。管理上有个说法叫管理半径，每个人的管理半径是7个人，也就是说最佳的团队应该是在7个人这个规模左右。

实时的算清楚帐。

传播业在财务上是大进大出，100万收款，需要花出去80万。毛利率的控制需要非常细，不然一方面保证不了毛利，另一方面现金流压力会更大，更无从谈起资金计划。报价无基准，预算控不住，合同不变更，追加单满天飞，每个项目结束都要采购，运营，项目经理加财务算几天账。所以，实时的清楚项目、部门、产品、供应商的各种收付款计划及报表是所有管理的前提。

所有业务流程和架构标准后，就需要有工具和系统支撑这些流程高速运转及沉淀。鱼鹰软件经过一年全国的走访调研发现传播行业整体管理信息化水平偏低，目前大部分企业还是停留在OA层面，传统的OA解决了审批等基本协同问题，但未涉及到核心的报价，采购，供应商，预算等核心业务管理。因为行业规模，过去鲜有软件厂商针对这个传播行业做业务运营解决方案，还是集中在通用OA和专业的工具软件，例：签到、订房系统等。但企业的真实需求是存在的，所以很多企业选了自行找技术团队开发或者在OA基础上做深度定制开发。自行开发可以完全满足各类个性化需求定制，短期内可以满足企业的需求，但是开发团队是项目制，产品的拓展性、可变更性、稳定性会是企业快速发展及求变中的坑。

对于任何企业的信息化建设来讲，都是个过程，不是一次性工程，行业在变，业务在变，组织在变，信息化就要跟着及时调整。鱼鹰软件认为管理软件也是工具，核心在于能IT和管理的融合形成1+1>2的效能。

以上，在企业不同的发展阶段关注的重心不同。鱼鹰软件把企业发展过程中的管理划分为三个阶段，第一个阶段是创业阶段，管理是靠热情和老板，第二个阶段是发展阶段，管理是靠系统和规则，第三个阶段是规模阶段，管理是靠文化。

不管是从传播、MICE、DMC、TMC、数字营销行业生态还是发展趋势来讲，在信息平等的时代，唯有苦练内功才是发展的必要基础。